Anketní příspěvky ke speciálu ERP systémy

Tomáš Gühl, Head of Delivery, ABRA Software

Je lépe implementovat ERP najednou, nebo postupně? Jaké jsou výhody a nevýhody obou postupů?

Oba přístupy mají své. Ve své podstatě se dá říct, že firma by měla implementovat natolik celistvou část systému, jak definované má firemní procesy nebo jak velkou změnu je s implementací schopna podstoupit. Z toho plyne, že stabilní firma s danými procesy, pro které hledá oporu v informačním systému bude nejlépe implementovat kompletní systém. Tento přístup firmě umožní nasadit systém jako celek a využít návaznosti a synergie všech procesů, přičemž složitost tohoto postupu může být vnímána jako nevýhoda.

Naopak start-up, který procesy teprve definuje, nechává usadit a případně mění nejspíš zvolí implementaci postupnými kroky. Jednotlivé kroky jsou přitom jednodušší na implementaci, náročnější však na promyšlení návaznosti jednotlivých částí. Při aplikaci tohoto přístupu je třeba se připravit například na to, že investice do původní implementace bude následnou změnou a reimplwmentací konkrétního procesu ztracena.

Které zúčastněné strany (stakeholders) jsou pro úspěšnou implementaci ERP systému nejdůležitější?

V implementaci je nutné, aby za zákazníka byl do projektu vtažen management i tzv. klíčoví uživatelé. Důvodem je, aby projekt měl plnou podporu vedení a zároveň aby se projekt od samého začátku motivoval zaměstnance k přijetí změny. Stakeholdery jsou však i odpůrci systému či zástupci původního dodavatele systému, pokud je třeba k přechodu jejich součinnost, a dále třetí strany.

Nezřídka se stává, že tým zákazníka neobsahuje potřebné stakeholdery (obsahuje uživatele, ale chybí například osoba mající vliv), pak je na místě vést se zákazníkem dialog a v zájmu úspěšného dokončení projektu tým rozšířit.

Jaké kroky jsou nutné poté, co byl ERP systém uveden do chodu, aby nedošlo k jeho degradaci?

Informační systém ve firmě vnímám jako určitý ekosystém, ve kterém se kromě ERP systému pohybují hlavně lidé. Má-li si takový systém udržet svou hodnotu, je třeba se o něj starat. Celkově se tedy dá říct, že ERP je třeba udržovat aktuální a případné změny vlastních procesů, reakce na změny trhu apod. zapracovávat včas. Co je ale podle mě ještě důležitější, je dlouhodobě udržovat znalost uživatelů, ať už co se týče znalostí v používání ERP nebo znalostí a dodržování procesů.

Přečtěte si také:

Šestero způsobů, jak zefektivnit nábor dodavatelů IT

Bez ohledu na velikost společnosti je zásadní mít nastaven proces při příchodu nového zaměstnance, co se týče osvojení si ovládání systému a zpracování dané agendy v systému. Dále je nutné mít určenou osobu, která bude vlastníkem ERP řešení, a bude zodpovídat za komunikaci s dodavatelem a řízení postupu rozvoje.

Jaké aspekty mohou firmu varovat, že byl k implementaci ERP systémy vybrán nevhodný partner?

Úzké zaměření týmu dodavatele, se kterým se zákazník potká. V dnešní době by měl být dodavatel ERP systému zákazníkovi partnerem nejen v nasazení a úpravě svého softwarového produktu, ale také v diskusi o optimalizaci procesů, využití best practices a v rozhodování například o vhodnosti investice do některých úprav apod. Dodavatel, který pouze dodává svůj produkt podle mě není vhodným partnerem pro takovou spolupráci.

Lakmusovým papírkem nevhodného partnera může být i to, že neupozorní na nedostatky, nebo nelogičnosti v zadávací dokumentaci. Riziko představuje i partner, který se neptá, neklade otázky. Pokud dochází k integraci se třetími stranami, které jsou již prověřené, je vhodné v rámci výběrového řízení iniciovat setkání těchto stran s dodavatelem a zhodnotit jak samotnou interakci, tak přípravu a kompetence. Jinými slovy, pokud máte kvalitního dodavatele, zajímejte se o to, jak vnímá potenciálního partnera za ERP řešení.

Jak by měly firmy čelit nedostatku IT specialistů nejen pro firemní ERP systém?

Na trhu se objevují služby, kdy je možné kompletní péči o implementovaný systém přenést na dodavatele. To zákazníkům umožňuje primárně se věnovat vlastní činnosti. U takových služeb lze od dodavatele očekávat dostupnost a zástupnost specialistů, stejně jako případnou úsporu z rozsahu služby, kterou je však třeba vnímat v dlouhodobém horizontu.

Jaroslav Vlášek, vedoucí střediska informačních systémů, CDC Data

Je lépe implementovat ERP najednou, nebo postupně? Jaké jsou výhody a nevýhody obou postupů?

Na tuto otázku nelze odpovědět jednoznačně, určitě záleží na okolnostech a komplexnosti dané společnosti. Osobně si myslím, že je lepší implementovat nový systém najednou a to na základě komplexní analýzy procesů a požadavků zákazníka. Tedy navrhnout řešení všech potřebných funkcionalit zároveň a tím podchytit vše, co daný ERP nabízí standardní cestou. Postupné dodělávání znamená vynaložení spousty sil na integrace dalších systémů, do kterých musí nejen zákazník ale i konzultanti vložit spousty času a peněz a to i přesto, že v budoucnu zamýšlí převést všechno do jednotného systému.

Tam, kde není standardní cesta, nebo zákazník využívá ERP 3. strany, které není standardizované, přichází na řadu customizace, tedy úpravy na míru. Pokud u zákazníka nelze upravit pracovní proces, jsou customizace nutností, ale je třeba počítat s dalšími výdaji vynaloženými jak za vytvoření úprav, tak za jejich následnou maintenance.

Které zúčastněné strany (stakeholders) jsou pro úspěšnou implementaci ERP systému nejdůležitější?

Pro úspěšnou implementaci jakéhokoliv ERP je třeba, aby obě strany, jak zákazník tak dodavatel věděli, že implementace, reimplementace či upgrade je společný projekt. To je první věc.

Je to projekt, který má daného projektového managera s týmem konzultantů na straně zákazníka, tak projektového managera s týmem klíčových uživatelů na straně dodavatele, kteří se budou aktivně podílet na návrhu řešení celého projektu. Významná roli hraje i management zákazníka (role sponzora projektu – obvykle GŘ nebo FŘ), který řídí tento projekt a splnění hlavních cílů z pohledu vlastníků a průběžně motivuje zaměstnance (klíčové a koncové uživatele), aby projekt byl úspěšný. Klíčoví uživatelé by měli být přímo zainteresovaní na úspěšnosti projektu implementace.

Jaké kroky jsou nutné poté, co byl ERP systém uveden do chodu, aby nedošlo k jeho degradaci?

Je třeba následná podpora ze strany dodavatele, 2 měsíce po Go-LIVE, mohli bychom říct babysitting, kdy uživatelé i když vědí, jak mají se systémem díky provedeným školením zacházet, potřebují pomoc s operativou a dozví se opět něco nového, jak se systémem zacházet jednodušeji, protože ve chvíli, kdy se školí, tak se učí pouze to, co potřebují a bez čeho se neobejdou. Ideální je stanovit plán dalšího rozvoje implementovaného systému po doběhnutí podpory Go-Live včetně průběžného plánu školení a workshopů, k tomuto by měl aktivně přistoupit dodavatel.

Tato post fáze je pro zjednodušení jejich práce.

Dále je vhodné být v kontaktu a ideálně 1× za čtvrtletí se zákazníkem konzultovat, zda vše funguje dle jeho představ. Z důvodů fluktuace zaměstnanců je často třeba nových školení a je dobré vše naplánovat předem, aby měl dodavatel dostatečné kapacity konzultantů.

