Informační systémy: Standard na zakázku, aneb nevymýšlejte žárovku, dělejte to, v čem jste dobří

Každá společnost, která se rozhodne nasadit informační systém, čelí obvykle velmi podobným úskalím: jak poznat, který systém je schopen nejlépe pokrýt podnikové procesy, které procesy by to vlastně měly být a jak by bylo možno tyto procesy zlepšit a zoptimalizovat je právě nasazením nového informačního systému. Podívejme se na to proto trochu podrobněji.

Nový informační systém často nahrazuje několik v současnosti používaných dílčích řešení, je proto úkolem zadavatele a především dodavatelské firmy, vyrovnat se s požadavky uživatelů, zvyklých na ovládání stávajícího systému.

Požadavky na „posunutí tlačítek“, zpracování výstupních sestav do přesného konkrétního formátu či úpravu vzhledu obrazovek (protože tohle „náš stávající systém umí“) pak vedou k nárůstu pracnosti na upravení nebo dokonce přeprogramování standardního systému (obecně jeho přizpůsobení „starému“ systému).

Tím nejen dochází k neúměrnému zvýšení nákladů vynaložených na nasazení informačního systému a prodloužení doby jeho nasazení, budoucí uživatel se tak zároveň zbavuje možnosti využít znalosti zapracované do standardního systému na základě zkušeností tvůrců software z předchozích implementací.

Jedním z možných postupů, který dovoluje tato rizika eliminovat, je nasazení informačního systému s využitím procesního přednastaveného modelu.

Dělejte to jako lídři v oboru – vyplatí se to
Systém s přednastavenými klíčovými procesy je řešením pro ty společnosti, které dospěly k názoru, že je zbytečné vynalézat žárovku. Takovýto procesní přístup je kombinací toho nejlepšího z oblasti informačních systémů, procesního modelování a využití „best practices“ tedy zkušeností získaných z již realizovaných nasazení informačního systému ve společnostech ze stejné nebo podobné branže.


Obchodní procesy pokryté informačním systémem (větší obrázek).


Ano, jsou oblasti, kdy se nasazení nového systému neobejde bez rozsáhlejšího nastavování nebo dovývoje nové funkcionality. Existuje však důvod nepoužít na „běžné“ procesy scénář, podle kterého s drobnými odchylkami probíhá daná činnost ve všech společnostech s podobným typem činnosti?

Proč je lepší jít chytrou cestou
Metoda je založena na nasazení nového informačního systém s ohledem na specifika konkrétního odvětví (branže), přičemž při nasazení je použita kombinace procesního referenčního modelu daného odvětví a předkonfigurovaného informačního systému a to až do úrovně propojení činností v procesním modelu s transakcemi informačního systému. Vzájemným propojením těchto dvou oblastí je možno dosáhnout rychlejšího nasazení informačního systému dle branžově specifického know-how při zachování možnosti přizpůsobení jednotlivých procesů dle konkrétních podmínek daného podniku v přesně definovaném rozsahu. Pokud je budoucí uživatel schopen a připraven tento přístup akceptovat, je možno rychle a efektivně dosáhnout kýženého cíle.

Klasika versus procesy
Průběh projektu nasazení (případně přenastavení) informačního systému se výrazně liší od „klasické“ implementace. Hlavní rozdíly v jednotlivých krocích jsou shrnuty v následující tabulce:

	Procesní projekt	Klasický projekt
Start projektu	Přednastavený systém s procesy pro konkrétní branži	Čistá tabule nebo flipchart
	Seznámení se systémem	Definice potřeb
		Procesní analýza
	Školení	Školení
	Identifikace rozdílů (gap analýza)	Zpracování cílového konceptu
		Namapování potřeb na funkcionalitu informačního systému
	Schválený rozsah úprav	Schválení cílového konceptu
		Vytvoření prototypu
	Provedení úprav	Úpravy a vývoj
	Integrační testy	Integrační testy
	Spuštění do produktivního provozu	Spuštění do produktivního provozu

Co získáte?
Dodávkou a realizací řešení dle procesní metody získá budoucí uživatel (kromě případných licencí v případě kompletní instalace) následující produkty a služby:

• Přednastavená šablona procesů
• Prováděcí metodika
• Fixní cena a časový harmonogram
• Školení klíčových uživatelů
• Předpřipravená uživatelská dokumentace
• Migrační nástroje předkonfigurované pro integraci

Proč standard na zakázku
Jak plyne z předchozího textu, mnoho práce bylo v případě postupu dle procesního přednastaveného modelu provedeno ještě předtím, než dojde ke využití této metodiky na novém konkrétním případu. Tato práce sestává především ve vytvoření procesních modelů pro jednotlivé branže, jejich „optimalizaci“ a také sladění se standardním předkonfigurovaným informačním systémem. V současné době jsou k dispozici referenční procesní databáze pro oblast chemického průmyslu, farmacie, automobilového průmyslu a oblast diskrétní výroby (Capital goods). Jednotlivé referenční modely je přitom možno kombinovat v případech, kdy činnosti uživatelské organizace překračují hranice jednotlivých branží.
Výsledkem je vyšší flexibilita, získání jasného obsahu za jasnou cenu a využití zkušeností, na jejichž sběru se podíleli odborníci v mnoha podnicích s podobným zaměřením. Včetně zahrnutí nutných podnikových „specifik“ je pak možno získat opravdový standard na zakázku.


Miroslav Vavera je IT Implementation division director, společnosti IDS Scheer ČR, Jan Mušal je ARIS SmartPath Competence leader společnosti IDS Scheer ČR.