BPM - Jak se vyvarovat zklamání - Postřehy z implementací BPM systémů

Každá společnost chce zefektivnit fungování ve vztahu ke svým zákazníkům, partnerům i zaměstnancům a jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je řízení obchodních procesů (Business Process Management).

Na toto téma existuje množství tištěných i on-line zdrojů, s jejichž pomocí můžete vybrat ten správný nástroj. Cesta nasazování BPM ale skrývá některá úskalí, na něž byste měli pamatovat.

Pokud jde o nástroje, aplikace či celé informační systémy, můžete si vybrat od sofistikovaných nástrojů největších IT společností až po volně šiřitelné či open source nástroje. Každý má něco do sebe. Jeden umožní navrhovat vaše procesy rychle, jednoduše a graficky a nabízí prostředí, z něhož bez znalosti programování generujete celé aplikace. Jiný slibuje rychlou a bezbolestnou integraci s primárními zdroji informací a komplexní zpracování snad všeho, čím se vaše společnost zabývá.

Další zdroje radí, jak BPM v podniku nasadit. Jaký proces si vybrat pro pilotní implementaci, jak nastavit měřicí body procesu, jak připravit aplikační prostředí a samozřejmě jak celý proces probíhá, včetně kroků a jednotlivých milníků. Jsou zde i informace, čeho se vyvarovat, na co si dát pozor a kde hledat slabá místa řešení.

Naopak vlastní předpoklady využití BPM pro optimalizaci zpracování informací a řízení procesů jsou zmiňovány spíše zřídka.

Z tohoto nedostatku se rodí některé mýty, jež tvoří nebezpečný základ pro chybná rozhodnutí a nesprávné chápání BMP jako obecné koncepce řešení veškerých procesních problémů uvnitř společnosti.

BPM – MÝTY A SKUTEČNOST

Častým omylem při implementaci BPM je záměna cíle s prostředkem. Pokud je cílem vlastní zavedení nástroje či aplikace, brzy zjistíme, že výsledek neodpovídá ani prostředkům, ani úsilí věnovanému této činnosti. Zbude jen pocit marné snahy cokoli zlepšit.

Cílem BPM je zlepšení firemních procesů a zefektivnění jejich zpracování. Prostředkem, jak toho cíle dosáhnout, je implementace systému, která BPM podporuje.

Dalším omylem je víra, že BPM samo o sobě vyřeší chaos v procesech, sníží pracnost a chybovost a zrychlí zpracování informací. Tato víra založená na marketingových informacích o produktech a nástrojích vede k vytváření organizovaného chaosu, který jen upevňuje špatně nastavené postupy a zanáší systematické chyby do již tak málo přehledných procesů. Ve skutečnosti BPM pouze automatizuje zpracování informací podle předem daných postupů a schémat. Pokud nejsou tyto procesy správně definované, ani nejsofistikovanější BPM systém nepřinese řešení.

Omylem je i snadné řešení výjimek a specifik obchodní politiky, ke které vás podle vašeho názoru tlačí konkurenční boj. Získáte tak sice unikátní řešení, ale dříve či později narazíte na potřebu průběžně zavádět změny, k nimž vás nutí tlak trhu.

JAK ÚSPĚŠNĚ ZVLÁDNOUT BPM?

Věnujte dostatek času poznání obchodních potřeb a stanovte jasné priority. Definujte své cíle a snažte se zhodnotit, které procesy u vás fungují na základě opravdových potřeb a které jen na základě zaběhnutých stereotypů a pracovních návyků. Myslete do budoucna a snažte se odhadnout příští vývoj vašeho obchodu.

Zainteresujte zodpovědné osoby z obchodu na implementaci hned na počátku, kdy identifikujete slabá procesní místa. Pokud se i manažeři podílí na odhalení slabých míst, pak se rychleji ztotožní s přínosy BPM a implementační tým má silnější mandát na prosazení procesních a organizačních změn.

Nebojte se změn, které na první pohled vypadají jako krok zpět, ale které vaše procesy výrazně zjednoduší.
Nechte si poradit, zkuste se přizpůsobit osvědčeným procesům a zvažte domnělá specifika vašeho obchodu.
Nenechte se tlačit okolnostmi a časem. Důkladná analýza a pečlivá implementace je klíčem k úspěchu. Nenechte motivaci změnit z roviny informační do roviny časové a finanční.

Podle mých vlastních zkušeností je kvalitní příprava interního prostředí jedním z klíčových předpokladů úspěchu. V této fázi je čas a úsilí zejména v režii pracovníků mimo IT a při implementaci se mnohonásobně a bohatě vyplatí.
Implementace BPM je jednoznačně věcí byznys přístupu, technologie jsou pouze prostředkem, který umožní uskutečnit vaše plány a pokrýt vaše potřeby.

Autor pracuje jako Business Consultant ve společnosti Trask solutions.