Trh informačních technologií je prošpikovaný systémy. Většinu definujeme jako podnikové, respektive ERP systémy. Ty jsou určeny také k tomu, aby v klíčových procesech podniku zvýšily efektivitu. Mezi ně můžeme zahrnout například logistiku, výrobu, zakázkové zpracování, finanční analýzy spolu s ekonomikou. Podívejte se na jejich přehled pro SMB.
Informační systémy kategorie ERP (Enterprise Resource Planning) je možné dahrakterizovat jako systémy, pomocí kterých jsme schopni řešit plánování a řízení všech klíčových podnikových procesů, a to na všech úrovních podnikové architektury.
K zásadním požadavkům, které jsou od ERP systémů očekávány, patří:
- Efektivita zpracování -- automatizace a integrace hlavních podnikových procesů -- systém bude základním kamenem informační soustavy.
- Rychlost zpracování – systém musí být projektován pro řešení vysokých nároků klienta z hlediska objemu zpracovávaných dat a zpřístupňování informací v reálném čase.
- Prezentační úroveň – systém musí nabídnout vysokou úroveň výstupních dokumentů včetně grafického zpracování.
- Bezpečnost - základem je bezpečná správa datové základny a rychlý přístup k této základně.
- Legislativní aktuálnost - systém spolu s implementační firmou musí automaticky zabezpečovat podporu upgrade legislativních nároků.
Jak na ERP systém?
Zásadní význam má způsob nasazení těchto systémů. Slůvko implementace totiž skrývá několik podstatných věcí, které jsou určující pro budoucí spokojenost uživatele systému. Při implementaci ERP systémů se vychází z toho, že každé nasazení je, zejména v klíčových procesech podniku, jiné.
Schopní poskytovatelé ERP řešení zcela správně kladou důraz na metodologii implementace spolu s komplexní péčí o zákazníka.
Produkt může být funkčně na vysoké úrovni. O dobré volbě při výběru ERP systému však rozhoduje celá řada nejrůznějších aspektů. Například vhodnost výběru systému pro konkrétní typ klienta (nejen co se týká velikosti firmy, ale typu jejího podnikání) a pak zejména úspěšný průběh jeho nasazení - implementace. V neposlední řadě záleží také na přizpůsobení podnikových procesů systému a naopak na přizpůsobení ERP systému těmto procesům.
Právě na tento způsob nasazení jsou ERP systémy připraveny. Základním předpokladem je naprostá součinnost pracovních týmů jak na straně dodavatele systému, tak na straně budoucího uživatele. Je důležité, aby byly přesně specifikovány priority očekávání na straně zákazníka.
Pak se lze sestavit tzv. metodiku implementace a postupovat podle ní. Metodika je doporučený souhrn principů, konceptů, dokumentů, metod, technik, nástrojů a produktů pro tvůrce informačních systémů. Určuje, kdo, kdy, co, jak a proč má dělat během nasazení a provozu IS.
Při sestavování metodik patří ke stěžejním bodům:
- Stanovit základní pravidla, na kterých bude implementace založena.
- Určit postupy řešení, aby bylo možné celý proces nasazení IS plánovat.
- Zohlednit všechny možné faktory, které nasazení a provoz IS ovlivňují.
- Nadefinovat principy určování priorit řešení (co a kdy je důležité).
- Definovat metody a nástroje, které je vhodné využít v jednotlivých fázích řešení.
Při nasazení ERP jde především o nabídku řešení jednotlivých podnikových agend tak, aby klient dostal nástroj, jehož cílem je již zmiňovaná efektivní podpora informačních a rozhodovacích procesů na všech úrovních řízení podniku.
Příkladem budiž dvě, svou produkcí velmi podobné, firmy – obě vyrábějí důlní lokomotivy, avšak s jiným důrazem na nároky na ERP systém:
Firma A - řeší problémy spojené s automatizací procesu expedice, které vznikají díky dodávkám do řady lokalit, častým změnám termínů a s dodatečným požadavkům vzneseným již v proběhu výroby.
Firma B - jejím nejpalčivějším problémem je získávání zákazníků a prosazení se na dalších trzích.
I když můžeme uvažovat, že výsledné výrobky jsou srovnatelné, je nutno klást důraz při implementaci ERP na odlišné oblasti a to jsou:
U firmy A - je nutno přednostně řešit otázky plánování a sledování výroby, změnová řízení.
U firmy B - bude prioritou podpora řízení obchodních projektů a CRM.
------------------------------------------------------
Nedílnou součástí implementace ERP systému musí být:
Definice stěžejních bodů realizace nasazení, podle kterých bude hodnocena úspěšnost implementace. Tyto stěžejní body jsou popsány, jejich řešení odsouhlaseno a postup implementace vede k jejich bezpodmínečnému plnění.
Další výhody nasazení ERP systémů
ERP systémy jsou schopni nabídnout kromě základních modulů (Účetnictví, Fakturace, Banka, Majetek, Pokladna) i další specializované moduly podle oborového a funkčního zaměření jako jsou například Výroba, Doprava, CRM, OLAP, Finanční analýzy.
