Informační systém HELIOS Orange pro elektrické topné systémy

Obchodní skupina Fenix vznikla v roce 1990 jako jedna z prvních soukromých společností v České republice. Zakládajícím členem byla výrobní společnost Fenix s.r.o. a prvními produkty, které společnost vyráběla, byly úspěšně prodávané elektrické sálavé topné panely ECOSUN. S nárůstem poptávky trhu po těchto produktech následovaly elektrické konvektory ECOFLEX, topné kabely a rohože ECOFLOOR a topné fólie ECOFILM, včetně regulace topných systémů a široké škály doplňkových produktů.

Dynamický růst vyžadoval rozšíření struktury společnosti a z důvodu zachování maximální flexibility byla zvolena forma holdingové společnosti, s jednotlivými a nezávislými členy. V současné době je holding tvořen deseti obchodními společnostmi a je jedním z největších evropských výrobců plošných elektrických topných systémů – své produkty vyváží již do více než 50 zemí, ležících na 4 světových kontinentech.

Společnost Fenix je po celou dobu své existence výhradně českou společností, bez jakékoliv zahraniční účasti, do své struktury však má začleněny již šest společností se sídlem mimo území České Republiky. Od roku 1997 je výrobní společnost FENIX s.r.o. držitelem certifikátu pro Systém managementu jakosti ISO, který je v pravidelných tříletých cyklech úspěšně obhajován.

Řešení a implementace systému HELIOS Orange

Počátky informačního systému HELIOS Orange zde sahají do roku 2005. V té době jsme již používali samostatný modul pro řešení celní problematiky, zejména v oblasti exportu do zemí mimo EU. Počátkem roku 2006 jsme přijali rozhodnutí, implementovat HELIOS Orange jako komplexní informační systém pro všechny oblasti řízení firmy. Vzhledem k modulárnímu řešení systému HELIOS Orange jsme zvolili metodu postupného nasazování v rámci podnikových agend. Následovala podrobná analýza firemních procesů, příprava přenosu dat z původního, již nevyhovujícího účetního systému a dále plánování časového harmonogramu nasazení.

Ostrý start proběhl 1.7.2006, kdy jsme nasadili první část – sklady a fakturace. Do konce roku 2006 se nám podařilo implementovat ještě všechny ekonomické a personální agendy, včetně zpracování mezd. Vzhledem k úspěšnosti nasazení systému a všeobecné oblibě uživatelů s prostředím a jednoduchostí ovládání IS HELIOS Orange, následovalo ihned několik další řešení, jako využití systému HELIOS v regálových zakladačích skladů s použitím mobilních terminálů, vlastní řešení přípravy kusových zásilek pro přepravní služby, řešení internetového obchodu a několik dalších.

Další části systému

Od roku 2008 se využívají další ekonomické moduly jako výkazy, reporty a finanční analýza. Následně jsme se rozhodli postupně nasazovat informační systém HELIOS Orange v procesu výroby. Od přípravy datové základy TPV v roce 2009 jsme následně začali využívat modul řízení výroby, výrobních plánů a evidence výrobních operací. Postupně dochází k nasazování na všechny dílny v rámci výrobní společnosti.

Vzhledem dynamickému růstu společnosti, nutnosti dosažení maximální kvality a technické konkurenceschopnosti výrobků, komplexnosti dodávek a vysoké míry flexibility na požadavky zákazníků, jsme se rozhodli využít otevřenosti systému HELIOS a vyvinuli jsme ve spolupráci s partnerskou firmou i některá vlastní řešení. Příkladem takových řešení je řízení a optimalizace výše skladových zásob včetně predikce budoucího vývoje, nebo v rámci modulu firemní aktivity online registrace doživotní záruky na naše výrobky přes webové rozhraní.

Přínosy informačního systému

Hlavní přínos celého projektu HELIOS Orange má dvě základní roviny: společná datová základna a vysoký stupeň automatice rutinních procesů.

Vytvoření společné datové základny je výrazným přínosem informačního systému HELIOS Orange pro celou organizační strukturu společnosti. Není rozhodující, zda se jedná o obchodní a ekonomické informace, nebo o technická a logistická data. Vždy se dá spolehnout na to, že pomocí jednoduchých nástrojů, sestav, přehledů, kontingenčních tabulek, grafů a formulářů mají odpovědní pracovníci všechny potřebné informace rychle a přehledně k dispozici. Pouze na základě správných informací mohou provádět správná rozhodnutí.

Automatizace rutinních procesů v celé firmě má výrazný vliv na růst produktivity práce všech zaměstnanců. Růst počtu zpracovaných dokladů, růst počtu skladových položek, počtu obchodních případů, navýšení výrobních kapacit nebo rozšiřování sortimentu – nic z toho sebou nepřináší vyšší nároky na administrativu. Obchod díky IS HELIOS Orange vždy ví, v jaké fázi výrobního procesu se nachází obchodní případ, na základě využití výrobních kapacit ví, kdy bude zakázka dokončena a připravena k expedici. Při exportu do více jak 50 zemí světa je to nezbytné.

Jeden konkrétní příklad na závěr, díky optimalizaci řízení skladových zásob pomocí informačního systému HELIOS Orange se nám podařilo snížit objem skladových položek za jeden rok o více než 18%, což ve finančním vyjádření bylo více než 20 mil. Kč.  

Otakar Chochola, informatik