Controlling: Víc než účetnictví

K hlavním důvodům, proč firma implementuje či mění informační systém, patří většinou zastaralost současného systému, to že dodavatel současný systém přestal podporovat, nový systém umožní optimalizaci, standardizaci a automatizaci procesů nebo má jeden centrální integrovaný systém nahradit několik dosavadních systémů. Pokud si firma nový informační systém již vybrala, začíná to nejdůležitější: období kompromisů s cílem převést vize managementu, požadavky uživatelů a zkušenosti konzultantů do konečné podoby systému.

Důležitost finančního informačního systému je dána tím, že ve firmách trvale roste počet prováděných transakcí, které se musí promítnout do účetnictví. Účetnictví má své vlastní kontrolní mechanizmy, jež se omezují pouze na správnost účtování. Sem patří metody pro správné účtování DPH, generování rozvahy či dalších podkladů pro daňová přiznání. Hlavní účetnictví musí odpovídat nejen statutárním požadavkům daným legislativou, ale například nadnárodní firmy mají navíc zavedené společné standardy pro vykazování výsledků. Jejich generování je již výsledkem nástrojů controllingu, který poskytuje manažerům nadstavbové nástroje pro sledování výkonnosti firmy. Ty ve formě sestav poskytují užitečné a přesné analytické pohledy manažerům na všech úrovních řízení. Aby tyto sestavy mohly být generovány, musí být u jednotlivých transakcí zaznamenáno daleko více detailů, což musí vhodný finanční informační systém umožnit a podporovat. U účetních dat totiž není možné sledovat například náklady na střediska, projekty, zaměstnance či jednotlivé firemní vozy. Pro obchodní společnosti je důležité například sledování výnosů regionů či nákladů na obchodní zástupce tak, aby byly schopné připravit výsledovky podle požadovaných detailů. Výrobní společnosti často navíc potřebují sledování jednotlivých případů podle odvětví zákazníka, produktu nebo výrobního střediska. Účetnictví musí data poskytovat v nejvyšším detailu pro budoucí zpracování. U výnosů to bývá cca 6–7 dalších kritérií.

Proto je nutné již při implementaci systému definovat požadavky a reálné potřeby pro správnou funkci controllingu. V praxi je běžné, že se ve fázi návrhu objeví mnoho požadavků, které později nemají reálné použití. Například po dvou letech se zjistí, že nástroj není využíván vůbec, nebo jen zřídka. Příčiny lze rozdělit do dvou oblastí: Požadavky na reporty nebo sestavy byly zajímavé, ale nereálné pro využití, protože získané sestavy nelze jednoznačně interpretovat. Druhým problémem bývá obtížnost generování primárních dat, takže pro náročnost nejsou funkce využity vůbec.

Obecně lze doporučit, aby na začátku nasazení finančního informačního systému zákazník počítal pouze s těmi daty a pohledy controllingu, které jsou vhodné pro okamžité využití v horizontu jednoho až dvou let. U širších funkcí, které jsou navrženy jako „dobrý nápad“, je vhodné o implementaci rozhodnout až po nasazení základních funkcí. Toto rozhodnutí již mohou odpovědní pracovníci zákazníka provést se znalostí systému, získanou v průběhu implementace. Tito lidé z firmy, kteří mají přehled o požadavcích na systém i o procesech ve firmě, jsou většinou v roli správce nebo manažera informačního systému. Po nasazení jsou schopni systém spravovat a pomáhat dalším uživatelům získat z něj různé pohledy na informace, například na podrobný report o konkrétním obchodníkovi. Jejich funkce souvisí také s tím, že systém používají pracovníci na referentských pozicích – účetní, vedoucí financí a účetnictví, stejně tak vedoucí plánování a controlingu. Management společnosti a často ani finanční ředitel se systémem přímo nepracují, ale potřebují různé typy reportů. Dále stanovují termíny pro uzávěrky, a to v souladu s koncepcí firmy či s ohledem na potřeby nadnárodních složek.

GENEROVÁNÍ REPORTŮ

Spolupráce manažera informačního systému s dodavatelskou firmou souvisí i s vytvářením sady reportů. Ve fázi implementace i kdykoli později je potřebné přesně definovat požadavky na generované sestavy a reporty, a to nejen z pohledu výsledných dat, ale také z pohledu jejich výpočtu. Často si tyto sestavy vytváří sám manažer, například zprávu o ziskovosti zákazníka. U složitějších sestav a většinou také při spuštění systému si reporty zákazník objednává u dodavatele řešení. Výhodou dodávky je, že zákazník dostává celý funkční balík, kde reporty hned fungují. Po předání systému a načtení dat má k dispozici sestavy odpovídají jeho potřebám, včetně šablony s odpovídajícím designem.

