Nikdo nepochybuje o tom, že moderní technologie nám usnadňují práci, ale na druhé straně se firmy musejí vyrovnat s obrovským nárůstem informací, které je potřeba efektivně zpracovávat, využívat, ale i archivovat. O přístupu k archivaci z hlediska dlouhodobosti a důvěryhodnosti je i tento článek. Pokusíme se vysvětlit, jaký je rozdíl mezi oběma jmenovanými principy archivace, jak tyto archivy pracují a jaké je jejich využití s ohledem na postupy a procesy společností.
Co si představit pod pojmy dlouhodobý archiv a důvěryhodný archiv? Narůstající objem elektronických informací, nutně vyvolává potřebu tyto informace efektivně zpracovávat a archivovat. Proces archivace chápeme jako proces, při kterém jsou elektronické informace, potažmo elektronické dokumenty ukládány na médium, kde mohou být efektivně využívány po dobu archivace. Pojem archivace vychází z obecné metodiky životního cyklu dokumentů, při kterém je "život" každého dokumentu rozdělen do čtyř základních fází:
Tvorba dokumentu - fáze zahrnuje pořízení dokumentu, a to buď jeho příjem elektronickou formou, nebo naskenováním papírového originálního dokumentu.
Zpracování dokumentu - fáze obsahuje začlenění dokumentu do ECM (Enterprise Content Mangement) systémů. Zpracováním dokumentu rozumíme jeho editaci, vytváření verzí dle stanovených kritérií. Fáze zpracování zahrnuje i procesy související s připomínkováním a schvalováním dokumentu. Nedílnou součástí zpracování dokumentu je doplnění popisných atributů, podle kterých jsou dokumenty efektivně a rychle vyhledávány.
Publikace dokumentu - fáze zajišťuje zveřejnění dokumentu. Je umožněno zpřístupnění prostřednictvím elektronické pošty, prezentace na internetovém portálu nebo vytištění a odeslání v papírové podobě mimo společnost.
Archivace dokumentu a jeho následná skartace - fáze zahrnuje archivaci dokumentů, kdy je možné při dodržení předpisů dokumenty znovu použít. Po uplynutí doby archivace lze ze skartačního řízení určit dokumenty ke skartaci a tu také následně provést.
V úvodu článku jsme hovořili o dvou pojmech. O dlouhodobé archivaci a důvěryhodné archivaci. Zastavme se u prvního pojmu, u dlouhodobé archivace. Dlouhodobá archivace je chápána jako proces, kdy jsou elektronické dokumenty dlouhodobě ukládány a je možné je v případně potřeby bez problému zobrazit a vytisknout. Při dlouhodobé archivaci je hlavní důraz kladen na to, že elektronický dokument musí být i za několik desítek let přístupný, čitelný a dostaneme z něj i všechny potřebné informace. Oproti tomu druhý pojem, tedy důvěryhodná archivace, je zaměřen na to, že u každého elektronického dokumentu, který je v archivu uložen, jsme schopni garantovat jeho původ a neměnnost. A to i na právní úrovni. Elektronický dokument uložený v důvěryhodném archivu je po právní stránce srovnatelný s originálním papírovým dokumentem s vlastnoručním podpisem.
PRINCIPY DLOUHODOBÉHO ARCHIVU
Jak již bylo řečeno, cílem dlouhodobého archivu je zajistit přístup a čitelnost elektronických dokumentů v časovém horizontu i několika desítek let. Možná vás napadne, jak je možné něco takového zajistit, při tempu vývoje IT, kdy se každý den objevují informace o nových technologiích a nových produktech. Zajištění čitelnosti archivovaného elektronického dokumentu v horizontu několika desítek let, lze při splnění následujících principů:
Výběrem vhodného archivního formátu. Výběr vhodného archivního formátu lze dnes považovat za alfu a omegu všech řešení dlouhodobých archivů. Zkušenosti z projektů, kde byla tato otázka řešena, ukazují na to, že pro dlouhodobou archivaci je vhodné použít formáty, které jsou definovány normami ISO nebo jinými dlouhodobými standardy. V současné době na významu získává formát PDF/A, který je určen normou ISO 19005-1:2005 jako standard pro dlouhodobou archivaci.
Vhodnou migrací formátu na aktuální formát. Když se zamyslíme nad problematikou dlouhodobosti, je třeba pamatovat na to, že každý formát časem zastará a je nutné jej nahradit. Migrace do vhodného archivního formátu, nás problémů zbaví, jen je není nutné po nějakou dobu řešit. Časem budeme stejně nuceni provést migraci všech elektronických dokumentů do formátu, který bude v dané době čitelný, zobrazitelný a poskytne nám požadované údaje. Migrace tak zajistí, že každý elektronický dokument je v archivu uložen ve formátu, který je v daném časovém okamžiku čitelný a zobrazitelný aktuálními produkty a technologiemi.
