Excel na míru

Efektivní využití obyčejného tabulkového procesu může firmám ušetřit nemalé náklady, které by jinak vynaložily za specializovaný analytický software.

Jaká je Vaše dosavadní profesní historie? 
Kariéru jsem začal před 14 lety v korporátním sektoru v mezinárodním obchodu a později ve finančním sektoru pro velkých společnostech jako Osram, Infor či Regus. Specifické zkušenosti velkého byznysu jsem získal ve Velké Británii, kde jsem žil 5 let. V Anglii jsem se poznal se ženou a přestěhovali jsme se do České republiky. V tomto segmentu jsem začal podnikat před čtyřmi lety. Kromě toho ještě ve volném čase trénuji sebeobranný systém krav maga.

Jak jste se k projektu "Excel na míru" dostal?
V minulosti jsem měl jako manažer týmu ve společnosti Regus na starosti výpočet provizí a bonusů pro obchodní zástupce a zaměstnance. Celkem se jednalo o cca 1 000 lidí měsíčně. Práce byla hodně náročná, zejména časově, a nejednou se stalo, že jsme nestihli provést komplexní kontroly a dodat finální částky k výplatám. Věděl jsem, že musí existovat lehčí cesta, jak tuto práci zvládnout. Tehdy jsem začal pracovat na robustní Excelové šabloně, která mzdy počítala nejen včas, ale ještě k tomu eliminovala lidskou chybovost. Příprava šablony mi zabrala přibližně 2 měsíce intenzivní práce, ale znamenala značnou časovou úsporu pro celou firmu. Navíc tým, který se zabýval touto činností, mohl být převeden na jinou práci. V té době jsem si uvědomil, že „obyčejný“ Excel může mít velký pozitivní dopad na byznys.

Jak Váš systém funguje (technologicky, procesně, uživatelsky)? 
Mnoho firem využívá Excel na základní úrovni. Firemní data se kumulují a procesy jsou zastaralé. Excel však představuje technologicky vyspělou platformu, která má neomezený potenciál. Procesy se dají systematicky automatizovat, a dokonce často eliminují i nepotřebné kroky. Stačí jen tento nástroj dobře sladit s vnitropodnikovými procesy. Můžete pak vytvořit poměrně komplexní systém na míru, přičemž ovládaní zůstane úplně jednoduché – většinou jde o tlačítka umístněné na Excelové šabloně.

Jak taková aplikace ve skutečnosti vypadá? Je to speciální tabulkový procesor se spoustou maker?
Ve skutečnosti získáte uživatelsky přívětivou šablonu k jednoduchému a pravidelnému použití. Vidíte prázdné tabulky a několik tlačítek, kterými celý proces obsluhujete. Kdybych to přiblížil, tak je to stejné, jako vyhledávaní Google. Vidíte jenom textové okénko, ale procesy v pozadí jsou neskutečně komplexní a vlastně vás vůbec nezajímají. Vás zajímá jen to, abyste našli informace, které hledáte. A stejné je to i v případě našich řešení. Nabízíme jednoduchou obsluhu s maximálním výsledkem.

Opravdu je základem obyčejný tabulkový procesor z dílny Microsoftu? 
Ano a výhodou je jeho sestavení přímo na míru. Efektivita je pak násobná. Vlastně využíváte zdroje, které již máte, a nemusíte kupovat drahé licence robustních softwarů.

Kdo je nejčastějším uživatelem?
Nejčastějšími uživateli jsou např. CEO, CFO, asistentky ředitelů nebo účetní.

Z jakých segmentů pochází nejvíce dosavadních klientů? 
Máme desítky klientů z mnoha segmentů, nejčastěji však z oblastí financí, výroby, retailu a farmaceutické podniky.

Jakých benefitů dosahují uživatelé používáním „Excelu na míru“? 
Největším benefitem je zvyšování zisku přes optimalizace zdrojů. Naši klienti oceňují pozitivní efekt ve výkazu zisků a ztrát, který je viditelný již od 1 do 3 měsíců po implementaci; záleží na komplexitě. Pozitivní efekt to má i pro samotné zaměstnance, protože se nemusí trápit s opakovanými činnostmi a mohou se věnovat aktivitám s vyšší přidanou hodnotou.

Úspory, kterých dosahují uživatelé - v procentech, v objemech? 
V průměru se úspora pohybuje v 10- až 20násobku za rok. Nedávno jsme dokončili projekt po globálního hráče v retailu a výsledek byl tak pozitivní, že se naše řešení z české pobočky implementovalo do Švédska, Hong Kongu a USA.

V jakých částech firmy dokážete nejčastěji najít úspory po nasazení "Excelu"? Proč zrovna zde? 
Jedná se vlastně o každou firemní jednotku, která potřebuje kvalitní informace a ideálně v automatizované podobě. Fakticky se může jednat např. o výrobní, personální či daňové odděleni.

Jak nejčastěji dosahují firmy (klienti) zvýšeného zisku po nasazení vašeho "Excelu"? 
Nastavením našeho nového procesu včetně zakomponování Excel nástroje. Ten často automatizuje úkony a eliminuje přebytečné kroky, čímž klesají firemní náklady. Za mnohem méně času tedy získají mnohem více výsledků. Například při zakomponování efektivního plánovače výroby jsme dokázali zefektivnit výrobu a objednávání materiálů. Tím jsme eliminovali časté neúsporné přestávky strojů, čímž se snížily celkové náklady výrobku.

Kdo je Vaší přímou konkurencí? Věnuje se někdo v ČR/SR podobnému typu poradenství jako vy? 
V dnešní době jsou 2 typy lidí, jedni jsou zaměřeni technicky na Excel a druzí na byznys. Problém nastává, když klienti potřebují tyto dvě funkce skloubit. Právě tam je naše přidaná hodnota.

Lze váš systém označit jako BI (business intelligence), nebo alespoň přibližně zařadit do stejného segmentu informačních systémů? 
BI je důležitou součástí toho, co děláme a mnoho našich zákazníků získává nový pohled na svůj business. Často jsou překvapeni z toho , co všechno jim čísla z Excelu dokážou odhalit.

Asi vás nemají moc v oblibě softwarové firmy, které vyvíjí a prodávají robustní a často velmi drahý analytický software... nevyhrožoval vám někdo?
V podstatě naopak. Naše řešení se perfektně doplňuje s robustními firemními softwary a umí s nimi velmi dobře spolupracovat. Takovým firmám může Excel posloužit jako okno pro jejich robustní software. U firem, který takovým SW nedisponují, může Excel posloužit jako komplexní nastroj, který je do světa analytiky uvede rychle a efektivně. Případně, rychle a efektivně dodá požadované reporty a stává se účinným operativním nástrojem.

Nevadí Microsoftu, že jejich kancelářský software používáte pro vlastní byznys? Je to nějak řešeno licenčně? 
Když se na to podíváte ze širšího hlediska, tak my Microsoftu vlastně rozšiřujeme uživatelskou základnu. Věříme, že pro ně je důležité, aby lidé co nejvíce využívali potenciálu jejich nástrojů a my k tomu přispíváme. Navíc, téměř každá firma dnes již s Excelem pracuje.

Jak typicky vypadá zákaznický cyklus - od poptávky klienta, přes analýzu, naprogramování, implementaci, zaškolení a používání? 
V první fázi po diskusi s klientem kvantifikujeme prostor pro zlepšení. Následně provedeme implementaci, která může zahrnovat procesy, technologie i zaškolování. Na závěr provedeme měření úspěchů projektu. To považujeme za nejdůležitější část projektu. Vždy je pro nás důležité, jaký reálný dopad naše řešení na klientův byznys má.

Jak jsou vaše služby honorovány? Procentem z úspory klienta, nebo fixně? 
Naše cena má dvě složky. Tou první je nižší fixní odměna a následně se jedná o tzv. success fee, tedy o podíl z úspor klienta. Vše je samozřejmě domluvené dopředu.

Kolik lidí pro vás dělá? Jakých obratů dosahujete? 
Já jako zakladatel firmy excel-na-miru.cz se specializuji na byznysovou implementaci našich nástrojů, řešení od Excelu až po vývoj vlastních systémů mají poté na starosti tři technicky zdatní vývojáři.