Pokud si reporty zákazník dělá sám, vyžaduje to jeho zdroje, zahrnující čas a školení v užívání nástroje pro generování sestav. Ten je využitelný, pokud tvorba nevyžaduje složité znalosti IT, například přímý přístup do databázových zdrojů. Pokud firma takového člověka má, může mít k dispozici i rozsáhlé znalosti o tom, jak systém funguje a jak je nastaven. Díky tomu lze přímo ve firmě vytvářet nové reporty podle svých potřeb a celý systém tak rozvíjet.

Obě varianty lze s výhodou kombinovat. Vlastní člověk může na požadavky managementu i výkonných pracovníků reagovat daleko rychleji než dodavatel. Pokud ale takový člověk z firmy odejde, tato znalost, která je velmi rozsáhlá a není zpravidla nijak dokumentovaná, se ztrácí. Je velmi složité toto know-how předávat či přebírat. Přesto je interní znalost systému výhodná, zejména pro firmy, které rostou. Manažer informačního systému je schopen dohledat a pochopit vazby dat a díky tomu analyzovat či interpretovat i chybně generované reporty. Často velmi rychle odhalí příčiny nesprávně generovaného ukazatele a může najít a opravit například chybu zadaných vstupních dat. Tato výhoda je limitována tím, zda firma dokáže pro tuto pozici alokovat vhodného pracovníka. Je nutné si uvědomit, že IT specialisté jsou velmi vytíženi a na podobné zásahy nemají čas. U mnoha firem je dnes správa informačních technologií plně outsourcována. Firma také nemůže vyhradit člověka pouze na správu informačního systému, pokud jeho přínos není dostatečně prokazatelný.

AUTOMATICKÉ VÝPOČTY

Pro řadu operací souvisejících s controllingem lze s výhodou aplikovat automatické výpočty v nastavených periodách: týdenní zprávu o výkonnosti obchodníků, měsíční závěrky středisek či denní přehled uzavřených zakázek. V nastaveném čase se automaticky provedou výpočty, což šetří práci i přemýšlení. Výrazně se tak eliminuje riziko lidských chyb při zpracování, protože postup je vždy 100% dodržen. Automatizace může být ale také nevýhodou, zejména pokud zdrojová data pro sestavy pocházejí z různých zdrojů, například z více aplikací. Pokud se nějaká chyba vyskytne, nemusí být při rutinním zpracování odhalena a potom se také těžko dohledává. Uživatel často netuší, kde se data berou, jak probíhá jejich ověření a samotný výpočet. Pokud by ale měl někdo celou operaci dělat ručně, je to ztráta času a lidských kapacit.

Firmám lze proto doporučit poloautomatický způsob zpracování. Obsluha musí vědět, kde jsou zdroje dat a jak probíhá jejich kontrola, pokud pocházejí z různých aplikací. Například při načítání desítek tisíc záznamů transakcí neproběhne automatické odsouhlasení záznamů. Informovanému manažerovi systému může pro odhalení chybného záznamu a jeho opravu stačit několik minut. U takto složitých sestav je vhodné nastavit takové mezikroky, aby obsluha mohla kontrolovat data i průběh procesu. Manažer musí mít jistotu, že pokud se data načetla, jsou správná. To platí zejména u importních a exportních operací, které ovlivňují nejen vypočtené sestavy, ale zejména samotná zdrojová data pro další zpracování. U řady controllingových nástrojů lze tyto kroky přesně definovat a nastavit.

NASAZENÍ VHODNÉHO ŘEŠENÍ

Pokud se na oblast informačních systémů podíváme z pohledu firmy, je otázka komplexnosti či specializace řešení velmi důležitá. V řadě oborů od průmyslu, přes distribuci až k sektoru služeb se stejně jako firmy i informační systémy specializují na daný sektor. Potřeby výrobců dílů pro automobily se značně liší od potřeb poskytovatelů multimediálních služeb či od řízení zpracování mléka. Je jisté, že neexistuje žádné univerzální řešení. Proto se dnes velmi často setkáváme s oddělením informačního systému např. pro řízení výroby a finančního informačního systému.

Autor je ředitelem společnosti LLP Prague.