Enterprise Content Management nie je liek na všetko

Správa dokumentov a vo všeobecnosti podnikového obsahu (Enterprise Content Management) už nie je len možnosťou ako riadiť biznis efektívne. Je nevyhnutnosť. Často podceňovaným základom činností vo firme sú dáta. Informácia je informáciou len vtedy, ak ju máte k dispozícii.

Vsúčasnosti si dokumenty väčšinou ukladáme v šanónoch na viacerých miestach. Väčšinou sa v nich orientuje len my sami. Elektronické verzie dokumentov hľadáme v došlých e-mailoch, alebo lokálnych počítačoch, v tom lepšom prípade ich ukladáme v zdieľaných adresároch, kam má prístup ktokoľvek. Jednou z možností, ako si natrvalo spraviť poriadok v dokumentoch a aktívne využívať informácie z ich obsahu poskytujú Enterprise Content Management (ECM) riešenia.

KTORÉ DOKUMENTY SÚ TYPICKÝMI KANDIDÁTMI NA ECM RIEŠENIE?

Dobrým príkladom pomalej práce s dokumentmi je proces likvidácie došlých faktúr. Spracovanie jednej faktúry stojí priemerne vo firme 30 eur (zdroj: Gartner). Pracovník ekonomického oddelenia zapíše údaje z došlej faktúry do systému a papierový dokument pošle na vecné schválenie objednávateľovi. Faktúru ďalej schvaľujú manažéri zodpovední za nákup, vedúci oddelení a finančný manažér. Až potom putuje naspať do ekonomického oddelenia, kde je zaúčtovaná a zaradená do úhrad.
Takýchto "drahých" dokumentov je vo firme podstatne viac. Najčastejšie sa prostredníctvom ECM systémov rieši správa:

• faktúr
• objednávok
• registrácií zákazníkov
• zmlúv
• registratúrnych záznamov
• spisov
• dokumentov v neštandardných formátoch (video a zvukové záznamy, fotografie a pod.)

KEDY MÁ ZMYSEL UVAŽOVAŤ O NASADENÍ ECM SYSTÉMU?

Záujem o nasadenie ECM systému vzniká najčastejšie požiadavkou zefektívniť prácu s dokumentmi. Sú to najmä nasledovné dôvody:

1. Firma musí spracovávať a archivovať veľké množstvo papierových dokumentov.
2. Firemné procesy schvaľovania a uvoľňovania verzií dokumentov sú zdĺhavé a neprehľadné. Tím pracuje s viacerými verziami zmluvy a stráca prehľad o poslednej verzii dokumentu.
3. Prístup k dokumentom je nedostatočný, alebo naopak, príliš benevolentný.
4. Pri tvorbe dokumentu sa podieľa viacero ľudí, ktorým treba zabezpečiť on-line spoluprácu (napríklad príprava zákazníckej ponuky).
5. Vyhľadať dokument, či informáciu v ňom, je príliš zdĺhavé.
6. Nefunguje zdieľanie dokumentov a informácií medzi oddeleniami (organizačnými útvarmi).
7. Dokumenty je potrebné distribuovať alebo zdieľať medzi viacerými pobočkami.
8. Dokumenty sú zbytočne kopírované.
9. Organizácia musí preukázať riadenie dokumentácie (napr. Manažment kvality podľa ISO).
10. Dokumenty je potrebné bezpečne uložiť.
11. Interné dokumenty je potrebné publikovať pracovníkom v aktuálnych verziách a informovať ich o uvoľnení novej verzie.

ČO NEČAKAŤ OD ECM RIEŠENÍ?

ECM riešenia nie sú samozrejme univerzálnym liekom na všetko. Enterprise Content Management je svojou podstatou určené na správu neštrukturovaných informácií, teda informácií, ktoré nie je možné ukladať do relačných databáz ako pevne definované štruktúry.

Zdravé ECM vyžaduje investície do precíznej prípravy, a je náročné na finančné aj ľudské zdroje. Aby priniesli spoločnosti považovaný prínos, je nevyhnutné začať od základov. Vytvoriť vhodnú infraštruktúru, zabezpečiť bezproblémovú komunikáciu medzi systémami, navrhnúť najvhodnejší model obehu a spracovania dokumentov, a vytvoriť vyhovujúci systém pre ich monitoring.

Tu je niekoľko odporúčaní, v ktorých prípadoch sa do ECM nepúšťať:

Ľudský faktor: Najzraniteľnejším bodom úspešnosti ECM riešenia sú samotní užívatelia. Takmer 51 % manažérov má negatívny postoj k procesným zmenám, a až 45 % pracovníkov je málo ochotných zmeniť svoje návyky v prospech procesných zmien. 37,5 % zamestnancov je skeptických voči akejkoľvek ďalšej iniciatíve na zmenu vo firme. (zdroj: National Academy of Public Administration Study). Pokiaľ nie je zmena dobre komunikovaná smerom užívateľom, reálne využitie novej aplikácie bude postupovať len veľmi pomaly.

Pokiaľ nie je vo firme priestor na zmeny: Každý nový systém prináša určité zmeny v spôsobe riadenia firmy, aj v každodenných činnostiach pracovníkov.

Napriek tomu, že ECM riešenie v konečnom dôsledku výrazne zjednoduší správu dokumentácie je to len technológia a tá očakáva, že sa jej ľudia musia v určitej miere prispôsobiť. Preto sa nevyhnete zmenám v pracovných postupoch na všetkých úrovniach firmy. Pokiaľ nie je manažment pripravený interne presadiť tieto zmeny vo firme, je projekt ECM už od začiatku odsúdený na slabý úspech.

ECM riešenia sú čoraz diskutovanejšou témou najmä v spoločnostiach, ktoré potrebujú zaviesť prehľadný systém v spracovaní firemnej dokumentácie.

Autor pracuje jako vedoucí oddělení ECM společnosti Datalan.