Pokud pak má dojít k automatickému zpracování, mnohé programy si na tom vylámou zuby. I kvůli tomu před pár lety vznikl v České republice formát ISDOC, za kterým stojí skupina SPIS (Sdružení pro informační společnost). Jedná se o standard, kterému jeho tvůrci a příznivci připisovali roli ústředního formátu, jímž se domluví všechny podnikové systémy na trhu.
Vize standardu ISDOC byla pěkná, ale jak se ukazuje po pár letech, zůstalo jen u přání. Podnikové systémy sice faktury v tomto formátu zpracovat veskrze umí, poptávka po nich ze stran jednotlivců i podniků je však mizivá. „Jednalo se o pokus zavedení pouze českého standardu, což v rámci EU, a natož celého světa nemělo a nemá velkou šanci na uplatnění. Tento způsob fakturace funguje pouze v rámci ryze českých firem, popřípadě veřejné správy, které si to chtějí zavést. Nikoli u obchodních řetězců, jež mají zavedené standardní EDI formáty,“ nebojí se současný stav komentovat Jiří Sonek ze společnosti Premier system.
QR kódy
Praktickou pomocí se zdá v případě faktur zavedení QR kódů. Faktury od mobilních operátorů, dodavatelů energií či ve stovkách tuzemských e-shopů lze platit jednoduše a rychle pomocí chytrých telefonů a aplikací na přečtení těchto kódů. Postupem času přibývá integrátorů, jež zařazují podporu QR kódů do svých ekonomických a účetních systémů. Kdo totiž platbu QR kódem využívá, nemusí na faktury přepisovat všechny náležitosti platby od čísla účtu po variabilní symbol, zkrátka to za něj udělá mobilní telefon či tablet. Odpadá riziko chyb a špatně zadaných údajů.
Elektronické faktury
Problém s elektronickou fakturací také představuje velmi nízký počet práce s elektronickými podpisy. Když nebereme v potaz, že v České republice se mezi firmami ročně vymění přibližně 250 milionů faktur, přičemž elektronickou cestou jich putuje necelá dvacetina, tedy asi 5 procent. Elektronické faktury dále zpracovává 82 procent firem bez elektronického podpisu. Téměř čtyři pětiny firem si elektronicky přijatou fakturu vytisknou a dále ji uchovávají pouze v tištěné podobě. Okolo 20 procent firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. A necelá pětina firem, které elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře také elektronický podpis. Vzhledem k tomu, že novela zákona o dani z přidané hodnoty, která vstoupila v účinnost, mimo jiné požaduje po každém plátci DPH zajištění věrohodnosti původu všech faktur, neporušenosti jejich obsahu a zajištění čitelnosti po celou dobu uchování dokladu, vystavují se tyto firmy do budoucna velkému riziku.
Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace by mělo ušetřit jen letos českým firmám a úřadům půl miliardy korun. V roce 2018 by úspora měla dosáhnout až 23 miliard korun. Při plnohodnotném zavedení mohou úspory celé Evropské unie dosáhnout dokonce až 240 miliard eur. Podpořit by to měla i iniciativa Evropského parlamentu, která si klade za cíl plošné uzákonění povinné elektronické fakturace u všech veřejných zakázek v zemích EU do roku 2016.
Papír nezmizí
Při elektronizaci dokumentů se mnohdy počítá s tím, že se někdy později výstupy vytisknou, ručně podepíšou a budou se archivovat na papíře. Tohle hledisko přínos elektronizace pro efektivitu minimálně problematizuje. Pokud se firma chce těmto problémům vyhnout, musí být základem elektronizace samotný dokument. To znamená objekt, který má samostatnou existenci (nejen v rámci nějakého informačního systému), který může být podepisován, archivován, může obíhat mezi uživateli a lze jej předložit úřadu nebo auditorovi. To je to, co všichni znají jako smlouvu, fakturu, potvrzení, žádost, dopis, výkaz nebo třeba výpis. Proces elektronizace spěje k tomu, že se omezí tisk, ale úplně nezmizí. Vždy zůstanou data i dokumenty. Otázka zní, zdali při takovém řešení skutečně společnost ušetří elektronizací práci i náklady. V závažných dokumentech, které putují od ruky do ruky a jsou opatřovány podpisy, nikoli. Až v samotném závěru dojde k elektronizaci a archivaci.
Zdroj: Premier system
Čtěte také:
→ 82 % firem zpracovává elektronické faktury bez elektronického podpisu
→ ICT Unie se zabývá elektronickou fakturací v rámci EU
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU