Úspěšní CIO vždy hledají způsoby, jak eliminovat nadměrné náklady. Bohužel mnoho IT lídrů se při své snaze zbavovat se finanční zátěže dostává do běžných pastí, které zbytečně poškozují IT i podnikové služby a provoz.
Vědět, co řezat, kdy řezat a jak hluboce řezat, je umění, úplně stejně jako ekonomická věda. Dobrým způsobem, jak začít, je vyhnout se následujícím sedmi hlavním chybám snižování rozpočtu IT.
1. Snižování nákladů bez zapojení podniku
Samir Datt, výkonný ředitel v technologické poradenské praxi globální poradenské firmy Protiviti, doporučuje úzce spolupracovat s obchodními lídry podniků na vytvoření dobře definovaného a efektivního organizačního rámce IT.
„Aplikujte výdaje na IT na klíčové funkce, které dávají IT organizaci největší smysl a jsou sladěny s obchodními iniciativami, a přitom snižují náklady [například] prostřednictvím outsourcingu v méně důležitých oblastech,“ radí.
Datt také konstatuje, že partnerství s lídry v oblasti nákupu a lidských zdrojů může otevřít dveře dalším příležitostem k úspoře nákladů, jako je identifikace potenciálně výhodných úprav smluv a přilákání a udržení klíčových talentů.
2. Čekání na to, až vedení snižování nákladů nařídí
Častým úskalím je nereagovat proaktivně na snižování nákladů kvůli nepozornosti, popření nebo nadměrnému optimismu. „Výsledkem je, že škrty rozpočtu IT nejsou sladěny s firemními cíli,“ říká Rocco Rao, analytik, ředitel výzkumu a výkonný poradce společnosti Info-Tech Research Group, nezávislé IT výzkumné firmy.
Zbytečné zdržování aktivity na poslední chvíli omezí možnosti snížení rozpočtu na přísně reaktivní opatření, jako je snížení počtu zaměstnanců, zrušení projektů a odložení nákupu aktiv. „Proaktivní přístup se zaměřuje na strategie pro optimalizaci provozu IT, zajišťování zdrojů a správu portfolia projektů,“ říká Rao.
Pokud se na IT pohlíží jako na velmi reaktivní entitu, bude CIO pravděpodobně odpovědný za sníženou úroveň služeb, protože požadované škrty nebyly po konzultaci s dotčenými obchodními jednotkami řešeny efektivně. Výsledkem je promarněná příležitost pro IT prezentovat se jako obchodní partner a strategický a nikoliv pouze operativní hráč, poznamenává Rao.
3. Snižování nákladů před provedením dostatečné analýzy
Vedoucí IT pracovníci, kteří rozhodují o snižování nákladů příliš rychle a bez potřebných informací a poznatků, mohou nechat IT organizaci potýkat se s nedostatkem výkonu a efektivity. „Pokud dojde například k omezení v oblasti kybernetické bezpečnosti, pak by zbytek IT infrastruktury a sítí mohl být vystaven většímu riziku,“ říká Bason Paravattil, ředitel pro řešení v severoamerické pobočce společnosti Capgemini, která se zaměřuje na cloudové infrastrukturní služby pro podnikání a IT poradenství.
Dalším příkladem nerozvážného snižování nákladů je snižování rozpočtů datových center ve chvíli, kdy se organizace přesouvá do cloudu. „Na první pohled to dává smysl, ale ekonomika IT se neustále vyvíjí a přechod do cloudu nemusí nutně znamenat, že má finanční smysl provádět řezy v datových centrech reakčním způsobem,“ říká Paravattil. Věří, že nejlepším způsobem, jak zajistit plně informované rozhodování, je, aby vedoucí IT vedli prvotní práci s využitím více zdrojů dat k ověření rozpočtových škrtů.
4. Zpoždění investic do kritických technologických programů
Na první pohled se zpomalení nebo zastavení investic do nových technologií může zdát jako chytrý krok. Přesto však zdání může klamat. „Programy bude nutné průběžně kontrolovat, protože malé úspory nyní mohou vést k rychlejším větším investicím, protože IT se snaží udržet krok s rostoucími požadavky podnikání 21. století,“ varuje Chris Fieldingová, CIO ze Sungard Availability Services, což je poskytovatel služeb IT obnovy.
Problém je dvojí, poznamenává Fieldingová. „Snižuje se nejen vaše schopnost vyhovět měnícím se obchodním požadavkům, ale zpoždění investic nakonec povede k výrazně větším, složeným investicím, a to vše ve chvíli, kdy týmové dovednosti začínají stárnout a talentovaní zaměstnanci začínají hledat příležitosti, jež pro ně budou větší výzvou,“ říká.
Fieldingová navrhuje řešení problému vytvořením plánu a časové osy, která definuje podnikové cíle a vizi IT pro splnění těchto cílů. „Vrstvěte investice, aby bylo možné podniknout malé kroky, které povedou ke změnám v celé organizaci, a zároveň vám umožní čas investovat do rozvoje dovedností týmů,“ radí.
