V dnešní vysoce konkurenční ekonomice je schopnost podniku včas a efektivně implementovat systémy business intelligence (BI) jedním z významných faktorů pro jeho úspěch, nebo dokonce přežití. S pomocí správných metodologií, architektur a technologií může BI pro firmy znamenat doslova terno. Proto musí každá organizace stanovit své klíčové požadavky na BI tak, aby docílila konkurenční výhody.
Ještě předtím by ale měla vytvořit strategickou vizi včetně strategie implementace BI, řízení rizik a odůvodnění nákladů. Veškeré hmotné i nehmotné výhody pro podnikání je rovněž třeba pečlivě zvážit, a to s vědomým odstupem od technologických faktorů. Můžete být úspěšní, pokud nasadíte BI v postupných krocích a fázích, přičemž se ve všem musíte soustředit na optimální postupy a související metodologie.
Mnohé organizace již disponují vybavením potřebným k implementaci BI aplikací, jako je monitorování klíčových výkonnostních indikátorů, balanced scorecards, executive dashboards, informačních skladů či dalších analytických aplikací. Přesto se jen zřídkakdy rozhodnou pro přístup zaměřený na BI. Tudíž většina z nich nedokáže identifikovat některé
běžné obchodní a technické rozdíly mezi konvenčními systémy a BI aplikacemi. K úspěchu BI projektu by jeho manažeři a vedení firmy měli:
• Vyhnout se nákladných chybám tím, že si uvědomí odlišnosti mezi BI a běžnými aplikacemi.
• Navrhnout aplikaci BI napříč organizací jakožto vícedimenzionální systém pro zjišťování informací a tvorbu výkazů.
• Dodržet buď vývojové fáze uvedené v tomto článku, nebo zavést odzkoušené metodologie využívané v jejich firmách.
Metodologie Atre: Srozumitelný přístup k zavádění BI
Skoro všechny vývojové projekty BI procházejí od svého počátku po implementaci celkem šesti fázemi. Ale na rozdíl od konvenčních aplikací se musí BI kontinuálně vyvíjet spolu s měnícím se podnikáním a podmínkami na trhu. Což znamená, že implementace BI není lineárním procesem, viz následující graf.
Fáze 1
Opodstatněnost:
Tvorba BI vizí a strategií a analýza návratnosti
Posouzení obchodního případu představuje v této fázi hlavní činnost. Jelikož jsou iniciativy BI nákladné, firmy, které o nich uvažují, potřebují jak strategii, tak dobře uvážené cíle jejich návratnosti. Firemní uživatelé z nejrůznějších oddělení by se měli zapojit do procesu zjišťování požadavků; angažovanost IT by v této fázi měla být omezena na koordinaci a technickou pomoc.
Odůvodnění obchodního případu obvykle zahrnuje čtyři procesy:
1. Analýza firmy a trhu
Je nutné vědět, kde se odvětví právě nachází a kam směřuje. Zjišťování údajů o konkurenci vás o vaší vlastní firmě hodně naučí.
2. Identifikace hnacích prvků a finančních zdrojů
Tento proces zahrnuje strategické obchodní cíle a záměry firmy týkající se BI. Bez dostatečně silných obchodních motivačních prvků, financí a strategického směrování je pravděpodobné, že projekt BI skončí neúspěchem.
3. Zhodnocení rizik a předcházení rizikům
Rizika by měla být zhodnocena z pohledu šesti proměnných uvedených v tabulce na této straně, jež ukazuje matici pro vyhodnocení každé z nich.
Ohledně technologického rizika berte v potaz: Jak vyspělé jsou zvolené technologie na trhu? Jak vyspělé jsou v rámci vaší firmy? Kolik různých technologií bude muset koexistovat? Máte nekompatibilní provozní systémy? Máte nekompatibilní systémy pro správu databází?
