ERP - Dnes výhoda, zítra nezbytnost

Při svém nástupu byly ERP systémy nejprve brány s jistou a celkem pochopitelnou dávkou nedůvěry. Později se staly významnou konkurenční výhodou, což k této oblasti připoutalo ze strany zákazníků značnou pozornost. Dnes je ERP řešení pro velké organizace nezbytnou nutností a provozují jej de facto všechny.

Situace, kdy ERP systém představuje zřejmou konkurenční výhodu, se nyní přesouvá do segmentu malých a středních společností. Ne všechny sice ERP potřebují, ale pokud firma neustále naráží na obtíže spojené se stávajícím informačním systémem, některými jeho částmi či vzájemným propojením těchto komponent, je na čase zvolit vhodný podnikový informační systém dříve, než tyto obtíže začnou narušovat kvalitu a rychlost podnikových procesů, a tím ohrožovat vlastní podnikání a chod společnosti.

ERP je možné definovat jako informační systémy, pomocí kterých jsme schopni řešit plánování a řízení všech klíčových podnikových procesů, a to na všech úrovních podnikové architektury. ERP systémy jsou určeny také k tomu, aby v těchto klíčových procesech podniku zvýšily efektivitu. Mezi klíčové procesy můžeme zahrnout např.: logistiku, výrobu, zakázkové zpracování, finanční analýzy spolu s ekonomikou.

Vlivem rozvoje konkurence se začala zvyšovat poptávka společností a nárůstem vlivu informačních systémů ze zahraničí na český trh došlo k postupnému rozšiřování nabízených funkcí v ekonomických systémech. Cílem už nebylo pouze evidovat veškeré prvotní doklady s návazností na účetnictví, ale mít přehled i o tzv. nehodnotových operacích, jako je sledování veškerých kontaktů s obchodním partnerem, správa firemních dokumentů nebo řešení oblasti podnikových procesů a jejich sledování.

Vznikly nové ucelené moduly pro manažerské rozhodování a začala implementace tzv. oborových řešení, ke kterým jako nejlepší příklad patří řešení výroby nebo dopravy.

Do určité míry nasyceností trhu, ale spíše přirozeným vývojem firem nejsou ERP systémy doménou pouze velkých podniků, ale stávají se nástrojem pro dynamicky se rozvíjející střední či malé společnosti – SMB, které potřebují mít komplexní řešení pro svůj byznys. Jejich nesporná výhoda spočívá již v principu nasazení. Nasazení systému je řešeno minimálně dvoukrokově – úvodní analýza stavu a následné nasazení (implementace). Zatímco ekonomické systémy můžeme označit vesměs za krabicová řešení, ERP systémy pro SMB jsou již uzpůsobeny přijímat konkrétní požadavky dané společnosti a reagovat na ně pomocí svých nástrojů na úpravu systému. Nad do určité míry standardním jádrem systému tak dochází k vytvoření přesného řešení pro danou firmu, které kopíruje veškeré podnikové procesy mnohem přesněji než běžný účetní programový balík, a může tedy fungovat coby podpůrný nástroj pro další růst společnosti. Přínos kvalitní implementace ERP spočívá v přesných informacích ve správný čas na správném místě. Sofistikovaná řešení pak plánují a předvídají další vývoj, případně mohou též modelovat různé scénáře. Jedná se tak o funkce, které ocení zejména vedení společnosti při tvorbě operativních i strategických plánů.

Dodavatel řešení je partnerem středního a vyššího managementu firem, pohybuje se z hlediska odpovědnosti v nejvyšších podnikových patrech, často pod sankcemi uzavřených smluv. Proto je dlouhodobě nucen se vzdělávat v legislativě, ve znalosti podnikových procesů, musí zvyšovat schopnosti didaktického a analytického postupu týmu. Zlatem se tedy platí zkušenosti z řešení pro obory činnosti zákazníka, zvládnutí složitých požadavků uživatelů a dlouhodobá údržba již implementovaných uživatelských celků. Na rozdíl od účetního softwaru, kde se řeší věci jako Pokladna, Banka, Fakturace apod., se u ERP budete pohybovat v termínech analýza, prezentace výsledků v čase, grafická analýza dat, statistiky, analýza zakázek, řízení peněžních toků (cashflow management), prognózy. Je nasnadě, že pouze zkušený dodavatelský tým dokáže vést zmíněné procesy implementace k uspokojivému splnění požadavků zákazníka.

Jednou z dobrých vlastností ERP je podpora a zkušenosti silného dodavatele. Proto si otestujte, zda a jak funguje hotline či pohotovost a jsou-li tyto služby poskytovány v češtině. Jistě je značnou konkurenční výhodou ERP řešení servis od pondělí do neděle. Zajímejte se také o způsob vývoje řešení, možnosti upgradu a snadnost instalace nové verze bez likvidace stávajících úprav na starší verzi.

Otestujte si v rámci vašich příprav moduly pro řízení, facility management, integrovaná řešení typu BI, CRM, DMS atd. Že vám v současnosti tyto pojmy tolik neříkají? Nechte tedy silného dodavatele, aby vás zasvětil do svého řešení i v této oblasti. Rychle poznáte, zda jsou zmíněné oblasti integrovány či jen „instalovány“ vedle základního balíku.

Autoři pracují na postech PR manažera a obchodního ředitele ve společnosti J.K.R.