Buďte mezi vyvolenými

Moderní podniky s vymezenou řadou výrobků nebo služeb používají k řízení prodejních, výrobních i dalších aktivit ověřené metody, které jsou podporovány detailně popsanými procesy a organizační hierarchií. Informační systémy pro tyto metody sběru, evidence a vyhodnocování dat mají standardní nástroje. Jak ovšem řešit problémy nebo příležitosti, které svým rozsahem i obsahem výrazně přesahují rámec jednoho útvaru firmy či nejsou součástí žádného z firemních procesů?

Tímto nástrojem je projektové řízení. Projektové řízení se začalo zavádět po druhé světové válce, a to především z důvodu nárůstu složitosti vyvíjených technických systémů, silného zvýšení konkurence, nárůstu vývojových nákladů, zavádění výpočetní techniky a nových metod a zvýšení požadavku na kvalitu. V dnešní době projekty a projektová řízení nabývají stále na významu a ukazuje se, že tento trend bude pokračovat i do budoucna.

Projekt je jedinečný proces sestávající z řady řízených činností s daty, prováděný pro dosažení konkrétního cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. U výrobního podniku to může být například výroba prototypu připravovaného výrobku a jeho zavedení do sériové výroby. U distribuční firmy to může být třeba uvedení nového výrobku na trh.

Málokdo uspěje

Rozumíme-li řízením projektu aktivity vedoucí k realizaci jednoho projektu, lze projektovým řízením nazvat systém organizace práce, který umožňuje efektivní koordinaci více současných projektů v organizaci.

Obecné charakteristiky projektu, které jej odlišují od běžného úkolu nebo opakované práce, jsou rozsah a jedinečnost, různorodost činností, hodně vazeb, omezené zdroje, stres, dynamičnost a omezená moc.

Projekt je považován za úspěšný, když je dokončen v požadovaném termínu, je dodržen rozpočet (peníze, lidé, nástroje) a bylo dosaženo cíle -- výsledek je použitelný (kvalita, funkčnost).
Podle statistik je zhruba polovina projektů neúspěšných. Častými příčinami neúspěchu projektu může být například to, že sám základ projektu je nezdravý (zadavatel, cíl, lidé), že projekt nemá dostatečnou podporu vedení. Také nejasně definovaný cíl (začátek a konec) může být velkou překážkou, podobně jako chyby v plánování a řízení projektu. Příčinou bývá také nedostatečná pozornost věnovaná lidskému faktoru či nesprávně vybraný vedoucí projektu. A samozřejmě ani drastické změny v průběhu projektu (rozpočet, zdroje, cíl) nepřinesou nic dobrého.

Pro celou životnost projektu jsou popsány tři klíčové procesy a jejich vzájemný vztah.

• Prvním je proces plánování projektu – definice cílů, časové plány, rozpočty, plány zdrojů, následuje proces realizace – organizace a řízení, řešení konfliktů a nestandardních situací a pak proces zpětné vazby – aktualizace, změny, verifikace plánů a rozbory.
• Proces řízení realizace je souběhem mnoha manažerských činností, jejichž výsledkem je realizovat cíle projektu. Podstatně se mění pozice manažera projektu, který řeší mnohé situace v průběhu realizace projektu na základě vyhodnocování dat, která dostává.
• Proces zpětné vazby umožňuje jednak komunikaci se všemi stranami zúčastěnými na projektu, jednak aktualizaci plánů a rozpočtů dle skutečných podmínek. Vzhledem k tomu, že na projektu se mnohdy podílí řada týmů různých dodavatelů, je hlavním úkolem projektového manažera včas identifikovat problémy a hledat řešení tak, aby i v případě, že není dodržen termín nebo jsou překročeny náklady, mohli být zákazník i realizační tým spokojeni.

Každý projekt prochází několika fázemi, kde rozhodující je překonání fáze jedné, aby bylo možné pokračovat fází následující. První je fáze iniciační – je potřeba prokázat potřebu projektu a získat pro něj sponzora a zdroje, následuje fáze přípravná – je nutné provést studii proveditelnosti, odhadnout rozpočet a získat souhlas sponzora. Na to navazuje fáze plánovací – zde je potřeba popsat rozsah projektu, plán časový, finanční a plán zdrojů, vytvořit podrobný harmonogram a definovat rizika projektu a poté fáze realizační – zde je potřeba řídit zdroje pomocí jednotlivých úkolů za účelem realizace jednotlivých etap projektu a jejich kontrolu a zpětnou vazbu s případnými korekcemi jednotlivých plánů. Celý proces zakončuje fáze závěrečná – předání výsledného díla zákazníkovi, poděkování účastníkům, ale hlavně rozbor celého projektu a seznámení s kritickými místy a chybami, které v průběhu nastaly.

Moderní projekty

Zavedení projektového řízení vede k tomu, že jsou zahajovány projekty, které jsou strategické pro další rozvoj organizace, pro projekty existuje definovaný, ověřený a dále zdokonalovaný postup – metodika a znalosti vedoucích projektů a dalších zdrojů jsou měřeny, předávány a vyhodnocovány. Také je zajištěno efektivní plánování, sledování a řízení projektů moderními nástroji informační architektury a management má k dispozici aktuální údaje o všech projektech včetně informací o kapacitách zdrojů. A konečně komunikace mezi vedoucími projektů, členy jejich týmů a vedením organizace probíhá řízeným a dokumentovaným způsobem.

Moderní informační systémy mají nástroje, které usnadňují projektovému manažerovi přípravu a evidenci všech důležitých skutečností, které jsou rozhodující pro dosažení definovaného cíle. Proto musí pokrývat minimálně oblasti evidence úloh a jejich klientů, kapacitní plánování zdrojů úlohy, zařazení personálních zdrojů – uživatelů dle jejich pozic a práv, definice procesů – aktivit, které se evidují na úlohách, pracovní výkazy uživatelů na úlohách – time-sheet, vynaložené finanční náklady na úlohách – expense-sheet, vyhodnocování stavu projektu v jeho průběhu a vyúčtování a fakturace klientům, sdílený kalendář událostí mezi řešiteli úloh.

Lze říci, že dodržováním výše uvedených pravidel při řízení projektů se minimalizuje pravděpodobnost nespokojeného zákazníka na konci celého procesu. Nástroje informační architektury pokrývají velkou oblast potřeb projektového řízení, a to od jednoduchých nástrojů po sofistikované systémy a náročné systémy pro plánování, evidence, vyhodnocování a korekce při řízení projektu. Řada ERP systémů na tyto potřeby reagovala a specializovanými moduly pokrývá potřeby projektových manažerů v návaznosti na ostatní procesy a evidence ve firmě.

Českým firmám rozhodně nechybí technická invence a dovednost. V jistotě dosahování naplánovaných cílů však zaostávají za západními firmami. Chtějí-li zvýšit konkurenceschopnost naší republiky v EU, pak zvládnutí moderního projektového řízení je nutným předpokladem pro rozvoj firem v tomto novém prostředí.


Autor je projektovým manažerem ve společnosti ASG Consulting, která je partnerem informačních systémů LCS Helios.