Když hodnotíte rizika komplexnosti, zaměřte se na tyto prvky: Jak složité je celkové IT prostředí? Jak komplexní je samotná BI aplikace? Do jaké míry se budou muset změnit pracovní postupy? Bude nutné je navrhnout úplně znovu? Kolik fyzických lokalit bude aplikací podporováno? Jak jsou od sebe vzdáleny? Jaké jsou politické systémy v každé z těchto lokalit? Jaký je stupeň distribuce dat, procesů a kontrolních mechanismů?
Co se týče integračních rizik, je třeba zvážit: Kolik rozhraní bude aplikace mít? Budou existovat nějaká externí rozhraní? Jaká je redundance zdrojových dat? Jak závažný je problém jejich spolehlivosti? Máte nějaké nekompatibilní standardy, nebo nemáte dokonce žádné standardy?
Organizační rizika zahrnují následující soubor otázek: Do jaké míry je management ochoten připustit rizika? Do jaké míry je ochotno riskovat IT oddělení? Jakou finanční a morální podporu lze očekávat, pokud projekt narazí na překážky?
Při zvažování týmových rizik se ptejte: Kolik zkušeností má tým s úspěšnou implementací BI? Jak je tým vyvážený? Zahrnuje jeho odbornost všechny základní oblasti? Jaká je jeho pracovní morálka? Bude někdo z vedení firmy aktivním hráčem v celém projektu? Jak silný je projektový manažer?
A konečně, při zvažování finančních rizik byste neměli opomenout tyto faktory: Jak rychle lze dosáhnout návratnosti investic? Jaká je míra pravděpodobnosti, že náklady převáží přínosy? Lze finanční rizika omezit tím, že použijeme pouze odzkoušené technologie?
Jakmile byla rizika identifikována, je nutné stanovit postupy a plány k jejich minimalizaci, a to průběžně v rámci celého projektu; nejde o jednorázový úkol.
4. Analýza poměru vynaložených prostředků k zisku;
snížení nákladů a zvýšení přínosů
Projekty BI jsou považovány za obtížné z hlediska odůvodněnosti nákladů. Identifikovat přínosy je obvykle ještě obtížnější než určit náklady, a pro vyvážení nákladů je nutno určit mnoho vysoce hodnotných přínosů. Jedním z účelných způsobů, jak ospravedlnit výdaje na BI je svázat BI s přímo měřitelnými obchodními problémy. Například: Představte si, že daná organizace přichází ročně o 5 milionů, jelikož není schopna držet na uzdě pojistné podvody v důsledku nedostatečných a nespolehlivých údajů týkajících se postupů při pojišťování rizik.
Existuje několik kategorií přínosů BI a aby vaše iniciativa byla odůvodněná, měla by naplňovat alespoň jednu z nich.
První kategorií je zvýšení tržeb, dalšími oblastmi jsou zvýšení zisku, zvýšení spokojenosti zákazníka, zvýšení úspor nebo zvýšení podílu na trhu přetažením zákazníka od konkurence a zvýšením věrnosti stávajících zákazníků vaší firmě.
Jestliže jste zvládli všechny aktivity fáze 1, měli byste mít k dispozici následující údaje:
• vizi BI a stanovení poslání
• jasně formulované cíle projektu
• mapu úkolů BI ve vztahu k cílům firmy
• návrh přínosů
• zdokumentované balanced scorecards, klíčové výkonnostní indikátory a plán minimalizace rizik
• další kroky dokumentující plánování, implementaci a řízení projektu.
Fáze 2
Plánování, návrh a budování BI infrastruktury
Lepšího rozhodování lze dosáhnout, pokud mají příslušní pracovníci bezpečný a snadný přístup k provozním údajům stejně tak jako k datům transakčním. Infrastruktura by měla měla být zabezpečená, měli byste mít plán obnovení provozu po katastrofě, podporovat vyhledávání jak ve strukturovaných, tak v nestrukturovaných údajích. S aktivitami v oblasti součinnosti byste měli začít pomocí podnikových portálů, a dále s využitím iniciativ ve znalostním managementu a správě obsahu.