Tato oborová řešení se podílejí na výrazném rozšíření funkčnosti systému. Minimum, které takový podnikový informační systém musí svému uživateli nabídnout je podpora při řízení financí, zásob a řešení mzdové otázky. Dnes již automatickou součástí jsou postupy a technologie které výrazně usnadňují snižování nákladů na administrativu. Mezi ně patří just-in-time (JIT) výroba a dodávky, elektronická výměna dat (EDI) a další.
ERP systém, který se rozvíjí svépomocí
Uživatelská přívětivost systému má vliv na celkovou atmosféru v podniku z pohledu sběru informací a zvyšuje rovněž kvalitu těchto informací i včasnost jejich dodání.
Důležitou součástí systému je možnost změn dodaného řešení (definovaná rozhraní, doplnění a následné změny aplikační logiky, atd.). ERP obsahuje prostředky pro modifikaci zpracování – jedná se o soubor nástrojů umožňujících rozsáhlé změny v řadě oblastí zpracování. Jsou primárně určeny pro správce aplikace a ten jejich prostřednictvím řeší nároky uživatelů. Tyto změny lze aplikovat průběžně a slouží zcela jistě pro jednoduché řešení dalších požadavků v souvislosti se změnami ve firmě v průběhu času. Hranice implementovaného ERP systému se mohou těmito nástroji posunout přesně na místo, kde je to nejvhodnější pro podnik.
Dodavatelé ERP systémů už totiž nejsou posuzováni jen podle kvality svých finálních produktů, ale i podle toho, jak jsou připraveni vyjít vstříc požadavkům svých zákazníků a pružně na ně reagovat. Účinnými pomocníky jim v tom jsou podnikové informační systémy ERP, jejichž funkčnost je již přizpůsobena požadavkům, nebo ji lze přizpůsobit.
Možnými prostředky pro uživatelské definice jsou například:
- Doplnění nových uživatelských položek do struktur. Umožňuje přidávat uživateli do tabulek ERP systému nová uživatelská pole včetně jejich typů a velikostí.
- Generátor uživatelských sestav umožňuje vytvořit si vlastní nové sestavy, které nejsou v ERP systému zahrnuty. Součástí generátoru je průvodce nabízející vše potřebné pro jednoduchou orientaci uživatele.
- Uživatelské nastavení tabulkového zobrazení ve formuláři umožňuje upravit tvar každého tabulkového zobrazení dat ve formuláři. Uživatel může: přidávat sloupce z tabulky, která je zobrazena (i uživatelsky dodefinované), vyjmout sloupce ze zobrazení, měnit šířky sloupců, měnit pořadí sloupců, označit sloupec „jen pro čtení“, měnit velikost fontu ve sloupci, měnit nadpis sloupce.
- Uživatelská úprava formuláře umožňuje změnit si formulář, který je ERP systému zahrnut. Umožní přidat dosud nezobrazené údaje věty do formuláře, vyjmout nepotřebné údaje ze zobrazení ve formuláři, přemístit objekty na formuláři, změnit popis údajů, doplnit grafické a jiné nedatové objekty do formuláře.
- Uživatelské menu umožňuje nadefinovat vlastní menu zpracování buď v klasické lištové podobě, nebo ve stromové podobě. Dá se též určit, zda se uživatelské menu zobrazí jako doplněk k celkovému menu nebo zda toto menu nahradí stávající menu.
Součinnost zákazníka, klíč k úspěchu nasazení ERP systému
Jedním za základních předpokladů úspěšnosti každého nasazení ERP systému je maximální součinnost klienta s dodavatelem systému. Ke každému projektu se proto stanovují skupiny pracovníků s patřičnou kvalifikací tak, aby byly pokryty všechny oblasti. Sestavování pracovního týmu na straně klienta musí vycházet z jeho potřeb a očekávání. Každý pracovník ze skupiny má základě metodiky stanovenu odpovědnost a pravomoci.
Tito pracovníci musejí být vybráni tak:
Aby bylo možné včas přijímat rozhodnutí vedení podniku a tyto přenést do koncepce implementace.
Aby zabezpečili přípravu dat ze starého programu na úroveň potřebnou pro natažení do nového systému
Aby zajistili případnou komunikaci s dodavateli systémů třetích stran.
Mírou součinnosti klienta je možné výrazným způsobem ovlivnit finanční náročnost projektu implementace. Díky přesné analýze vlastních potřeb a požadavků a jejich přípravy přesně dle zadání dodavatele systému může dojít k výraznému snížení analytických prací za strany dodavatele.
V průběhu celého procesu implementace jsou stanoveny tzv. kontrolní body, při kterých dochází ke zpětné inventarizaci navržených a provedených postupů. Tím je zaručena okamžitá reakce vedení projektu na klíčové oblasti nasazení.
Na závěr
Velmi obtížně se hledá shoda který produkt do kategorie ERP patří či nepatří. Jedním z cílů tohoto článku je ukázat co je nutné si pod pojmem ERP systém představit a tím možná i stanovit, o jakou skupinu systémů se jedná. Samotné ERP systémy představují pouze nástroj k dosažení podnikových cílů, k realizaci podnikové strategie. Pro úspěšné nasazení ERP systému je však nutné přidat ještě aktivní účast všech zúčastněných stran. Pak je možné mluvit jako o komplexním řešení pro firmu.
Kompletní tabulku s přehledem ERP systémů dostupných v ČR si můžete stáhnout zde (XLS, 150 KB).
Autoři jsou pracovníky obchodního oddělení J. K. R.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU