Systémy pro automatické účtování příchozích papírových faktur jsou mezi námi již mnoho let, ale teprve nedávno začaly dosahovat takové úrovně automatizace, že začínají práci opravdu šetřit.
Pro úspěšné nasazení takového systému jsou potřeba tyto „přísady“: Kvalitní skener, co nejlepší program pro rozpoznávání údajů na fakturách a účetní systém, který umožňuje automatickou kontrolu a zaúčtování faktury. Pojďme se nejprve podívat na běžný pracovní proces přijaté faktury ve společnosti, která zavedla systém pro automatické účtování.
Poté, co je faktura přijata na podatelně, je opatřena čárovým kódem a spolu s ostatními naskenována na vysokorychlostním skeneru. Papírový originál faktury je uložen v zabezpečeném archivu. V optimálním případě je toto poslední činnost provedená lidskou rukou – dále putuje jen obrázek opatřený časovým razítkem.
PŘEVEDENÍ DO ELEKTRONICKÉ PODOBY
První procedurou po naskenování faktury je čištění, vyrovnání a optimalizace čitelnosti obrázku. Poté OCR program převede všechny údaje z naskenovaného obrazu faktury na text a číselné údaje. Pokud jsou všechny povinné údaje bezpečně rozpoznány a shodují se s databází informací v OCR programu, je faktura automaticky předána do účetního systému. V účetním systému čeká fakturu podrobná kontrola. Každý údaj je porovnán s údaji na objednávce, dodacích listech a dalších účetních dokumentech. Pokud proběhnou všechny kontroly v pořádku, je faktura automaticky zaúčtována. V procesu úspěšného automatického zaúčtování hrají roli tři důležité faktory:
- Kvalita – u faktury tištěné na vyšumělé jehličkové tiskárně, navíc na tenkém papíře, nastanou nejspíše problémy. Naštěstí je dnes většina faktur tištěna na laserových tiskárnách na bílý papír, což zajišťuje úspěšné automatické rozpoznání údajů na faktuře, pokud se ale do systému přece jen dostane nekvalitně vytištěný dokument, není nic ztraceno – s čitelností vytištěných údajů lze totiž provádět různá „kouzla“.
- Čitelnost pro OCR systém – po naskenování papíru přicházejí ke slovu systémy pro automatické nebo poloautomatické zvýšení čitelnosti naskenovaného obrazu. Tyto systémy umějí nastavit optimální kontrast a jas, odstranit šum, sjednotit barevné pozadí, zvýraznit příliš tenké znaky, ba dokonce obrátit opačně vložený papír. V poloautomatickém režimu lze měnit všechny parametry ručně a ihned vidět výsledek změny nastavení.
- Bezchybnost – po odeslání dat z faktury do účetního systému je třeba provést stejné kontroly, které jsou prováděny účetními před účtováním faktury. Jedná se zejména o kontrolu faktury proti objednávce a o porovnání s dodacími listy. Pokud kontroly proběhnou úspěšně, nic nebrání automatickému zaúčtování faktury.
- Nad rámec výše zmíněných faktorů bývají v systémech využívány ještě další nástroje, jež přispívají ke zvyšování bezpečnosti a komfortu zpracování příchozích faktur, jako například:
- Ověřování vytěžených informací proti kmenovým datům – údaje rozpoznané z faktury se ověřují proti databázi údajů účetního systému, například název a IČO dodavatele je porovnáno se stejnými údaji v účetním systému, a pokud se liší, je údaj buď automaticky opraven, nebo je na chybu upozorněna obsluha skenovacího pracoviště. Systémy navíc umějí určit, na kolik procent si jsou jisté, že vytěžené údaje odpovídají tomu, co je napsáno na papíře, a rozhodnout o dalším automatickém nebo poloautomatickém zpracování.
- Automatické informování dodavatele – systém umí odeslat dodavateli zvoleným komunikačním kanálem informaci o přijetí faktury. Může se jednat o e-mail, fax, případně SMS. Po neúspěšné účetní nebo formální kontrole lze automaticky vygenerovat dopis dodavateli o vrácení faktury, například z důvodu chybného IČ či nesouhlasící částky, přiložit k dopisu obrázek faktury a odeslat jej dodavateli.
- Ergonomie – ke zvyšování efektivity práce přispívá nasazení rychlých vysokokapacitních skenerů s podavačem. Protože se nadále pracuje jen s obrázkem faktury, je dobré pro zobrazování faktur, které neprošly automatickým účtováním, použít 2 monitory. Na jednom z nich se zobrazují údaje z účetního systému a druhý, otočený na výšku, ukazuje obrázek faktury. V neposlední řadě přispívá k ergonomii zpracování faktur minimalizace počtu kliknutí a tahů myší a úhozů kláves.
Ač by si to mnozí z nás přáli, je doba bezpapírových kanceláří zatím v nedohlednu. Systémy automatizující zpracování hlavních firemních agend alespoň přibližují naše přání realitě.
Autor pracuje jako Professional Services Manager ve společnosti Syconix.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU