CIO BusinessWorld: Celá řada podniků dnes již dokáže efektivně pracovat s elektronickými dokumenty, přesto však u nich stále převažují ty papírové. V čem vidíte hlavní důvod této setrvačnosti?
Vladimír Střálka: Příčinu vidím v tom, že mnoho činností s dokumenty připadá lidem jednodušší dělat v papírové formě. Pokud se podíváte na to, čemu se říká elektronické dokumenty, tak ve většině případů takto nazýváme data aplikací, ve kterých vzniká nějaký obsah. Tyto aplikace jsou však primárně určeny ke tvorbě obsahu (textové editory, tabulkové programy, grafické programy, atd.) a pouze v omezené míře umožňují vykonávat tak jednoduché činnosti, jako jsou komentáře, recenze, podepsat se, opatřit razítkem, přiložit dokument vzniklý v jiném programu nebo naskenovaný papírový dokument.
Dokumentem, tak jak chápou lidé tento pojem, se takový elektronický soubor stává až po vytištění. Teprve pak si lze vzít pero a podepsat se, pak lze vzít zvýrazňovač, tužku a udělat recenze, teprve pak lze vzít například razítko "Schváleno" a opatřit jím dokument. A takových jednoduchých příkladů je spousta.
Provádět je na počítači připadá lidem složité a mnohdy ani neví jak na to. A tak se tiskne a používají se papírové dokumenty. Dalším důvodem je sdílení dokumentů - pokud pošlu někomu data určitého programu, nikdy nevím, zda je bude dotyčný schopen přečíst. Firmám připadá jednoduší taková data vytisknout a poslat na papíře. Dalším důvodem je neznalost IT odborníků zodpovědných za nasazení technologií v podnicích. Ti mnohdy nevědí, že existují jednoduchá řešení uvedených problémů. Nabízejí složité systémy a investice do nich připadají vedení firem příliš vysoké oproti obyčejnému tisku. A tak přestože dnes vše vzniká digitálně, tak se neustále tiskne.
Co byste poradil firmám, které zavedení elektronických dokumentů teprve zvažují? Jak by měly plánovat bod zlomu, kdy realizované úspory začnou převažovat nad úvodními investicemi do software, školení uživatelů, změny procesů, archivace apod.?
Existují studie renomovaných konzultačních firem, které vyjadřují úspory dle množství tisku, počtu kopií, které se pořizují z přijatých dokumentů, času po který se pořizují informace z dokumentů do interních systémů firmy atd. To všechno jsou zcela neefektivní činnosti, které dělají lidé místo svoji odborné práce.
Já jsem přesvědčen, že pokud se investuje do správného software na desktopech lidí (všichni hledají řešení v složitých dokumentových systémech, které jsou drahé a mají význam až tam, kde je velké množství procesů možno automatizovat), když se věnuje tak jeden až dva dny do školení každého člověka, zavede se jednoduchá metodika práce s dokumenty, tak se investice vždy velmi rychle vyplatí. Doba je individuální, záleží na povaze firmy, ale většinou to není ani rok.
Která odvětví jsou v zavádění elektronizace dokumentů nejdále? A kde se naopak situace zlepšuje jen velmi pomalu - a proč?
Velmi dobře jsou na tom finanční instituce, mobilní operátoři, to jsou firmy, které si díky povaze své činnosti mohou dovolit ty dražší systémy. Ale i u nich se najde mnoho oblastí na zlepšení, především v těch méně důležitých procesech, které se nevyplatí draze implementovat do těchto systémů. Tam stále převažuje papír.
Osobně si myslím, že celkem dobře na tom je v porovnání s jinými státy i naše veřejná sféra. Hlavně v podpoře těch klíčových procesů. Velmi pomalu to jde v menších firmách a organizacích. Ty si nemohou dovolit konzultanty ani dražší systémy. Tady asi musí udělat více osvěty producenti standardního software, jako je i firma ve které pracuji, aby si lidé zvykli takové programové vybavení jednoduše pořizovat jako každý jiný kancelářský software.
V čem se podle vás nejvíce liší systém práce s elektronickými dokumenty od klasického oběhu papírových formulářů?
Ve dvou oblastech. Jedné v pozitivním smyslu pro elektronické dokumenty, a to je snížení práce spojené s přepisováním získaných dat do informačního systému. Druhá vyznívá lépe pro papírové formuláře, a tou je jejich dostupnost a schopnost je vyplnit. Při vší úctě k tvůrcům různých formulářových aplikací, jejich uzavřenost, závislost na technických prostředcích (hardware, operační systém) a další omezení z nich dělají těžce využitelnou metodu, pokud potřebujete oslovit skutečně široké publikum respondentů.
V jaké fázi zavádění elektronizace dokumentů se podle vás nachází veřejná správa v ČR?
Jak jsem se již zmínil, pokud ji porovnáme s jinými státy, tak určitě na tom nejsme špatně. Patříme ve světě k těm v popředí, i když to tak mnohdy nevypadá.
Co podle vás nejvíce brzdí další rozvoj v této oblasti? Je to legislativa, strnulost procesů nebo pouhá nechuť úředníků učit se novým věcem?
Legislativa tak může vypadat, ale je potřeba si uvědomit, že nemůžeme mít právo závislé na tom, jaké máme technologie. Myslím si, že naše republika patří naopak k těm, kteří ukazují ostatním, jak lze současnou technologickou úroveň využít tak, aby vyhověla legislativním nárokům. A tam, kde to jde, tak se posouváme kupředu. Pokud to je někde jinak, tak to může být spíše tím, že ne vždy se hledají optimální řešení na základě dostupných technologií, ale spíše se hledá, jak danou problematiku vyřešit nějakou konkrétní technologií a firmou. To pak vede k tomu, že výsledné řešení je mnohdy pro uživatele nekomfortní, těžkopádné a odtud není daleko k nechuti takový systém používat. Jinak považuji lidi na úřadech za velmi ochotné se učit novým věcem, aspoň dle mých zkušeností.
Jak jste se s elektronickými dokumenty sžíval vy osobně? Do jaké míry je používáte ve své každodenní práci? Kdy je podle vás vhodná chvíle přeci jen zašustit papírem?
Dnes jsem již tak "deformován", že si zálohuji i osobní maily do PDF:-) K papíru přecházím tehdy, kdy mě po vyplnění třech stran formuláře na webu systém upozorní, že vypršel čas a z bezpečnostních důvodů bude aplikace ukončena se ztrátou všeho, co jsem udělal. Případně, že došlo ke ztrátě připojení a tudíž dojde k témuž. Většinou tomu dám ještě jednu šanci, ale pokud dopadnu opět podobně, tak přecházím buď k jiné firmě, nebo pokud to nejde, tak k papíru. I když ten si naskenuji do PDF a vyplním v patřičném programu pomocí nástroje "psací stroj". Pak jej s klidnou duší vytisknu a odešlu. Mně v počítači zůstává elektronický dokument.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU