Elektronická spisová služba jako informační páteř organizace

Jednou z klíčových rolí každé organizace veřejné správy je sledování a řízení toku dokumentů a informací bez ohledu na jejich agendovou příslušnost. Současná informační infrastruktura je však v řadě případů tvořena mnoha dílčími informačními systémy, které často nejsou schopny efektivně data sdílet nebo poskytovat informační podporu ostatním procesům. Proto je cílem mnoha organizací informační systémy zastřešit a vytvořit jednotné prostředí, jež bude schopno zajistit plnohodnotnou výměnu dat a vysoký stupeň jejich dostupnosti. Jedním z pilířů při realizaci takového řešení může být systém elektronické spisové služby, vhodně přizpůsobený specifickým potřebám organizace.

Současné moderní informační systémy pro správu a řízení dokumentů (elektronické spisové služby) řeší správu a řízení oběhu dokumentů na úřadech veřejné správy na vysoké úrovni. Díky tomu je zajištěna automatizace řízení procesů a administrativního chodu organizace, osobní zodpovědnost za jednotlivé dokumenty i za provedené činnosti, zaručena jednoznačná identifikace dokumentů, jejich čitelnost a dostupnost. Systémy umožňují dohledat libovolný dokument na základě znalosti i třeba jen neúplných údajů, což pomáhá pracovníkům disponovat v každém okamžiku dostatkem informací. A nejen to. V současnosti lze konstatovat, že špičkové produkty spisové služby už hranice dnešního chápání tohoto pojmu přesahují, už se zdaleka nejedná o pouhou evidenci dokumentů. Důkazem je jejich podpora digitalizace (integrace skenovací linky), jejich provázanost s kancelářskými systémy, různými typy frankovacích strojů, využití rozšiřujících aplikací a subsystémů (podpora evidence správních řízení, e-learning, úkoly), vytěžování formulářů, atd.

Otevřenost systému díky novým technologiím (webové služby, XML) dnes umožňuje propojení spisové služby nejen s výše uvedenými komponentami či dalšími subsystémy jednoho dodavatele díky společnému workflow, ale také bezpečnou integraci se systémy třetích stran do jednoho harmonicky spolupracujícího celku. V praxi jsou realizovány vazby spisové služby na evidenci a zpracováním ekonomických dokladů, propojení se mzdovými a personálními moduly nebo agendami specifickými právě pro oblast veřejné správy (například stavební úřad). Výsledky takové integrace jsou většinou hodnoceny velmi pozitivně jak ze strany vedení úřadů, tak jejich pracovníků. Odpadá duplicitní práce s dokumenty a spisy, zjednodušuje se systém odesílání dokumentů, a v rámci úřadu se metodicky sjednocuje výkon spisové služby. To ve svém důsledku vede ke zvýšení efektivity práce celého úřadu. Díky klíčové roli spisové služby v tomto integračním procesu se také mění vnímání jejího dosavadního postavení. Spisová služba se dostává do role informační páteře, která vytváří přirozený most mezi jednotlivými dílčími informačními systémy.

Prostřednictvím spisové služby aplikace od různých dodavatelů vystupují z izolace a tvoří kompaktní aplikační řešení. Zároveň je díky tomu organizace vybavena nástrojem, který jí umožní i v budoucnu bez větších problémů realizovat nové integrační projekty, ať už vyplynou z jejích vlastních potřeb nebo nových legislativních předpisů. Příkladem takového řešení může být například napojení úřadu na projekt CzechPoint. Zde konkrétně dochází z pohledu spisové služby k vytěžení formuláře vyplněného vnějším podatelem, k evidování dokumentu a jeho elektronického obrazu do systému. Spisová služba přes webovou službu dokáže odpovědět, tj. do formuláře on-line dodá informaci o identifikátoru dokumentu, popřípadě pod jakým číslem jednacím je dotaz podatele evidován. Díky integraci s pokladním modulem je navíc možné okamžité vygenerování pokladního dokladu a jeho zaúčtování v ekonomickém systému úřadu.

Autor pracuje ve společnosti Gordic.