Data governance: Nejlepší praxe řízení datových prostředků

Jiná definice popisuje data governance jako plánování, dohled a kontrolu nad správou a využitím dat. Jde o součást širší disciplíny správy dat označované jako data management, případně data resource management.

Rámec data governance

Data governance můžeme považovat za funkci, která podporuje všeobecnou strategii správy podnikových dat. Rámec data governance podniku poskytuje komplexní přístup ke shromažďování, správě, zabezpečení a uchovávání dat. Celou podnikovou správu dat lze připodobnit k loukoťovému kolu, kde data governance představuje náboj, z nějž vychází deset paprsků:

• Datová architektura: celková struktura datových a souvisejících prostředků jako nedílná součást podnikové architektury
• Modelování a design dat: analýza, design, budování, testování a údržba
• Ukládání dat a provoz úložišť: Strukturované fyzické datové úložiště a jeho správa
• Zabezpečení dat: zajištění ochrany soukromí, důvěrnosti a řízení přístupu
• Integrace a interoperabilita dat: pořizování, extrahování, transformace, přesouvání, poskytování, replikace, federace, virtualizace a provozní podpora
• Dokumenty a obsah: uchovávání, ochrana, indexování a zpřístupňování dat v nestrukturovaných dokumentech a umožnění integrace a interoperability se strukturovanými daty
• Referenční a hlavní data: správa sdílených dat pro omezení redundance a zajištění vyšší kvality dat pomocí standardizovaných definic a hodnot
• Datové sklady a business intelligence (BI): řízení analytického zpracování dat a jejich zpřístupnění pro účely rozhodování a reportingu
• Metadata: sběr, kategorizace, údržba, integrace, kontrola, správa a poskytování metadat
• Kvalita dat: definice, monitoring, udržování integrity a zlepšování kvality dat

Při zvažování strategie data governance je nutné brát v úvahu všechny uvedené oblasti. Odborníci varují, že to není jednorázový projekt, ale vysoce komplexní, dlouhodobý program, kde hrozí, že účastníci ztratí zájem a důvěru. Doporučují proto začít zavedením v omezeném rozsahu a postupně ji rozšiřovat na celý podnik. Celý proces se může uskutečnit v těchto krocích:

• Definice cílů a popis přínosů
• Posouzení aktuálního stavu a rozdílová analýza
• Sestavení rámcového plánu
• Přesvědčení zainteresovaných stran a sestavení rozpočtu
• Zpracování programu data governance a sestavení plánu
• Implementace programu data governance
• Monitorování a kontrola

Cíle data governance

Cílem je stanovit metody, odpovědnosti a procesy pro standardizaci, integraci, zabezpečení a uchovávání podnikových dat. Podle Centra pro výzkum podnikových aplikací (BARC) by měl podnik usilovat o:

• Minimalizaci rizik
• Zavedení interních pravidel pro užívání dat
• Dodržování požadavků na compliance
• Zlepšení interní i externí komunikace
• Zvyšování hodnoty dat
• Zajištění realizace výše uvedeného
• Snižování nákladů
• Přispění k zajištění pokračující existence podniku díky řízení a optimalizaci rizik

Pracovníci BARC poznamenávají, že programy data governance se vždy prolínají strategickou, taktickou a operační rovinou a je nutné k nim přistupovat jako k dlouhodobému, iterativnímu procesu.