Jaké aspekty mohou firmu varovat, že byl k implementaci ERP systémy vybrán nevhodný partner?

Za mě to bude způsob jakým daný partner komunikuje už ve chvíli nabídky. Několikrát se nám stalo, když jsme zákazníkům pomáhali vybírat další systémy, že daní dodavatelé nebyli schopní nic poslat včas nebo přestali komunikovat nebo neuměli popsat, zda jejich produkt obsahuje vše, co tento zákazník požaduje.

Další je přehnaně nízká cena. Vzhledem narůstajícím cenám energií a paliv bude postupně růst cena nákladů a bude rovněž stoupat i cena za poskytované služby.
Pokud je cena hodně nízká znamená to buď, že dodavatel chce projekt za každou a je mu jedno, zda je to pod interními náklady zaměstnanců; nebo jeho konzultanti nejsou na takové poradenské úrovni, díky které by byli schopni navrhnout komplexní řešení celého projektu. Zákazník pak za nízkou cenu zjišťuje, že ERP, o kterém mnoho neví začíná díky školení na základní ovládání nastavovat sám, což není v procesu implementace projektu právě nejvhodnější.
A pak poslední za mě 3. asi určitě reference. Není problém si zavolat do firem, který daný systém mají a zeptat se jak jsou s daným ERP spokojení.

Jak by měly firmy čelit nedostatku IT specialistů nejen pro firemní ERP systém?

Ideálním řešením je začít využívat outsourcing, služby delegujete na někoho jiného a dosáhnete mnohem lepšího poměru mezi cenou a výkonem, než kdybyste vykonávali tuto aktivitu interně.

Outsourcingové firmy mají své know-how, jsou flexibilní a ušetří společnosti peníze a starosti s fluktuací nových lidí, stačí se domluvit na podmínkách spolupráce s externím dodavatelem.

Pavel Štancl, Presale Consultant, InfoConsulting Czech

Je lépe implementovat ERP najednou, nebo postupně? Jaké jsou výhody a nevýhody obou postupů?

Každá implementace je svým způsobem unikátní. Ve své profesní kariéře jsem se zatím nesetkal s dvěma zcela totožnými implementacemi. Na každém projektu je nutné identifikovat aktuální stav a podle toho navrhnout způsob zavedení systému. U některých zákazníků je vhodné zvolit strategii „vše najednou“, u jiných je pak lepší zvolit postup implementace po určitých blocích. Na začátku je potřeba pracovat s informacemi typu – kolik společností bude do implementace zahrnuto, jaké oblasti podnikových procesů bude ERP systém pokrývat, kolik uživatelů bude se systémem pracovat, jaké budou kapacitní možnosti klíčových uživatelů a podobně. V případě implementace více společností zákazníka je mnohdy výhodné vytipovat společnost, která bude sloužit jako jakýsi prototyp, který se bude dále rolovat do zbývajících společností.

Výhodou implementace typu „vše najednou“ je zcela určitě fakt, že je do velké míry eliminováno riziko nekonzistence řešení oblastí, které se překrývají. V případě postupné implementace se tato nekonzistence může vyskytnout a modifikace již nasazeného řešení v dané oblasti je mnohdy komplikovaná. Nevýhodou tohoto typu implementace je pak kapacitní náročnost na realizační tým, nutnost soustředěné kooperace jednotlivých členů týmu.

Výhodou postupné implementace je možnost projekt příhodně časově rozvrhnout a soustředit se na menší množinu procesů. Nevýhodou pak může být delší celková doba realizace projektu.

Které zúčastněné strany (stakeholders) jsou pro úspěšnou implementaci ERP systému nejdůležitější?

Pro každou úspěšnou implementaci ERP systému je klíčová role vedení společnosti i projektového realizačního týmu. Ten se skládá z projektového managementu a klíčových uživatelů. Neřekl bych, že je jedna strana důležitější než druhá. Každý musí na projektu sehrát přidělenou roli zodpovědně, a tak dobře, jak jen je to možné.