Podniková infrastruktura se skládá jak z technických, tak z netechnických částí. Nejprve je nutno podstoupit zhodnocení technické infrastruktury. Zde se vyžaduje od oddělení IT následující: posoudit stávající platformy, vyhodnotit a vybrat nové produkty, vytvořit zprávu u technické infrastruktuře, rozšířit stávající platformu. Dále se zaměřte na netechnickou složku infrastruktury, která zahrnuje tyto úkoly:
Posouzení netechnických součástí infrastruktury – organizace musí vytvořit netechnickou infrastrukturu proto, aby zabránila vzniku stavu, kdy se prostředí BI pro podporu rozhodování stane stejně roztříštěným, jako je operativní rozhodování a systémy pro jeho podporu. Aktivity v oblasti firemní infrastruktury technického i netechnického charakteru jsou aktivitami strategickými a celopodnikovými.
Plně zdokumentovaná podniková infrastruktura obsahuje nejméně pět částí: model fungování podniku; model firemních procesů, jenž ukazuje, jakým způsobem firma vykonává svoje funkce; model firemních dat (také někdy nazývaný modelem podnikových logických dat či firemní informační architekturou), který popisuje, jaká data jsou součástí obchodních aktivit organizace; inventář aplikací; archiv metadat, jenž zahrnuje popisné údaje o jednotlivých modelech.
Vytvoření zprávy o vyhodnocení netechnické infrastruktury – tato zpráva dokumentuje nedostatky stávající netechnické infrastruktury a její navrhovaná vylepšení. Měla by pokrývat schopnosti vyhledávání údajů, součinnosti, nástroje znalostního managementu a zabezpečení; každý ze zmíněných bodů bude diskutován dále v tomto článku.
Začněme nejprve vyhledávacími schopnostmi. Součinnost by měla být rovněž ve správě zahrnuta. Nezapomínejte na to, že spolupráce není omezena na oddělení, vyžaduje integraci znalostí o zákaznících, konkurentech, tržních podmínkách, dodavatelích, obchodních partnerech, produktech a zaměstnancích.
Nejcennější hodnoty vašeho podnikání – znalosti – jsou uchovány primárně v hlavách vašich zaměstnanců. Tyto hodnoty nutně ztratíte, pokud je nedokážete konzistentně identifikovat, posbírat, uložit a rozšiřovat.
Zlepšete svou netechnickou infrastrukturu. Při plánování projektu uveďte odhad časové náročnosti modifikace nebo vylepšení netechnických prvků infrastruktury, stejně jako odhad trvání zavedení prvků nových.
Výsledkem aktivit fáze 2 by měl být:
• návrh a implementace požadované infrastruktury
• tvorba a rozšíření fyzických sítí
• zavedení bezpečnostních požadavků
• nasazení podnikových portálů, řešení pro správu obsahu a systémů znalostního managementu
Fáze 3
Návrh, budování a řízení historických
a provozních informačních skladů
BI umožňuje organizacím informovaně rozhodovat za pomoci provádění analýz trendů, předpovědí, dolování dat a statistického zkoumání dat v informačních skladech. Ty jsou schopny poskytnout odraz výkonnosti v různých časových obdobích a také napomoci při realizaci taktické a strategické analýzy.
Na tomto místě uvádíme aktivity, jež je třeba provést pro efektivní využití těchto informací.
Stanovte požadavky kladené na data znalostními pracovníky a těmi, kteří rozhodují ve vaší firmě – to zahrnuje definici problémů týkajících se analýzy, která často chybí vzhledem k nedostatečnému pochopení výkonnosti podniku a informačních potřeb, a také vztahů mezi různorodými zdroji údajů. Problém představuje i kvalita dat.
Měli byste posoudit tři druhy zdrojů informací ...
Více v BW 1/2004
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU