DMS jako základ firemní efektivity (1): Očekávání

Mnoho organizací zavádějících nové řešení pro správu dokumentů (Document Management System – DMS) jej chápe jen jako cestu, jak se přiblížit ideálu bezpapírové kanceláře. Hledají software, který jim umožní spravovat digitální i digitalizované dokumenty, bude řídit jejich oběh ve firmě, archivaci nebo přístupová oprávnění jednotlivých uživatelů či celých pracovních skupin.

Očekávání

Jak se ovšem DMS řešení vyvíjejí, přibývají i nové komfortní funkce a především i možnosti jejich napojení na další podnikové systémy. Co by tedy měla v současné době firma od svého DMS očekávat?

• Přehledné strukturování obsahu: Jedním z cílů zavádění DMS je samozřejmě i zpřehlednění a zjednodušení práce s dokumenty. Struktura, v jaké DMS uchovává svůj obsah, by proto měla být pro uživatele jasná a logická – podobně jako členění složek se soubory v počítači.
• Rychlé vyhledávání: Možnost vyhledávat dokumenty podle názvu, autora nebo data vytvoření je naprostý základ. Extrémně důležitá je ovšem možnost vyhledávat přímo v obsahu dokumentů – a to i těch digitalizovaných z papírových předloh. Tyto dokumenty by měly popisovat nejen jejich metadata, ale rovněž by měly projít OCR zpracováním pro možnost fulltextového vyhledávání.
• Skenování: Podpora skenerů a multifunkčních zařízení souvisí s digitalizací nových papírových dokumentů i celých archivů. Bez začlenění papírových dokumentů do DMS by nové řešení ztrácelo podstatnou část svého smyslu.
• Propojení s dalšími systémy: DMS je centrálním úložištěm dokumentů pro celou firmu, proto je důležitá jeho integrace s ostatními používanými řešeními – například CRM, ERP, BI či e-mail servery.
• Zabezpečení: Klasické řízení přístupu uživatelů k celým složkám či konkrétním dokumentům doplňují funkce na sledování využití dokumentů (tisk, odeslání, e-mailem, úpravy ad.) konkrétními uživateli, jejichž cílem je zabránit zneužití, neoprávněným změnám a vynášení informací z firmy.
• Mobilní přístup: Moderní DMS řešení umožňují bezpečný přístup k dokumentům ze všech typů zařízení na různých platformách – včetně smartphonů a tabletů. 
• Uživatelská přívětivost: Pouze přehledný a snadno použitelný systém na správu dokumentů přesvědčí firemní uživatele, že jej mají důsledně využívat namísto ukládání dokumentů ve svých počítačích nebo – v horším případě – ve veřejných cloudových úložištích. 

Různá DMS řešení se dále liší podle toho, zdali jsou provozována přímo na serverech firmy, která je využívá, nebo ve formě cloudové služby. Oba způsoby provozu DMS přitom mají své přednosti i nevýhody.

Čtěte také další díly seriálu:
→ DMS jako základ firemní efektivity (1): Očekávání
→ DMS jako základ firemní efektivity (2): DMS Jako sociální síť
→ DMS jako základ firemní efektivity (3): DMS v cloudu a big data
→ DMS jako základ firemní efektivity (4): Dokumenty pro zákazníky

Zaujal vás tento článek?
Zaregistrujte se k odběru našeho e-mailového newsletteru. Každý týden tak pohodlně získáte přehled o důležitých událostech v IT branži.