Chytré místnosti si pamatují vše

Pracovní prostory vybavené moderními informačními technologiemi mohou výrazně zvýšit produktivitu při týmové spolupráci.

Během pouhých 4 měsíců vytvořili studenti Carnegie Mellon University (CMU) v americkém Pittsburku interaktivní fyzický a digitální pracovní prostor, který ukazuje, kam se v příštích letech může ubírat podpora interaktivní spolupráce firemních týmů. V rámci projektu nesoucího označení Barn vznikl prototyp konferenční místnosti vybavený řadou výdobytků moderních informačních technologií.
Na první pohled vypadá místnost na pittsburkské univerzitě jako jakákoli jiná konferenční místnost -- jsou tu stoly, křesla a obvyklá bílá tabule. Když se na ni ale návštěvník podívá podrobněji, najde tu kamery, projektory, mikrofony, reproduktory a elektronická pera, to vše přimontované ke zdem, stolům i stropu.
Členové týmů, které se zde scházejí, se přihlašují k systému Barn prostřednictvím svých RFID přívěsků (Radio-Frequency IDentification) přikládaných na elektronický řídicí panel. Všichni také nosí senzory, které je identifikují a umožňují sledování jejich pozice v každém okamžiku průběhu mítinku.

Na mítinku

Na prvním setkání skupiny vloží jeden z jejích členů do systému identifikační data všech osob a vytvoří perzistentní virtuální pracovní prostor, jenž bude obsahovat veškeré informace o řešeném projektu. Systém Barn jej bude zaplňovat daty při každém dalším setkání. Do svých logů zaznamená audio, video i obecná data, která v průběhu mítinků vzniknou.
V rámci schůze může kterýkoli její účastník přistoupit k takzvané „Myslící ploše“, což je inteligentní interaktivní displej zabudovaný do digitální bílé tabule -- a zaznamenat zde graficky svou myšlenku -- ta je okamžitě ukládána do datového záznamu setkání spolu s komentáři od dalších členů skupiny. Současně s ní mohou pracovat účastníci setkání na svých noteboocích.
Odezvou z pléna tak může být nejen příchod dalšího účastníka k tabuli, ale také použití elektronického pera na vlastním notebooku -- zde je možno realizovat komentář nebo zatržení určitého objektu kresby a výsledek se zobrazí na „Myslící ploše“. Software pro takzvanou „sociální geometrii“ zná rozmístění všech účastníků, a proto může odpovídajícím způsobem ovládat osvětlení a mikrofony v místnosti.

Klíčové body

Když je na mítinku učiněno nějaké zásadní rozhodnutí nebo vznikne nějaký důležitý koncept, určená osoba ťukne na tlačítko TWI (That Was Important -- to bylo důležité) na svém počítači, čímž se na odpovídající místo záznamu umístí praporek. Pak se k němu lze kdykoli rychle a pohodlně vrátit.
Člen skupiny, který se nemůže nějakého setkání osobně účastnit, má možnost prostřednictvím webového portálu Barnu procházet záznamem schůze, přičemž může být automaticky zastavován na místech označených praporkem TWI. Má pochopitelně také možnost projít celé setkání s tím, že si vyslechne vše, co zde zaznělo, a uvidí veškeré grafické záznamy z Myslící plochy.
„Barn a jeho Myslící plocha byly zkonstruovány proto, aby usnadnily týmovou práci na mítincích, jejichž cílem je vytvořit nějaký druh návrhu -- může jít třeba o software, hardware nebo o nějaký spotřební výrobek,“ vysvětluje Asim Smailagic, fakultní poradce pro projekt Barn. „Naši inteligentní místnost lze s výhodou použít pro realizaci brainstormingu, vytváření ideí, generování znalostí i pro jejich přenos,“ říká.
„Barn opravdu stojí za pozornost. Disponuje totiž ohromným množstvím zajímavých vlastností -- a o každé z nich jsou výzkumníci přesvědčeni, že je pro jeho funkci nezbytná,“ říká Ted Selker, profesor mediální laboratoře na MIT. „Je to typický projekt CMU.“
Selker oceňuje schopnost Barnu zaznamenávat všechny aspekty setkání. „Všichni se cítíme být dotčení pomíjivostí konverzace. Jestliže se účastníte nějakého setkání a poté o něm dva týdny nemluvíte, je to, jako by se nikdy neuskutečnilo. Vše je zapomenuto,“ říká Selker. Barn si však pamatuje vše.

Koordinace týmů

Dan Siewiorek, šéf institutu pro výzkum interakce mezi člověkem a počítačem při Carnegie Mellon University, tvrdí, že velké návrhářské týmy s několika částečně nezávislými podskupinami čelí problémům s koordinací. Stále se potýkají s otázkou, jak zajistit, aby jednotlivé skupiny nečinily konfliktní rozhodnutí, která musejí být v budoucnosti zvrácena, a to někdy za vynaložení velmi vysokých nákladů.
Siewiorek tvrdí, že budoucí verze Barnu se pokusí řešit uvedený problém tím, že nechá styčnou osobu v každé podskupině auditovat výstupy setkání ostatních podskupin. Styčná osoba však nebude muset sledovat celá setkání, protože Barn rozpozná klíčová slova, o která by se daná osoba mohla zajímat, a upozorní ho na místa, kde se hovoří k tématu jejího zájmu.
„Software Barnu může kontrolovat verbální konverzaci i údaje, které se objevují na bílých tabulích, a jakmile by se probíraná data mohla vztahovat k zájmům jiné skupiny, vzdálená osoba je okamžitě vyzvána k tomu, aby se zaměřila na probíhající konverzaci,“ vysvětluje Siewiorek.
„Práce na podpoře týmové spolupráce ze strany IT se táhne již několik dekád a existuje ohromné množství krásných ideí, které se nikdy nedostaly dál než na rty svých tvůrců,“ říká Daniel Bobrow, výzkumník z Palo Alto Research Center. Podle jeho názoru výzkumníci z oblasti IT často kladou technologii před lidské faktory. „Mají nějaké řešení, o kterém se domnívají, že kdesi může pomoci, a potom jdou a hledají problém,“ říká. „Dají dohromady všechny technologické páky, na které si vzpomenou, ale když jsou hotovi, ukáže se, že to, co stvořili, neodpovídá způsobu lidského chování,“ dodává.
Siewiorek ale tvrdí, že výzkumníci CMU berou jako první v potaz právě lidský faktor a teprve poté technologii -- a netechničtí projektoví poradci na škole jim s tím pomáhají. Jeden z nich například doporučil, aby účastníci schůzek v Barnu dostali k sezení spíše barové stoličky než běžná křesla. „Potom je daleko pravděpodobnější, že se zvednou a půjdou k Myslící ploše a zde budou kreslit své ideje, než že zůstanou sedět a budou je kreslit do svého počítače,“ uvádí.

Tento článek je překladem z amerického Computerworldu a jeho plná česká verze vyšla v CW 30/2003.