Dříve se dolování procesů nejčastěji využívalo ve výrobním průmyslu k omezení chybovosti a snížení fyzické pracnosti. Dnes, kdy podniky stále větší měrou zavádějí nové automatizační a AI technologie, se dolování procesů stává prioritou ve všech odvětvích jako důležitý nástroj neustálého zlepšování podnikových a IT procesů.
Jak dolování procesů funguje
Dolování procesů začíná vyhodnocením IT nebo obchodních procesů s cílem nalézt opakující se činnosti, které by bylo možné automatizovat pomocí technologií, jako je robotická automatizace procesů (RPA), umělá inteligence a strojové učení. Automatizací repetitivních nebo každodenních úkonů mohou podniky zvýšit efektivitu a produktivitu – a uvolnit ruce pracovníkům pro kreativní nebo složitější projekty. Automatizace také pomáhá odstraňovat nekonzistentnosti a chyby ve výstupech z procesů minimalizací odchylek. Po zavedení IT nebo obchodního procesu je důležité konzistentně kontrolovat, zda poskytuje očekávané výstupy – a právě zde přichází ke slovu dolování procesů.
IT oddělení se může například rozhodnout automatizovat svůj systém uživatelské podpory. Dříve musel zaměstnanec vytvořit požadavek, dobře určit kategorii a přidělit jej správnému pracovníkovi. IT oddělení může nastavit automatizované procesy, které budou příchozí požadavky samy kategorizovat a přidělovat, a tím uvolní kapacity pro řešení problémů. Po zavedení automatizovaných procesů je však neméně důležité kontrolovat, zda standardně poskytují zamýšlené výsledky. Dolování procesů může pomoci v průběhu času upravovat procesy s ohledem na nové kategorie požadavků, personální změny či nové trendy v daném odvětví.
Techniky dolování procesů
Dolování procesů podnikům pomáhá zajistit efektivitu, konzistentnost a spolehlivost procesů. Umožňuje automatizovat rozhodování, simulovat procesy s cílem zkoumat možné budoucí výsledky, odhalovat nedostatky v řízení a zajišťovat průběžné zlepšování dosavadních procesů. Existují tři kategorie technik dolování procesů, z nichž každá slouží ve specifických případech nebo ke specifickým účelům:
- Hledání: v této kategorii dolování procesů neexistují dřívější modely, z nichž by bylo možné vycházet, takže je nutné začít zcela od začátku. Na základě požadavků a získaných informací je sestaven model nového procesu a následně je vyvinut algoritmus pro analýzu dat k jeho odladění.
- Kontrola: kontrola se využívá tam, kdy je model procesu již zavedený a funguje. V této fázi podnik krok po kroku porovnává reálné údaje z průběhu procesu s jeho definicí nebo modelem a hledá nesrovnalosti a odchylky. Veškeré zjištěné odchylky jsou analyzovány s cílem zjistit, které datové prvky ovlivňují výstupy procesu. Výsledkem může být úprava procesu, nebo potvrzení, že proces funguje podle očekávání.
- Zvyšování výkonu: dolování procesů se využívá také tam, kde již proces existuje, ale měl by být upraven, případně zčásti nebo zcela nahrazen. Může být například potřeba zohlednit změny nákladů či rozpočtu, nové technologie nebo požadavky na dobu zpracování. Dolování procesů může pomoci procesy přizpůsobit změnám a následně zajistit, že poskytují nejlepší možné výstupy.
Nástroje dolování procesů
K dispozici je celá řada externích služeb, které podnikům pomáhají dolování procesů zvládnout. Tyto softwarové nástroje umožňují shromažďovat relevantní data a analyzovat je.
Software pro dolování procesů může také zjednodušit dokumentaci procesů a urychlit změny v reakci na nové předpisy. Procesy a jejich výstupy je nutné neustále monitorovat, protože kontrola, korigování a zlepšování procesů pomáhá zlepšovat produkty a služby.
Nástroje na dolování procesů mohou automaticky vytvářet mapy zobrazující průběh procesu krok za krokem včetně míst, kde funguje nejefektivněji a kde naopak selhává. Na základě toho je možné postupně dělat úpravy a zlepšovat výsledky. Výběr na trhu je široký, mezi nejoblíbenější nástroje pro dolování procesů patří:
- UiPath RPA
- Celonis
- ProDiscover
- MyInvenio
- ARIS Process Mining
- Kofax Insight
- Icaro Tech EverFlow
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU