Elektronizace schvalování faktur ve stavebním podniku

Společnost navíc získala technologii, která jí umožní elektronizovat vlastními silami další procesy

Zákazník

Společnost Baustav s centrálou v Karlových Varech má přibližně 140 zaměstnanců a roční obrat kolem tři čtvrtě miliardy korun. Orientuje se převážně na stavby a rekonstrukce bytových domů, zdravotnických zařízení, zejména nemocnic, správních budov a areálů, hotelů a lázeňských zařízení a občanských staveb. Mezi zákazníky je například řada karlovarských hotelů a společnost Mattoni.

Situace před zahájením projektu:

Součástí běžného chodu stavebního podniku je schvalování a likvidace faktur. K proplacení jedné faktury bylo zapotřebí až pěti podpisů, z toho často několika stavbyvedoucích působících na různých stavbách. Mistři většinou úřadují v buňkách přímo na staveništi a nemají podmínky ani čas, aby se mohli dost věnovat administrativě.

Schvalování faktury probíhalo tak, že papírový doklad byl převážen mezi stavbami, kde stavbyvedoucí potvrdil správnost ručním podpisem papírové košilky, kterou byla faktura opatřena.

S tímto uspořádáním byly spojeny následující nevýhody:

-         Schválení faktury k proplacení trvalo příliš dlouho

-         Převážení faktur mezi stavbami bylo příliš pracné

-         Občas se stávalo, že se faktura ztratila. V takovém případě museli pracovníci účtárny telefonovat stavbyvedoucím a zjišťovat, kde se faktura nachází. Někdy dokonce nezbylo, než si vyžádat novou fakturu a dát ji do oběhu od začátku.

-         Kompletace podkladů pro přiznání k DPH, která je prováděna každý měsíc, byla příliš pracná. Finanční oddělení totiž musí o každé faktuře vědět, zda bude schválena k proplacení nebo vrácena dodavateli. V řadě případů to vyžadovalo dohledat fakturu a přimět schvalující, aby o ní rychle rozhodli.

-         Schválené faktury se ukládaly do fyzického archivu. Pokud chtěl stavbyvedoucí vědět, které faktury již schválil, musel dojet do centrály, zjistit, ve kterých šanonech jsou „jeho“ faktury a vyhledat si je.

Situace po nasazení formulářového řešení:

Každá faktura, která přijde do Baustavu, je zanesena do podnikového informačního systému (ERP) a zároveň oskenována a uložena do archivu. V dalším kroku je automaticky vyplněna elektronická „košilka“ (inteligentní formulář 602XML), k níž je sken faktury připojen jako příloha.

Poté elektronická košilka obíhá po organizaci a je schvalována připojením elektronického podpisu. Schvalovací oběh nezávisí na uživateli, je řízen systém a odpovídá výši částky a typu položky.

Uživatelé mají přístup k elektronickému archivu těch schválených i rozpracovaných faktur, které se jich týkají.

Nasazení formulářového řešení přineslo následující změny:

-         Doba potřebná pro schválení faktury k proplacení se zkrátila z řádově týdnů na řádově dny

-         Existuje centrální přehled o tom, v jakém stadiu je schvalování které faktury.

-         Podklady pro přiznání k dph jsou vytvářeny automaticky

-         Stavbyvedoucí má možnost přímo ze svého počítače vidět všechny faktury, které se jej týkají.

-         Převážení papírů mezi centrálou a stavbami bylo zcela odstraněno

Dodané produkty a služby:

-         Inteligentní formulář 602XML – košilka s pravidly pro oběh

-         Inteligentní formuláře pro vyhledávání faktur v archivu

-         Systém pro správu a řízení oběhu formulářů 602XML Form Server

-         Nástroj pro provádění změn ve formulářích a vytváření nových 602XML Designer

-         Poradenství, školení a podpora

Průběh projektu:

Projekt byl realizován z aktivity finančního oddělení, které postupovalo v úzké spolupráci s podnikovým IT. Hned na začátku si v Baustavu ujasnili, že nechtějí pořizovat hotový informační systém,  ale chtějí vytvořit řešení přesně odpovídající jejich konkrétním procesům. Proto padla volba na inteligentní formuláře 602XML, které v tomto ohledu prakticky nemají konkurenci.

Vedoucí ekonomického úseku nakreslil první verzi mapy procesu, specialisté Software602 vytvořili elektronický formulář, následoval zkušební provoz, doplnění formuláře o připomínky uživatelů a uvedení do rutinního provozu.

Uživatelé byli zpočátku poněkud skeptičtí. Měli obavu zejména z toho, že prohlížení faktury na obrazovce bude příliš nepohodlné. Ale rychle si zvykli na výhody nového systému, zejména na on-line přístup k archivu faktur.

Hodnocení:

Vedoucí ekonomického úseku společnosti  Ing. Jan Šperer, uvedl: „Formulářový systém splnil očekávání. Odpadl problém spočívající v tom, že nevím, kde faktura je, a zmizely případy, kdy se schvalování příliš zdrželo. Namátkou teď kontroluji, jak dlouho trvá schvalování. Jsou to řádově dny. To bylo dříve nemyslitelné.“