Rozhodnutí o nasazení nového informačního systému musí být učiněno na základě reálných potřeb společnosti. Vrcholové vedení musí jasně nadefinovat cíle, které chce implementací nového systému dosáhnout. Tyto cíle je nezbytně nutné srozumitelně komunikovat v týmové hierarchii i směrem níže. Zároveň je třeba všechny členy implementačního týmu dostatečně motivovat. Klíčovým faktorem k úspěchu je také vytvoření dostatečného kapacitního prostoru pro realizační tým.

Realizační tým má na základě těchto předpokladů vytvořené podmínky pro to, aby společně s dodavatelem systému navrhl a implementoval nejlepší možné řešení. Projektový management musí realisticky plánovat jednotlivé aktivity na projektu, stmelit tým klíčových uživatelů, aby fungoval v propojené kooperaci. Klíčoví uživatelé musí být dostatečně zkušení a znalí firemních procesů v oblasti, za kterou jsou v projektu implementace zodpovědní. Musí pochopit logiku nového systému a navržené řešení vysvětlit koncovým uživatelům, kterým zároveň poskytnou záchytný bod, pokud si koncový uživatel nebude vědět rady.

Pokud jeden ze střípků takto poskládané mozaiky nefunguje nebo vypadne, je to nutné vnímat jako riziko pro úspěšné dokončení projektu.

Jaké kroky jsou nutné poté, co byl ERP systém uveden do chodu, aby nedošlo k jeho degradaci?

Implementace ERP systému je náročný proces, do kterého je nutné vložit finanční i lidské prostředky. V průběhu implementace je nutné najít správné a vyhovující řešení, nakonfigurovat systém, vyvinout a otestovat zákaznické úpravy, vyškolit klíčové a koncové uživatele, přenést data z předchozího systému a stabilizovat systém v prvních měsících po spuštění ostrého provozu. Aby celé toto úsilí nepřišlo nazmar, je nutné si uvědomit, že úspěšným ukončením projektu implementace práce nekončí. Velkou chybou celého implementačního týmu je spokojit se se stavem, že vše běží. Celý ERP ekosystém je nutné neustále rozvíjet a dostat z něj maximum možného. Pokud se systém ponechá ve stavu tak, jak byl naimplementován, většinou to po určitém čase vede k otázce, zda stávající řešení je dostatečné a jestli neexistuje nějaké lepší řešení. Přitom je daleko jednodušší na pevně usazených základech stavět. Můžeme přemýšlet o dalších procesech, které by systém uměl pokrýt nebo se zaměřit na moduly, které v průběhu implementace nebyly klíčové, a tudíž nebyl prostor je řešit. ERP systém má obvykle obrovskou datovou základnu, kterou lze vytěžit v podobě reportů, analýz a dashboardů. Je nutné vyvinout úsilí, aby se koncovým uživatelům se systémem pracovalo příjemně a efektivně. Moderní ERP systémy v tomto ohledu umožňují konfiguračními nástroji přizpůsobovat uživatelské rozhraní nad rámec standardu a zobrazovat ve zpracovávané agendě důležité související informace z jiných částí systému, zjednodušovat navigaci, upozorňovat formou konfigurovaných notifikací na různé výjimky v procesech. Podceňovanou oblastí je pak uživatelská dokumentace nasazeného řešení a její neustálá aktualizace v případě změn v systému nebo v procesech.

Jaké aspekty mohou firmu varovat, že byl k implementaci ERP systémy vybrán nevhodný partner?

Podíval bych se na tuto otázku z opačného pohledu – tedy jak poznat, že jsme si pro implementaci vybrali vhodného dodavatele. Klíčovým aspektem pro úspěšné zvládnutí projektu je správná metodika implementace. Implementace ERP systému je komplexní projekt, v rámci kterého je nutné koordinovat čas, kapacity a prostředky. V každé fázi projektu musí být zřejmé, jaké činnosti mají být realizovány a jaké úkoly před implementačním týmem ještě stojí. Za důležitý faktor úspěchu tedy považuji metodiku implementace na straně dodavatele, schopnost vysvětlit její důležitost a její následné použití v průběhu implementace.

