Internet přináší stále nové a nové možnosti komunikace, ovšem e-mail zůstává v pozici klíčového komunikačního kanálu. Na vedlejší kolej jej neodstavil rozmach instant-messagingu, internetového volání ani sociálních sítí. Ovšem ve stínu těchto novějších možností online komunikace se někdy poněkud zapomíná na rozvoj samotného e-mailu.
Řada firem využívá e-mailové služby, které získaly spolu s hostingem pro svou webovou prezentaci, jenže právě e-mailové služby naprosté většiny webhosterů stagnují. Jak technologicky, tak cenově. Například poplatky za další e-mailové schránky či navýšení jejich kapacity bývají na dnešním trhu e-mailových řešení neúměrně vysoké.
Nemluvě o často absurdních poplatcích za provedení úkonů, které by si zákazník mohl při vhodně navržené webové administraci provést sám, aniž by musel čekat na vyřízení požadavku technickou podporou. Od obnovy e-mailů ze zálohy po škálování odebíraných e-mailových služeb po nejrůznější změny nastavení.
Webhosteři nedrží krok s dobou
Webhosteři zpravidla zajišťují jen základní e-mailové služby, což je logické, protože z jejich pohledu jde jen o doplňkovou službu k webovému hostingu. Většina webhosterů tak „zamrzla“ v době, kdy vrcholem technologického pokroku byl přístup k poště pomocí protokolu IMAP namísto staršího POP3. Ovšem nároky se mění.
Zaměstnanci často pracují s více různými zařízeními. Podle analytiků ze společnosti IDC se tento trend bude nadále rozvíjet. V roce 2020 mají na jednoho pracovníka připadat v průměru více než čtyři zařízení. Již dnes však nezřídka k vyřizování agendy slouží stolní počítač, přenosný počítač, chytrý mobil a tablet zároveň.
S chytrými mobily a tablety přišly zcela nové nároky na mobilitu e-mailu. Pracovníci dnes stále častěji chtějí a potřebují synchronizovat svou elektronickou poštu mezi osobním počítačem a mobilním zařízením. Nikoliv přes dokovací stanici, ale prostřednictvím internetu, aby přístup k firemním e-mailům byl možný takřka doslova kdykoliv a kdekoliv.
Nelze zapomínat na adresář a kalendář, jejichž vzájemná synergie s e-mailem je pro rychlejší a snazší vyřizování agendy klíčová. Právě kvůli snadné online synchronizaci mezi zařízeními spolu s e-maily se adresář a kalendář z aplikace v koncových zařízeních mění ve službu na serveru, jenže na tento trend většina webhosterů dosud nereagovala.
Důvody jsou i licenční, protože optimálním řešením pro synchronizaci e-mailů, adresáře a kalendáře zároveň je proprietární technologie Exchange ActiveSync. Přestože existují otevřené licenčně nezatížené alternativy, žádná z nich nemá tak širokou kompatibilitu od robustního desktopového klienta Microsoft Outlook po nejrůznější mobilní zařízení a jejich aplikace.
Vzhledem k různorodosti platforem má dnes svůj nemalý význam kvalitní webová aplikace coby multiplatformní řešení pro přístup k e-mailovým službám včetně adresáře či kalendáře. Webhosteři však často zůstávají u technických řešení z dob, kdy ve firemním sektoru přístup k elektronické poště přes webové rozhraní byl čistě nouzovým řešením.
Vlastní server představuje nemalé náklady
Řada firem, třeba kvůli právě výše zmiňovanému, pro e-mail používá in-house řešení v podobě vlastního serveru, na kterém běží Microsoft Exchange, Kerio Connect či jiný software zajišťující služby e-mailu, adresáře a kalendáře pro různé klientské platformy. Jenže in-house řešení s vlastním serverem má své nezanedbatelné náklady nejen na pořízení, ale i pozdější provoz.
Cenově výhodnější jsou dnes cloudová řešení jako je Google Apps či Office 365. Firma platí jen za to, co skutečně využije. V tomto konkrétním případě za počet e-mailových schránek. Pro cloud-computing je typickým znakem vysoká míra škálovatelnosti. Rozsah poskytovaných služeb lze pružně měnit dle aktuálních potřeb doslova v řádu několika minut.
Firma za e-mailové služby platí pravidelné poplatky, do kterých se neodráží nutnost náhrady nevyhovujícího hardwaru, přechod na novější software či nutné servisní zásahy v havarijních situacích. Nic z toho vlastně firmy nemusí zajímat i díky tomu, že služby typu Google Apps či Office 365 mají smluvně garantovanou dostupnost 99,9 % (SLA).
Samotná firma se tak nemusí starat o zajištění záložní konektivity či náhradního zdroje napájení pro server, aby služby e-mailu, adresáře a kalendáře byly vždy dostupné. Administrace služeb je řešena přes jednoduché webové rozhraní. Pro jejich správu tak nejsou třeba hluboké znalosti informačních technologií. Na telefonu je nonstop k dispozici technická podpora pro stavy nouze.
Samozřejmostí jsou vysokokapacitní e-mailové schránky na vlastní doméně firmy kombinované se službou adresáře a kalendáře. Dále pak třeba moderní webová aplikace, šifrovaný přístup k elektronické poště přes POP3 či IMAP, jednoduchá synchronizace díky technologii Exchange ActiveSync a eventuálně třeba i vyšperkovaná podpora mobilních zařízení díky vlastní aplikaci.
V navazujících článcích si představíme e-mailová řešení z nabídek Google Apps a Office 365. Přidáme ještě tip na jedno alternativní kompromisní řešení, s nímž lze náklady snížit na naprosté minimum, při zachování všech výhod zmíněných v předchozím odstavci.
Čtěte také:
→ Office 365 pro menší firmy: služby v cloudu
→ Vylepšený GMail je na spadnutí, má si lépe poradit se spamem
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU