Business Technology Optimalization

Uvědomuje si dnes vedení firem svou stále větší závislost na IT? Vždyť naprostá většina strategických rozhodnutí se bez podpory IT neobejde. Na druhou stranu - uvědomuje si oddělení IT svou závislost na vedení firmy? Vždyť pokud nebude efektivní, nebude schopno vykazovat své obchodní přínosy, staví se do role "sluhy svého pána".

Proto se společnosti v dnešní době stále více zajímají o to, jakým způsobem mohou skutečně optimalizovat obchodní přínosy svého IT. Tento přístup se nazývá BTO, tedy Business Technology Optimization. BTO představuje inovativní pohled na způsob řízení IT. Plně reflektuje skutečnost, že minulost, kdy zde oddělení IT bylo opravdu jen proto, aby vybudovalo infrastrukturu a dále ji jen spravovalo a případně rozvíjelo, je skutečně za námi, a nyní je pro každou společnost nezbytné, aby oddělení IT rozumělo požadavkům vedení a stanoveným obchodním strategiím. Oddělení IT musí - stejně jako kterékoliv jiné oddělení v dané společnosti - naplňovat obchodní cíle podniku.

Klasický scénář spolupráce mezi vedením společnosti a oddělením IT lze shrnout takto: IT dostává od vedení řadu požadavků. Tyto požadavky lze rozdělit na každodenní a strategické. Každodenní požadavky se sestávají s činnosti, související s běžným provozem, tedy dodávání služeb v dohodnutém množství a kvalitě, řešení požadavků uživatelů, aktualizace aplikací, sledování provozních parametrů apod. Na druhé straně strategické požadavky se realizují formou projektů a s tím souvisí rozhodování o tom, které projekty se uskuteční, porovnávání dostupných finančních zdrojů na realizaci a očekávaného přínosu z projektu atd. - jedná se tedy o komplexní činnosti v rámci projektového řízení. Vzhledem k tomu, že prostředky IT oddělení nejsou neomezené, stojí management IT velice často před rozhodnutím, co upřednostnit. A pak se často stává, že jsou ty každodenní požadavky upřednostňovány před strategickými, které jsou většinou náročnější jak z hlediska nákladů a času, tak lidské práce. Má-li však oddělení IT skutečně fungovat tak, aby bylo schopno naplňovat obchodní strategie dané společnosti, musí umět zvládat obojí - řešení každodenních požadavků a zároveň se zabývat i těmi strategickými. Jak z tohoto kola ven? V první řadě je třeba si uvědomit, že veškeré požadavky, které na IT směřují, nejsou (nebo by neměly být) jednosměrné. Žádný uživatel, ale také žádný člen managementu společnosti by neměli svůj požadavek na IT pouze zadat a dál se o něj nezajímat. Po zadání požadavku následuje sled stanovených procesů, jako je vyhodnocení jeho důležitosti, časové i finanční náročnosti a očekávaných přínosů, plynoucích z jeho realizace. Následně odpovědná osoba rozhodne, zda se bude realizovat či nikoliv a kdy se bude realizovat (důležitost oproti ostatním požadavkům). Je-li požadavek - nebo konkrétně projekt na jeho realizaci - schválen, následuje jeho přidělení zodpovědné osobě či řešitelskému týmu. Po vlastní realizaci potom následuje ověření, že výsledek je v souladu se zadáním, případně testování správné funkčnosti, a konečně nasazení do ostrého provozu. Konečně? Ale kdepak, tady to přece skončit nemůže. Celý proces pokračuje i poté, kdy je například nová služba či aplikace, která je výsledkem daného projektu, nasazena do ostrého provozu. Jestliže se totiž po nasazení do provozu přesto objeví nějaké nesrovnalosti, je nutné se vrátit opět na začátek a zadat další požadavek, například na změnu.

Uvedený příklad se samozřejmě vztahuje spíše na strategické požadavky. Ty každodenní probíhají většinou rychleji a často není třeba procházet všemi fázemi. Nicméně důležité je, že se těmito procesy zpracování požadavku kruh uzavírá, a vzniká nám tedy takový "životní cyklus".
Veškeré požadavky na IT tedy probíhají v určitých životních cyklech, které se sestávají z definovaných fází. Základním posláním BTO je přitom v každém kroku (fázi) zpracování daného požadavku neustále měřit a vyhodnocovat, jestli vše v pořádku probíhá a nachází se v předem stanovených mezích. Tímto způsobem vlastně neustále dochází ke kontrole a následné optimalizaci dodávky IT služeb. Praktická realizace této kontroly a následné optimalizace spočívá v nasazení konkrétních softwarových nástrojů, které jsou schopny o "požadavek" v každé fázi jeho životního cyklu náležitě "pečovat".