5. Selhání optimalizace útrat
Optimalizace výdajů může vést k významným úsporám, aniž by se snížil výkon kritických operací nebo služeb, poznamenává Matt Deres, CIO společnosti Rocket Software, což je soukromá firma zabývající se vývojem softwaru. Deres doporučuje vzít v úvahu všechny relevantní náklady a určit, nakolik konkrétní služby, jako jsou finanční systémy, servery, podpora stolních počítačů a síťové služby, musí běžet. „Pokud máte tyto podrobnosti, spolu s daty zahájení a ukončení všech vašich smluv, je mnohem přímočařejším úkolem proaktivně pochopit vaši strukturu nákladů a to, kde můžete optimalizovat snížením duplikace nebo nevyužívaných služeb,“ říká Deres. „V dobách vynucenějšího snižování nákladů jsou tato data mocným nástrojem pro spolupráci s firmou na tom, jaké služby bude pravděpodobně nutné optimalizovat, aby vyhověly rozpočtovým omezením.“
6. Snižování nákladů příliš zeširoka a bez rozdílu
Vedoucí IT často přehnaně reagují na mandát snižování rozpočtu tím, že „švihnou příliš širokou sekerou“. Aby bylo možné vyhovět objednávkám shora, mnoho lídrů v oblasti IT používá přístup snižování nákladů typu „univerzální pro všechny“, poznamenává Ramesh Balakrishnan, senior manažer v IT a obchodní poradenské společnosti EY Consulting.
„Toto je obvykle zkratka používaná vůdci, kteří nedělají nebo nemají čas analyzovat taktické oblasti, kde mohou snížit náklady, a to s minimálním dopadem,“ říká. „Omezení jsou vynucována bez viditelnosti do oblastí citlivých buď na základy celé organizace, nebo na [místa], která by mohla mít nepříznivý dopad na podnikání nebo uživatele, jako je řízení rizik nebo oblasti, které ve skutečnosti zrychlují obchodní růst.“
Balakrishnan věří, že na úspory nákladů je třeba pohlížet holisticky jako na kombinaci taktického snižování nákladů a optimalizace nákladů. „Taktické snižování nákladů se používá v konkrétních oblastech a na základě důkladného pochopení výhod oproti dopadům na podnikání, uživatele a morálku týmu,“ říká. „Optimalizace nákladů se zaměřuje na dlouhodobější úspory nákladů prostřednictvím optimalizace výdajů skrze budování schopností, jako je automatizace [a] proaktivní monitorování, což vede k vyhýbání se snižování počtu zaměstnanců a lepšímu využití investic.“
Když při snižování nákladů budete mít na paměti pouze taktické cíle, často to vede k větším nepředvídaným problémům, jako jsou nepříznivé obchodní dopady, problémy s produktivitou koncových uživatelů a zvýšené riziko narušení bezpečnosti. „Je zásadní si uvědomit, že krátkozraké snižování nákladů, bez ohledu na větší dopady na podnikání, obvykle skončí jako mnohonásobně dražší v porovnání s úsporami dosaženými snížením nákladů," poznamenává Balakrishnan.
7. Předávání štafety
V těchto obtížných dobách jsou CIO pod silným tlakem na snižování nákladů, často v rámci stanoveného cílového rozmezí, například 10 až 15 procent. Vzhledem k tomu, že jen málo vedoucích IT těší činit tvrdá rozhodnutí, může existovat silné pokušení předat mandát organizacím začleněným do divize IT, což vyžaduje, aby každý vedoucí jednotky splnil cíl snižování nákladů. „Koneckonců, organizace v divizi IT by měly vědět, kde lze provést škrty, aby se dosáhlo požadovaných úspor,“ říká Tim Potter, jeden z šéfů obchodní a IT poradenské firmy Deloitte Consulting.
Přestože se odsouvání obtížných rozhodnutí o financování na nižší pozice může zdát logickým způsobem, jak zvládnout obecně nepříjemný a nepopulární úkol, je to zřídka dobrý nápad. „Tento [přístup] často vede k iniciativám snižování nákladů, které nikdy nebudou realizovány, protože úsilí je krátkozraké a nesouhlasí s celkovou podnikovou strategií,“ vysvětluje Potter.
Ředitelé informačních technologií, kteří předávají snižování nákladů podřízeným, riskují, že dostanou méně, než kolik očekávali. Například tým technologických platforem se může rozhodnout snížit investice nezbytné k rozšíření své cloudové platformy, takže divize IT nebude schopna uspokojit potřeby obchodní divize, která plánuje nasadit nová řešení založená na strojovém učení navržená k lepšímu zapojení zákazníků. Vedoucí IT managementu mezitím zvolil oříznutí operací o 10 až 15 procent, čímž ukrátil nové metody nebo nástroje zoufale potřebné ke zvýšení produktivity.
V obou příkladech nejsou nikdy skutečně realizovány pokusy o snížení nákladů. „Buď divize IT změní směr, nebo se objeví stínové funkce IT / technologie v řadách vedení podniku,“ varuje Potter. „Tehdy víte, že iniciativa snižování nákladů byla zaměřena na špatné oblasti.“
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU