DMS si s home office rozumí

„Hloupá“ řešení

Součástí home office bývá zpracování dokumentů, které navíc velmi často vyžadují spolupráci s ostatními kolegy a „putování“ dokumentů napříč jednotlivými odděleními. V některých organizacích tuto agendu řeší prostým posíláním dokumentů elektronickou poštou, jiné využívají „hloupá“ firemní nebo cloudová úložiště. Jistě, ono to nějak funguje a základní požadavky lze splnit i těmito metodami – jenže bez pokročilých vymožeností, jako jsou kontrola nad oběhem dokumentů, automatické napojení na externí systémy nebo správa verzí.

O bezpečnosti či vynucování pravidel řízení oběhu dokumentů raději ani nemluvě.

DMS není jen úložiště dokumentů – je to systém umožňující automatizovaný a řízený oběh dokumentů včetně možnosti vynutit definovaná procesní pravidla i bezpečnostní politiky.

Automatizovaný oběh

Řešením umožňujícím efektivní práci s dokumenty i z prostředí domova jsou tzv. DMS systémy (Document Management System), které zajišťují automatizovaný řízený oběh dokumentů. S dokumenty se díky DMS pracuje pouze v souladu s předem definovanými pravidly. Nad jedním dokumentem – či jejich sadou – lze navíc bezproblémově spolupracovat s kolegy a uživatelé mají jistotu, že vždy pracují se správnou verzí. Pomyslnou třešinkou na dortu je pak podrobné protokolování provedených změn i zajištění přístupu podle přidělených uživatelských rolí a oprávnění.

Již z tohoto velmi zjednodušeného popisu vyplývá jeden zásadní fakt – DMS systémy nejsou pouhá úložiště. Ba právě naopak, samotné uložení je sice důležitou, ale ve své podstatě jen okrajovou funkcionalitou. Zásadní je právě přidaná hodnota v podobě pokročilých možností, které práci s dokumenty výrazně zefektivní.

Příklady pro představu

Konkrétním příkladem, jak DMS podporuje práci z domova, může být řízení ekonomických agend, např. přijatých faktur. Stále častěji hovoříme o tzv. robotizaci dokumentů. Uživatel do DMS nahraje doklady, systém na vytěžování dat z dokumentů strojově získá potřebná metadata, vyplní a připojí je k dokumentu jako metadata, na jejichž základě dojde ke vstupnímu automatickému zatřídění dokladů do správných oblastí v úložišti. Připravené roboty potom na základě zhodnocení metadat automaticky spustí schvalovací procesy na správné odpovědné osoby, nastaví termíny splnění a po prvotním zpracování jsou dokumenty automaticky předány také do externích systémů. Samozřejmostí je možnost pokročilého větvení schvalovacích procesů i mechanismus notifikací.

Příkladem může být i tvorba smluv, na které se podílí více osob. První vytvoří základ smlouvy, druhý doplní potřebné údaje, třetí připomínkuje, čtvrtý schvaluje. Všichni se mohou díky pokročilému DMS soustředit na podstatu své práce, a ne věnovat energii tomu, aby všichni zúčastnění měli správnou, opravdu poslední verzi. A pokud je vše v systému dobře nastavené, proběhne maximum možného zcela automaticky.

Podobných příkladů bychom našli celou řadu – v neposlední řadě lze zmínit například prokazatelné seznamování s interními pravidly souvisejícími právě s home office. Systém DMS zajistí distribuci směrnic a zaprotokoluje jejich přečtení.

Důležité je pochopit, že takřka nic z výše uvedeného by nebylo možné efektivně zajistit pomocí prostých úložišť.

Možnosti pokročilých DMS systémů – například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na platformě Alfresco Community Edition – jsou užitečné nejen pro podporu home office, ale také pro běžnou spolupráci napříč odděleními a pobočkami včetně těch zahraničních. Doba koronavirová tak může být ve znamení správných rozhodnutí, která nastartují efektivní zpracování dokumentů i ve vaší společnosti.

DMS eDoCat je v současné době nabízený se slevou 80 %. Nabídka platí jen omezenou dobu a jde o formu pomoci pro zavedení efektivní práce z domu.
Více na www.edocat.cz/edocat-box.html.

Autor je obchodní ředitel společnosti Onlio.