Kromě strategických požadavků od vedení, jejichž životní cyklus jsme již v podstatě popsali, přichází do IT samozřejmě ještě celá řada dalších požadavků - těch tzv. každodenních. Tyto požadavky mohou zahrnovat například žádosti o změny (např. požadavek na změnu funkcionality nějaké obchodní aplikace) nebo požadavky týkající se výkonnosti a dostupnosti určitých aplikací. Všechny tyto typy požadavků prochází také svými životními cykly. Rovněž pro ně platí, že nejsou zadávány jednorázově bez toho, aby se jejich zadavatel dále zajímal o jejich osud, a především jakým způsobem byly realizovány.

Jestliže dokážeme využít specializované softwarové nástroje k tomu, aby nám plnění požadavku dokázaly ohlídat v každé jednotlivé fázi životního cyklu, kterým požadavek prochází, můžeme celý proces do značné míry optimalizovat. V každém kroku totiž máme přehled o tom, zda se nám realizace neodchyluje do původního záměru, máme přehled nad dostupnými zdroji k realizaci, jejich současnému využívání na paralelně běžících projektech a v neposlední řadě dokážeme projekty také dle různých kritérií navzájem prioritizovat. To všechno můžeme zajistit prostřednictvím nástrojů pro komplexní řízení IT projektů.

V další fázi, kdy už je například vytvořena nová aplikace, potom nasadíme nástroje pro její otestování. Zde je cílem ověřit, že výsledná aplikace odpovídá původnímu zadání - tzn. dělá to, co by dělat měla. Případně také můžeme otestovat její chování, když je zatížena prací stanoveného počtu uživatelů. Základním heslem BTO je "automatizace", takže samozřejmě i v tomto případě hovoříme o plně automatickém testování, které IT dokáže ušetřit nejen čas na ruční testování, ale především s tím spojené náklady. A jsme opět u efektivity činnosti IT. Současně je tento krok nezbytný také pro samotnou obchodní činnost firmy. Vezměme si třeba banku, která zavádí internetové bankovnictví. To je příklad strategického rozhodnutí firmy, které směřuje na IT. Poté, co IT oddělení vyvine požadovanou aplikaci a ověří, že je její funkcionalita skutečně v souladu s původními požadavky, je nezbytné také otestovat, jak se bude chovat v reálném prostředí, kdy k ní zároveň může přistupovat několik tisíc klientů. Nebude se zasekávat? Nebude vykazovat nestandardní chování? Jak se bude chovat a jaké je maximální množství uživatelů, které je tato aplikace schopna bez problémů "pojmout" v jeden okamžik, aniž by to mělo jakýkoliv vliv na její funkcionalitu? Pokud se toto testování neprovede a aplikace je rovnou nasazena do ostrého provozu a zpřístupněna klientům banky, podstupuje daná společnost velké riziko. Pokud její klienti nebudou s touto službou spokojeni, nebo ji dokonce nebudou moci využívat, protože danou zátěž neunese, hrozí ztráta jejich důvěry v tuto bankovní instituci, v horším případě odchod ke konkurenci. To už je velmi reálný a tíživý obchodní dopad.

Po testování následuje tedy nasazení do ostrého provozu a provoz samotný. Jak jsme již řekli, ani v této fázi nekončíme - a opět tu máme pomocníky v podobě nástrojů pro dohled nad infrastrukturou, aplikacemi či samotnými službami. Jsme tedy schopni danou aplikaci sledovat z toho úhlu pohledu, jak se chová v reálném provozu. Vykazuje nestandardní chování? Zadáváme nový požadavek a životní cyklus začíná nanovo.

Oddělení IT musí zpracovávat množství nejrůznějších požadavků, které přicházejí od uživatelů, aplikačních týmů nebo od vlastníků strategických obchodních iniciativ. Díky automatické konsolidaci těchto požadavků získává dokonalý přehled o tom, co vše ve skutečnosti IT oddělením prochází. Požadavky bude schopno třídit, prioritizovat jejich realizaci a soustředit se jak na ty každodenní, tak na dlouhodobé strategické projekty, důležité pro naplnění obchodních strategií firmy. Bude také schopno podat vedení strukturované informace o své činnosti v podobě detailního reportingu.

Na druhou stranu vedení společnosti bude mít přehled o činnosti svého IT oddělení, o úkolech a projektech, které jsou právě v realizaci, a o nákladech, které jsou s činností IT reálně spjaty. Srovnáním nákladů, pokrývajícím konkrétní služby a projekty, a souvisejících obchodních výsledků, bude management společnosti schopen zjistit obchodní přínosy IT spojené s realizací jednotlivých IT projektů. To ve výsledku umožní optimálně využívat dostupné IT zdroje v souladu s obchodními prioritami podniku. A to je BTO.

Autorka pracuje jako Software Marketing Specialist ve společnosti HP.