Nezávislost na hardwarové i softwarové platformě. Dlouhodobý archiv musí být navržen tak, aby celá jeho koncepce byla nezávislá na použitých hardwarových a softwarových technologiích. To znamená, že archiv musí být lehce přenositelný na jakoukoliv jinou novou platformu. Nikdo nemůže garantovat, že současní výrobci tu budou i za desítky let, lze garantovat pouze to, že dokumenty bude vždy možné přenést na novou vybranou platformu.
To jsou tři základní principy dlouhodobé archivace. Principů a pravidel, které je nutné dále dodržovat, je celá řada, ale popsat je všechny přesahuje rozsah tohoto článku. O důležitosti dlouhodobé archivace svědčí mnoho projektů, které tento problém řeší nebo se připravují jej řešit.
PRINCIPY DŮVĚRYHODNOSTI
Ve shrnutí jsme si řekli, že pod pojmem důvěryhodného archivu si představujeme takový archiv, který garantuje, že dokument nebyl po celou dobu archivace změněn, je ve své původní originální podobě. Důvěryhodný archiv garantuje, že autor dokumentu uvedeným v dokumentu je skutečně ten, kdo dokument do archivu uložil. Důvěryhodný archiv je založen na následujících principech:
Zabezpečení vstupního komunikačního kanálu. Abychom mohli říci, že dokumenty, které jsou uloženy v důvěryhodném archivu, jsou skutečně důvěryhodnými, musíme zabezpečit už jejich vstup do archivu. Musíme zabezpečit, že dokument nebyl při cestě od autora do archivu změněn nebo nahrazen jiným dokumentem.
Vstupní kontrola. Dokument, který je uložen do důvěryhodného archivu, musí být zkontrolován a jednoznačně identifikován. Kontrola ověřuje původ a obsah dokumentu.
Elektronický podpis, časová značka a jejich obnova. Dokument, který chceme z litery zákona prohlásit za důvěryhodný, musí být podepsán elektronickým podpisem nebo označen časovou značkou. Tyto certifikáty, ale mají omezenou platnost. Důvěryhodný archiv zabezpečuje obnovu těchto certifikátů, tak aby byla zaručena kontinuita certifikátu a tím i právní prokazatelnost dokumentu.
Monitorování systému. Důvěryhodný archiv musí být vybaven monitorovacím nástrojem, pro každý dokument vede záznamy o operacích, které byly s tímto dokumentem provedeny.
I zde platí to, co jsem řekl o dlouhodobém archivu, principů, které musejí být dodrženy, je mnoho, ale uvedl jsem jen ty nejzákladnější.
LEGISLATIVA A UŽIVATELÉ
Výhody dlouhodobé archivace a důvěryhodné archivace jsou zřejmé. Na jedné straně dlouhodobě čitelné dokumenty, na straně druhé dokumenty, které mají právní prokazatelnost. Ideálním řešení je kombinace obou archivů a jejich implementace do firemních procesů. Typickými uživateli je bankovní sektor, státní instituce, pojišťovny, velké společnosti atd. Prostě všichni, kdo potřebují dlouhodobě ukládat dokumenty a ještě mít zaručenu jejich právní prokazatelnost.
Pro organizace, které tato řešení chtějí využívat, to znamená dodržování přesně stanovené metodiky pro správu, řízení a archivaci dokumentů. Veškeré metodiky musejí být v souladu s platnými zákony, které je nutné z pohledu dlouhodobé a důvěryhodné archivace nutné dodržovat:
- zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
- vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
- zákon č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu
- nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon o elektronickém podpisu
- vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách
- zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
SLOVO NA ZÁVĚR
V článku jsme se snažili shrnout problematiku, která by zasloužila mnohem více prostoru. Nebylo by správné, kdyby čtenáři nabyli dojmu, že se jedná o věc jednoduchou a snadno realizovatelnou. Opak je pravdou. Jedná se o problematiku, která je velice komplikovaná a její řešení není triviální, ale s ohledem na další rozvoj IT technologií je nutné ji řešit. Výhody, které nám tyto principy přinášejí, jsou zřejmé a budou stále více ekonomicky prokazatelnější.
Autor pracuje jako IT konzultant ve společnost ICZ, divize správa a řízení dokumentů. Jako projektový manažer řídí projekt Digitálního archivu Národního archivu
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU