Lidé, jejichž povaha práce a kompetence jsou blízko informatice, často hovoří o technickém řešení, probírají, zda je lepší ECM od FileNetu nebo OpenTextu, jak dimenzovat a na čem postavit úložiště dat a dokumentů atd. Zaměstnanci, kteří jsou zodpovědní ve firmě spíše za provozní služby, vidí za uvedenými pojmy „nějaký“ smysluplný systém pro správu, oběh a řízení dokumentů, který by jim (i ostatním uživatelům) mohl usnadnit život, případně snížit náklady.
DMS/ECM je určitým kompilátem obou pohledů, přičemž procesní stránka věci je pro dosažení maximálních přínosů ze zavedení koncepčního document management systému podstatnější než technická. Je řada technicky vyspělých aplikací pro podporu DMS/ECM, které si lze poměrně rychle pořídit, ale není zas tak mnoho firem, které byly (by byly) ochotny věnovat velkou porci času i nákladů na skutečně detailní analýzu procesů spojených se správou a oběhem dokumentů, resp. informací. A první bez druhého velkou revoluci ve zvýšení produktivity firemních procesů (což by mělo být hlavním cílem) nemůže přinést.
Při tvorbě efektivní strategie nasazení DMS/ECM by měl být kladen důraz na následující okruhy:
1. Vstup dokumentů do firmy
2. Výstup dokumentů z firmy
3. Vznik dokumentů (tvorba), jejich modifikace a distribuce
4. Ukládání dokumentů/archivace a vyhledávání
5. Sdílení dokumentů, projektová práce, změnové řízení
6. Workflow dokumentů (papírové i elektronické), schvalovací procesy
7. Možnosti digitalizace dokumentů
8. Technologické možnosti/potřeby podpory DMS/ECM procesů
9. Přenos dat a informací z dokumentů do IS/IT systémů
10. Dostupné kapacity + know-how k řešení projektu a k následné obsluze procesů (vlastní, externí)
Závěrem jedno důležité doporučení – jak se již v mnoha případech prokázalo, má-li projekt přinést kýžené cíle ve zlepšení a zrychlení vnitrofiremních procesů, měl by být hybnou silou/projektovým lídrem DMS/ECM „byznys“, nikoliv IT! Správné zavedení document managementu vnímám jako nástroj k získání konkurenční výhody (rychlejší dostupnost, přenos a kvalita informací obsažených v dokumentech, flexibilnější reakce na podněty z interního i externího prostředí, úspory přímých i nepřímých nákladů) – tedy v podstatě využití skrytých rezerv, které by měl management firmy vždy „přetavit“ v růst obchodních výsledků organizace v její primární podnikatelské oblasti.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU