Když si na papír pod sebe napíšete všechno, co byste měli udělat pro to, abyste kompletně přešli na bezpapírovou kancelář, bude to dlouhý seznam úkolů. Když si sečtete čas, který tomu budete muset věnovat, a sumu peněz, kterou vás to bude stát, mohli byste být tímto zaskočeni a od záměru ustoupit. Pravdou ale je, že bezpapírová kancelář dnes už není fikce, ale realita. Jen s tou poznámkou, že zatím není pro každého. Proč? Protože komplikovanost nasazení a náklady spojené se zavedením bezpapírové kanceláře jsou pro mnoho zejména malých a středních firem zatím neakceptovatelné. Neakceptovatelné ve srovnání s přínosy, které lze v tomto segmentu očekávat. Na druhou stranu evropská legislativa eIDAS – nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu – vytváří uchopitelný právní rámec pro tuto problematiku.
Plně bezpapírová kancelář vyžaduje existenci důvěryhodného archivu, který zabezpečí korektní nakládání s elektronickými podpisy a pečetěmi v plynoucím čase a zajistí tak trvalou platnost elektronického dokumentu vůči požadavkům legislativy.
Náš náhled na celou problematiku je ale poněkud komplexnější. Neuvažujeme o pouhé digitalizaci dokumentů a jejich ukládání v důvěryhodném archivu v souladu s legislativou. Plně elektronická kancelář, podle našeho názoru, vyžaduje širokou systémovou podporu řízení průběhu požadavku skrze firmu rukama kompetentních řešitelů.
První krok
Zatím platí, že zejména z důvodu finanční a implementační náročnosti není plně bezpapírová elektronická kancelář pro každého. Jak se k ní alespoň přiblížit? Jakými kroky začít? Jak se vydat na cestu, na jejímž konci může být plně elektronická, nebo alespoň paperless kancelář (pozn.: kancelář, kde je objem papíru redukován na naprosté minimum)? Převeďte všechny své interní procesy do centrálně řízené elektronické podoby. A dělejte to postupně. Existuje řada systémů, které podporují elektronizaci procesů. Zejména jsou to softwarové systémy pro řízení požadavků nebo systémy pro správu elektronických dokumentů s funkcemi řízení oběhu dokumentů pomocí workflow (anglický pojem Document Management System – DMS).
Kritickou okolností úspěšného zavedení takových informačních systémů je důkladná analýza požadavků firmy, ze které vzejde soupis nutných funkcí softwarového řešení. Kvalitní zavedení software pro řízení požadavků, nebo DMS s podporou workflow, vytvoří robustní základ pro centrálu vaší budoucí plně elektronické kanceláře. Implementace centrály s dostatečně širokou škálou funkcí otevřené integraci s ostatními firemními informačními systémy vám přinese možnost postupného převádění jednotlivých agend z papírové do plně centrálně řízené elektronické podoby.
Nemějte na začátku tzv. velké oči a vyberte si v prvním kroku jednu až dvě ohraničené agendy, s definovaným týmem řešitelů a motivovaným vlastníkem. Věnujte pozornost sestavení kompetentního projektového týmu a detailní analýze, která je nutným předpokladem úspěšného zavedení. Dbejte na to, aby ve vašem projektovém týmu byli zástupci z řad budoucích uživatelů i znalec firemních procesů i technologií.
Systémy pro řízení požadavků
Systémy pro řízení požadavků slouží firmám k vynucení opakujících se jednoduchých principů pro zpracování externích i interních požadavků. Díky kategorizaci požadavků a jejich předem definovanému workflow zajistíte stále stejný opakující se proces řešení požadavků určité kategorie s očekávatelným výsledkem. Jedním ze zástupců takových systémů může být Atlassian JIRA, který je světovou extra třídou v této kategorii software.
Document Management System s funkcionalitou důvěryhodného archivu
U DMS lze pozorovat jistý překryv funkcionality se systémy pro řízení požadavků. Systémy pro správu elektronických dokumentů také disponují nástroji workflow. Zajímavou alternativní platformou pro DMS se může jevit Alfresco Community Edition, která má tisíce implementací po celém světě. Jedním ze systémů na českém trhu, který využívá tuto atraktivní platformu, je např. DMS eDoCat.
Integrace systémů
Už ve fázi analýzy je vhodné vzít v úvahu možnosti široké integrace těchto dvou základních kategorií systémů. Smyslem integrace je nalezení optimálního modelu fungování firmy a vyladění ideálních scénářů pro jednotlivé agendy. Platí, že tyto dvě kategorie systémů lze považovat za základní firemní systémy, se kterými se pak integruje specializovaný software pro řízení základních business procesů.
Další kroky
Až budete mít promyšlené a nastavené procesy a zavedené základní informační systémy, můžete se začít zabývat dalšími kroky vedoucími ke kompletně bezpapírové kanceláři. Nejde jen o přípravu technických prostředků, ale také o jednání s vašimi obchodními partnery, aby i oni se připravili na to, že se komunikace s vaší firmou změní na striktně elektronickou. Potom i ve vaší firmě se může stát kompletně bezpapírová kancelář realitou.
Mgr. Pavel Nykl
obchodní ředitel Onlio, a.s.
+420 724 080 750, pavel.nykl@onlio.com
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU