Oběh dokladů ve většině firem dosud probíhá formou papírových dokumentů, které putují po jednotlivých osobách odpovědných za jejich schválení a autorizaci. Po ukončení takového kolečka bývají běžně opatřeny 2–5 podpisy a jeden doklad může cestovat i déle než 10 dní. Problémy s termínem úspěšného ukončení tohoto procesu se samozřejmě násobí v případě, kdy některá ze zúčastněných osob onemocní či odjede na několikadenní služební cestu.
Dnes se však již nabízí nástroj, který tyto problémy dokáže úspěšně řešit, navíc zkracuje čas potřebný na zpracování vstupních dokladů a ještě přináší další „bonusy“, jako je například možnost okamžité dostupnosti digitalizované verze dokladu všem oprávněným uživatelům systému. Tímto nástrojem je Document Management System (DMS), jehož základním úkolem je umožnit uživateli efektivně spravovat a třídit jakékoliv dokumenty, ať již elektronické, nebo takové, které jsou do elektronické podoby převedeny například pomocí dokumentových skenerů a následně automatizovaně uloženy v dokumentovém skladu ERP systému. Dokumentový sklad pak poskytuje uživatelům další důležité funkce, k nimž patří zejména uspořádání jednotlivých složek do přehledné struktury, fulltextové vyhledávání či automatická tvorba verzí dokumentů, a to včetně evidence změn a přístupů.Vše pak doplňuje automatická archivace celé databáze.
V současné době se můžeme setkat s nabídkou DMS systémů, které nejsou součástí ERP a jejich dodavatelé obvykle nabízejí kromě samotné implementace datového skladu širokou škálu služeb spojených s digitalizací původního papírového archivu společnosti, případně také s vytěžováním obsahu jednotlivých dokumentů.
Druhou možností je DMS integrovaný do prostředí ERP systému, který přináší nové možnosti v automatickém propojení elektronických dokumentů DMS s jednotlivými datovými záznamy v ERP systému, a hlavně v možnosti navázat na vstupní zpracování dokumentů postupy jejich ověřování a autorizace, které probíhají podle nastavených work flow, nadefinovaných podle interních postupů pro zpracování jednotlivých druhů dokladů.
K zajištění provozu elektronického oběhu dokumentů je potřeba kromě již zmiňovaného ERP systému vybaveného modulem DMS, včetně datového skladu, také dokumentový skener a software pro zpracování vstupních dokladů. To pak poslouží pro identifikaci jednotlivých dokumentů v datovém skladu a také pro automatické oddělení jednotlivých dokumentů ve vstupní dávce. Při výběru vhodného typu dokumentového skeneru je důležité zohlednit předpokládaný objem zpracovávaných dokladů. Podstatné je tedy zejména mechanické provedení.
A jak celý proces elektronického oběhu dokumentů zpravidla probíhá v praxi? Všechny dokumenty přicházejí na jedno nebo více vstupních míst do společnosti. Zde jsou obsluhou opatřeny předtištěnými čárovými kódy a založeny do dokumentového skeneru. Po zpracování dávky dokladů jsou načteny do dokumentového skladu a zároveň obsluha jednotlivé záznamy zapíše do modulu Informace. V průběhu zápisu jednotlivých záznamů korespondence obsluha sejme EAN kód z dokumentu, a tím jej jednoduše propojí s naskenovaným obrazem uloženým v dokumentovém skladu.
V dalším kroku elektronického oběhu dokladů pak systém na základě identifikace typu dokladu spustí příslušné work flow, které konkrétní dokument doručí ke schválení nadefinovaným osobám či jejich zástupcům, pakliže nedojde k požadované akci do zvoleného časového úseku. Výzvu k autorizaci je možné distribuovat také na intranet společnosti nebo do mobilních telefonů oprávněných osob.
Obsluha je tedy velmi jednoduchá a přínosy z hlediska efektivity zpracování maximální. Díky DMS systému uživatel získá možnost nejen kdykoliv zobrazit příslušný dokument z prostředí ERP systému, ale zejména se zkrátí doby potřebné pro schvalování dokumentů na zlomky původních časů.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU