ECM systémy řadu požadavků GDPR řeší nativně

Je poptávka po ECM/DMS systémech stálá, nebo pozorujete v poslední době nějakou změnu zájmu u zákazníků?

To, co zcela jistě roste, je ochota firem alespoň se zamyslet nad tím, že je pro ně důležité změnit způsob práce s elektronickými dokumenty, resp. informacemi. Ve většině firem je ECM tvořeno kombinací adresářů a emailových klientů. A pochopitelně s rostoucím objemem dat je stále těžší dohledat tu správnou informaci. A právě to, v kombinaci s větším povědomím o existenci nástrojů pro výrazné vylepšení stavu, vede k rostoucí ochotě zákazníků hovořit s námi o zavedení ECM ve firmě.
Pracovníci by již od počátku užívání měli vědět jak a v čem jim může systém pomoci. Obecný odpor ke změnám bývá často významnou překážkou hladké implementace a zejména provozování systému. Na počátku je třeba trochu trpělivosti i „tvrdosti“ - pokud je implementováno v souladu s potřebami firmy, je spokojenost uživatelů pouze otázkou času.

Změnilo se něco v souvislosti s novou direktivou GDPR? Přišli jste s novými produkty/službami? Přišli zákazníci s novými požadavky?

ECM řadu požadavků GDPR řeší nativně. Umožňují sledovat kdo a kdy pracoval s dokumentem, umožňují přehledné nastavení přístupových práv. Vyhledání a dávkové operace s dokumenty určitého subjektu je také velice intuitivní a rychlé. GDPR ale zahrnuje podstatně širší množinu informací než jsou dokumenty v ECM. Pro komplexní zmapování stavu ve firmy nabízíme audity v různých variantách z hlediska jejich rozsahu, případně návrh řešení.

Sledují zákazníci při zavádění DMS/ECM systémů pouze zjednodušení nebo zlevnění agendy s dokumenty nebo čekají, že se zlepší i jejich obchodní procesy? Daří se to?

Spíše očekávají zlepšení procesů. Typickým příkladem může být schvalovací proces přijaté faktury. Zpřehledněním a částečnou automatizací pak přirozeně dojde ke zjednodušení a zlevnění agendy. To, co ve skutečnosti řídí každodenní činnosti v administrativě firmy, jsou požadavky různých dokumentů/informací, které obíhají po pracovnících a vyžadují jejich reakci. Systém, který nabízíme, má velký přesah do řízení administrativních a obchodních procesů a díky tomu dokáže významně ulehčit a zpřehlednit i komplexní agendy jako řízení výběrových řízení, vedení obchodních případů a podobně.

Jaké jsou hlavní problémy, které je třeba překonat při propojování oběhu elektronických dokumentů s ostatními informačními systémy ve firmě (CRM, ERP, MES)?

Většina systémů má nějaké možnosti pro import nebo export dat, případně vrstvu API pro komunikaci s okolím. Technicky se propojení systémů zpravidla nějakým způsobem vyřeší. Důležitější však je, aby celek umožňoval pohodlnou a intuitivní práci. Aby uživatelé nemuseli zapisovat jeden údaj vícekrát nebo se neustále přepínat z jednoho systému do druhého. Zásadní je tedy dobře promyslet role a kompetence jednotlivých systémů.

Můžete uvést nějaký případ implementace DMS/ECM řešení, kdy se podařilo získat pro klienta určitou výhodu nebo funkčnost, kterou původně ani nepožadoval nebo neočekával?

Takovým bonusem jsou většinou nové a nečekané pohledy na informace v různých kontextech, z různých stran. Dokumenty obsahují řadu velice důležitých informací, se kterými, při běžném ukládání do stromových adresářových struktur, nelze dále smysluplně pracovat a nahlížet na ně z různých pohledů. Díky jinému přístupu ukládání v DMS a extrahování těchto důležitých dat do metadat v DMS vznikají přirozeně oboustranné vazby mezi fakturami, smlouvami nabídkami, zákazníky a dalšími dokumenty a business objekty. Díky vestavěným nástrojům pro export nebo vizualizaci dat jsou pak zákazníci příjemně překvapeni novým pohledem na fungování jejich společnosti.