Přínosy data governance

Většina podniků již data governance v určité podobě provozuje na úrovni jednotlivých aplikací, obchodních jednotek nebo funkcí, byť s neformálně stanovenými procesy a odpovědnostmi. Je to otázka systematické, formální kontroly nad těmito procesy a odpovědnostmi. Některé přínosy správy dat nelze uskutečnit právě bez systematické data governance. Patří mezi ně:

• Lepší a komplexnější podpora rozhodování díky konzistentnosti a jednotnosti dat v celém podniku
• Jednoznačná pravidla pro změnu procesů a data, která pomáhají byznysu i IT k větší agilitě a lepší škálovatelnosti
• Snížení nákladů v dalších oblastech správy dat díky centrálním kontrolním mechanismům
• Vyšší efektivita díky možnosti opakovaného využití procesů a dat
• Vyšší důvěra v kvalitu dat a dokumentace datových procesů
• Lepší zajištění souladu s předpisy na ochranu dat

Principy data governance

Předpokladem úspěchu programů data governance je dodržování těchto osmi principů:

1. Všichni účastníci musejí spolu vzájemně jednat pravdivě, upřímně a otevřeně o motivech, omezeních, možnostech a dopadech rozhodnutí, která se týkají dat.

2. Procesy data governance vyžadují transparentnost. Všem zúčastněným a auditorům musí být zřejmé, jak a kdy byla do procesů implementována rozhodnutí a kontrolní mechanismy týkající se dat.

3. Rozhodnutí, procesy a kontrolní mechanismy týkající se dat, které jsou předmětem data governance, musejí být dokumentované a auditovatelné.

4. Data governance musí definovat, kdo je odpovědný za rozhodnutí, procesy a kontrolní mechanismy týkající se dat, které jdou napříč funkcemi.

5. Data governance musí definovat, kdo je celkově odpovědný za správcovské aktivity, které jsou v odpovědnosti jednotlivých přispěvatelů a skupin správců.

6. Systém brzd a protivah. Data governance definuje odpovědnosti způsobem, který tvoří systém brzd a protivah mezi byznysem a IT a mezi těmi, kdo informace sbírají nebo tvoří, těmi, kdo je spravují, těmi, kdo je užívají, a těmi, kdo definují standardy a požadavky na compliance.

7. Data governance zavádí a podporuje standardizaci podnikových dat.

8. Řízení změn. Data governance podporuje aktivní i reaktivní činnosti spojené s řízením změn u referenčních datových hodnot a struktury/využití hlavních dat a metadat.

Role v data governance

Každý podnik pojímá data governance odlišně, ale existují některé společné body.

Řídicí výbor
Data governance se týká celého podniku, takže je obvykle v gesci řídicího výboru složeného z vyšších manažerů, mnohdy na úrovni C nebo viceprezidentů. Řídicí výbor rozhoduje o celkové strategii a cílech, podporuje správce dat a kontroluje plnění harmonogramu a výsledků celé organizace, která má projekt na starosti.

Vlastník dat
Každý vlastník dat zajišťuje řízení informací v rámci určité datové domény. Vlastníci dat jsou obvykle členy řídicího výboru a mají na starosti schvalování definic dat, zajišťování přesnosti informací, činnosti zaměřené na kvalitu dat, schvalování postupů správy dat, řešení problémů ve spolupráci s ostatními vlastníky dat a informování řídicího výboru o softwarových řešeních, politikách nebo regulatorních požadavcích týkajících se dat v jejich doménách.

Správce dat
Správce dat má na starosti každodenní správu dat. Je to odborník na danou oblast, který chápe a vysvětluje význam a využití informací. Správci dat jsou členy rady správců a společně rozhodují o většině záležitostí týkajících se dat, odhalují a řeší problémy, navrhují datové politiky, odpovídají vlastníkům dat a dalším zainteresovaným stranám v příslušné datové doméně a spolupracují s ostatními jednotkami napříč podnikem na zajištění řádné správy a využití dat.

Nástroje data governance

Jde o dlouhodobý program, nikoli technické řešení. Existují však nástroje, které s uskutečněním programu dokážou pomoci. Výběr takového nástroje závisí na konkrétních potřebách podniku, objemu dat a rozpočtu. Mezi nejčastěji užívaná data governance řešení patří:

• SAS Data Management
• Collibra Governance
• Informatica Axon
• Varonis Data Governance Suite
• Alation
• SAP Data Hub
• IBM Data Governance
• Unifi Data Platform