Jak by měly firmy čelit nedostatku IT specialistů nejen pro firemní ERP systém?

Již nějakou dobu se pohybujeme ve specifickém období, kdy je na trhu práce nedostatek zkušených specialistů. Situace se může lišit region od regionu, nicméně s tímto problémem se potýká většina firem. Klíčem je nespokojit se se stávajícím stavem, ale aktivně se rozhlížet po trhu práce a agilně, a hlavně nepřetržitě hledat příležitosti spolupráce. Speciálně v IT je velká příležitost vhodné kandidáty hledat již na středních či vysokých školách. Další možností je nedostatek vlastních specialistů pokrýt outsourcingem. Tento způsob je vhodný pro obecnější oblasti IT, jako je správa sítě, správa databází a podobně. Obtížněji se tato možnost dá použít na IT specialisty orientované na konkrétní systémy, jako jsou např. systémy ERP. Je to zejména kvůli tomu, že implementace stejného ERP systému je v každé společnosti do jisté míry unikátem a předání know-how si vyžaduje kapacity a čas.

Vladimír Bartoš, ředitel pro strategii, Minerva Česká republika

Je lépe implementovat ERP najednou, nebo postupně? Jaké jsou výhody a nevýhody obou postupů?

Pokud nechci v systému plánovat, mohu samostatně implementovat nákup, výrobu nebo prodej, vždy s řízením zásob. Největších přínosů však dosáhnu kvalitní implementací plánování výroby a nákupu, a to nelze bez všech dříve jmenovaných procesů. I finance lze implementovat samostatně, ale pak nevyužiji on-line účtování primárními procesy a nebudu mít k dispozici detailní controlling.

Postupná implementace má výhodu v rozložení zátěže klíčových uživatelů v čase. Jednotlivé oblasti však mají na starosti většinou samostatní uživatelé, takže tato výhoda není zásadní. Implementace celého ERP systému najednou má naopak výhodu ve snazší koordinaci prací napříč procesy a v rychlosti implementace. Lidé zúčastnění v projektu se dokážou po dobu několika měsíců semknout, vydat nadstandardní výkon a pak jsou odměněni efektivnějšími, vzájemně provázanými podnikovými procesy.

Které zúčastněné strany (stakeholders) jsou pro úspěšnou implementaci ERP systému nejdůležitější?

Nejdůležitější jsou klíčoví uživatelé a vedoucí projektu a samozřejmě manažeři, tedy ředitelé nákupu, prodeje, výroby, financí a generální ředitel. V posledních letech není výjimkou, že vedoucím projektu se stává přímo generální ředitel.

Jaké kroky jsou nutné poté, co byl ERP systém uveden do chodu, aby nedošlo k jeho degradaci?

Je potřeba se zaměřit na nastavení klíčových ukazatelů, které budou měřit výkonnost jednotlivých podnikových procesů. Systém pak pomocí nich včas indikuje, že něco není v pořádku a umožní i analýzu příčin. Důležité je, aby tyto ukazatele byly průběžně využívány vedením firmy. Někteří naši klienti je dokonce používají jako prémiové ukazatele zaměstnanců.

Jaké aspekty mohou firmu varovat, že byl k implementaci ERP systémy vybrán nevhodný partner?

Při každé implementaci se průběžně objevují problémy. Špatný implementační partner se projeví jejich odsouváním a zametáním pod koberec. Pokud jej upozorníte a situace trvá déle než 2 měsíce bez viditelné snahy o zlepšení, je potřeba přistoupit ke strategickým změnám.

Jak by měly firmy čelit nedostatku IT specialistů nejen pro firemní ERP systém?

IT specialisté jsou a budou nedostatkovým zbožím a budou stále dražší. Řešením je pořídit informační systém v cloudu. Na první pohled mohou vypadat provozní náklady vyšší, ale pokud posčítáte všechny náklady na provoz ERP systému v běžném on-premise režimu včetně skrytých nákladů (platy IT specialistů, jejich školení, zabezpečování systému, atd.), pak zjistíte, že provoz v cloudu je levnější. Poskytovatel totiž využívá sdílení zdrojů.

Důležitou podmínkou úspěšného cloudového provozu je však spolehlivý implementační partner. Nestačí jen přesunout ERP systém na servery poskytovatele, potřebujete specialistu na daný ERP systém a na vaše podnikové procesy. Partnera, který vám pomůže v dlouhodobém rozvoji firmy, tedy v zefektivňování vašich procesů.

Ivo Kramoliš, NTT Data Business Solutions

Které zúčastněné strany (stakeholders) jsou pro úspěšnou implementaci ERP systému nejdůležitější?

V první řadě samotní uživatelé. I změny k lepšímu se málokdy objedou bez jisté rezistence a obav i na straně uživatelů nového řešení. Proto dává velký smysl zapojovat budoucí uživatele do průběžného iterativního testování a připomínkování nového řešení ještě před go-live. Tím, že uživatelé budou do procesu přímo zapojeni a budou mít možnost se s řešením důkladně seznámit ještě před go-live, dosáhnete toho, že v okamžiku go-live již půjde o de facto zkušené uživatele, kteří budou navíc díky svému zapojení v předchozích fázích více nakloněni tomu nové řešení vzít za své a podporovat jej.

Krom zjevné nutnosti zapojit C-level management a sponzory projektu – je logickým prvním krokem zaměřit se na uživatele, kteří s ERP systémem přímo pracují (nebo nově budou pracovat) – a samozřejmě i na jejich nadřízené. Nicméně v každé větší organizaci najdete i tzv. nepřímé uživatele – může jít například o dodavatele, freelancery nebo obchodní partnery, kteří s ERP systémem také přicházejí do kontaktu. Stejně tak může nastat scénář, kdy s ERP systémem interagují i přímo zákazníci. Neopomeňte ani tyto segmenty uživatelů a pečlivě naslouchejte jejich potřebám a očekáváním – optimální je zástupce těchto segmentů uživatelů do projektu přímo zapojit. Pokud je ERP systém napojen na služby třetích stran, nebo se takové napojení plánuje, pak je nezbytné mezi stakeholders zahrnout i tyto partnery. U robustnějších organizací je podstatné také zapojení dceřiných společností a v neposlední řadě i zajištění dobré informovanosti o plánech a průběhu projektu na straně oddělení, která ač přímo s ERP systémem nepracují, tak jsou ovlivňována prací týmu, které jej využívají, či využívat začnou.

Jaké kroky jsou nutné poté, co byl ERP systém uveden do chodu, aby nedošlo k jeho degradaci?

Mějte jasně danou post-go-live strategii, která stanoví, jak z nového ERP získat co nejrychleji, co nevyšší přidanou hodnotu. Ta může spočívat i v rozfázování nasazování nových funkcí v tempu, které bude komfortní pro vaši organizaci a zásadně nenaruší běžný provoz. Lze začít s minimalistickým nastavením, ale rovnou i jasným plánem, jak budou postupně nové funkce/moduly přidávány. Vhodné je také mít promyšleno nasazení tzv. akcelerátorů – tedy doplňků k ERP systému, které mají za primární cíl zrychlit dosažení návratnosti investice.
Nelze opomenout ani tzv. post-go-live support, který by vám měl být k dispozici v režimu odpovídajícím potřebám vaší společnosti (což může být i 24/7). Ten je zásadní zejména během prvních 12 měsíců po go-live. Trénink uživatelů by zároveň měl probíhat kontinuálně a je dobré zvážit i delší on-site podporu ze strany implementačního partnera tak, aby osvojení nového systému proběhlo skutečně hladce a případné nejasnosti či problémy mohly být adresovány co nejdříve. Naslouchejte zpětné vazbě uživatelů a systematicky zaznamenávejte podněty a připomínky „z terénu“, které následně mohu sloužit pro další rozvoj a optimalizaci řešení.

Neustále mějte na paměti byznysové cíle, které vám nové ERP má pomoci naplnit. Měřte, vyhodnocujte, kalibrujte a optimalizujte. Buďte proaktivní jakmile identifikujete jakékoliv problémy a samozřejmě zůstaňte v těsném kontaktu se svým implementačním partnerem. Neztraťte ze zřetele fakt, že váš byznys se neustále vyvíjí proto je optimální ihned po go-live začít uvažovat v kontextu dlouhodobého a kontinuálního vylepšování.

Jaké aspekty mohou firmu varovat, že byl k implementaci ERP systémy vybrán nevhodný partner?

Změna ERP systému je pro každou organizaci velkou a zásadní změnou, proto je nezbytné dát si na výběru správného partnera skutečně záležet. Jednoznačně hledáte někoho, kdo disponuje robustními zkušenostmi nejen s implementovaným řešením, ale také s oborem vašeho podnikání a lokáním trhem. Partner, kterého hledáte musí rozumět vašemu podnikání a jeho specifikům, aby byl schopen pro vás plně zajistit řešení odpovídající potřebám a plánům rozvoje vašeho byznysu. Kromě referencí (ideálně přímo z vašeho odvětví) mohou mnohé napovědět i certifikace a partnerství a vztah s relevantními subjekty (zejména pak s vydavatelem ERP systému). Jasnou výhodou je také důvěryhodnost a stabilita partnera – jelikož implementace ERP je delší projekt, tak se jistě chcete vyhnout situaci, kdy váš partner z rozmanitých interních důvodů není schopen v práci pokračovat. Je třeba mít v patrnosti také to, že vaše firma bude růst a expandovat – hledáte tedy partnera, který tempu vaší firmy bude stačit, jak z hlediska kompetencí, tak například podpory (ve více lokalitách, či zemích).

Klíčovým faktorem je také tým, který je potenciální partner připraven pro projekt postavit. Zajímejte se o profily, zkušenosti a certifikace klíčových konzultantů. Velkou roli hraje také to, jak blízko nebo daleko k vám váš partner má. Pokud významná část týmu bude na řešení pracovat z druhé strany zeměkoule a lokální tým nedisponuje potřebnými kompetencemi, tak možná nejste na správné adrese. A neopomíjejte také schopnost partnera realizovat vlastní vývoj – váš byznys je unikátní a je velmi nepravděpodobné, že se spokojíte „jen“ s krabicovým řešením, proto je na místě si prověřit i kompetence partnera v oblasti vývoje u použitých technologií.

Při každé implementaci ERP hraje zásadní roli použitá metodologie, která by měla být dostatečně flexibilní na to, aby výsledné řešení obsáhlo specifika vašeho byznysu. To, čeho určitě nechte dosáhnout je, aby vás partner vedl k implementaci řešení, které dříve naimplementoval někde jinde – a to metodou CTRL C a CTRL V. Správný partner vás v průběhu projektu povede pomocí jasně stanovené metodologie řízení projektu k nalezení ideální balance mezi tím, co je vhodné uzpůsobit na míru vaší společnosti, a kde se naopak vyplatí držet se oborové best practice. Platí, že pokud cítíte, že vás partner „tlačí“ do řešení, které vnímáte jako neužitečné, jen pro, aby si usnadnil práci, a více mluví, nežli naslouchá, tak je na místě, aby se rozsvítila pomyslná červená kontrolka.
Pozor je třeba si dát také na komunikaci. I při sebelépe naplánované a realizované implementaci ERP systému nevyhnutelně dojde ke složitějším situacím. Jasně dané a snadno dosažitelné kontaktní osoby a funkční eskalační mechanismy jsou nutné pro co nejhladší běh projektu. Dobře zvolený partner s vámi bude v neustálém kontaktu, a to i ve chvílích, kdy se třeba něco zkomplikuje. Potřeba co nejrychleji proudící a transparentní zpětné vazby je zásadní i pro dodání kvalitního výsledku. Doba, kdy si dodavatel nabral zadání a pak, odpojen od zákazníka několik měsíců vyvíjel, je již dávno pryč. Dlouhé prodlevy a období, kdy s vámi partner nekomunikuje a tvoří bez průběžného feedbacku a uživatelského testování, mohou způsobit to, že řešení, které pro vás dodavatel připravil, nebude korespondovat s vaší aktuální potřebou, protože kontext se v mezičase změnil. Pokud se váš partner odpojil a mlčí a nemáte perfektní přehled o tom, na čem se momentálně pracuje, tak zpozorněte.

Jak by měly firmy čelit nedostatku IT specialistů nejen pro firemní ERP systém?

k inovaci a adopci nejnovějších technologií – a to nikoliv jen směrem k zákazníkům, ale i směrem dovnitř ke svým zaměstnancům – patří spolu s odměňováním, firemní kulturou a posláním společnosti k těm nejzásadnějším faktorům ovlivňujícím atraktivitu zaměstnavatele pro IT odborníky. Pokud firma udržuje zastarávající systém, který „drží pohromadě“ pomocí řady nepřehledných doplňků různého vývoje, pak práce s takovýmto řešením může být lákavá možná jen pro skalní fanoušky odcházející technologie, avšak nepřekvapivě bude odrazovat ty IT specialisty, pro které je prioritou držet prst na tepu technologického vývoje. Naopak pokud firma může nabídnout práci s nejnovější generací softwaru, pak je to jednoznačné plus. To se netýká jen IT profesí, ale obecně všech zaměstnanců, kteří při své práci využívají IT systémy společnosti. Je přirozené, že zaměstnanci porovnávají IT prostředí svého zaměstnavatele s tím, co jsou zvyklí používat ve svém soukromém životě (rozmanité aplikace všeho druhu) nebo s trendy, které v rámci svého oboru pozorují. Pokud pro ně setkání s IT prostředím firmy znamená pomyslný výlet do minulosti, pak jde zhusta o velmi demotivační faktor. Pokud firma udržuje své IT v režimu „skanzen“, těžko pak může být atraktivním zaměstnavatelem pro IT talent, který své dovednosti chce udržovat na špičkové úrovni.

Jiří Růžička, obchodní ředitel, TD-IS

Je lépe implementovat ERP najednou, nebo postupně? Jaké jsou výhody a nevýhody obou postupů?

Rozhodnutí o způsobu závisí na naplánovaném rozsahu implementace, co vše má systém obsáhnout, jaká oddělení má podporovat. Proto klademe velký důraz už na počáteční komunikaci se zákazníkem, na detailní seznámení se s jeho požadavky a potřebami a také na další plány rozvoje firmy. Při návrhu implementační strategie je vhodné zohlednit i stávající vybavenost informačními systémy a jejich případným dalším pokračováním v rámci informačního prostředí společnosti.

Obecně lze říci, že jednodušší projekty je vhodné implementovat najednou, s daným harmonogramem implementace a s výhodou rychlého dosažení cílového stavu.

Náročnější projekty, s integrací na další informační systémy (intranet, PLM systémy apod.) a zdrojové programy (například CAD/CAM/CAE ), mohou výrazně zasáhnout do práce jednotlivých oddělení a kladou vyšší požadavky na zapojení jednotlivých klíčových uživatelů, a zde je pak vhodné rozdělit zavedení systému na etapy s menším vlivem na průběžné fungování společnosti v době implementace.

Které zúčastněné strany (stakeholders) jsou pro úspěšnou implementaci ERP systému nejdůležitější?

Může se lišit dle velikosti firmy, dle vlastnické struktury a také to závisí na „politické situaci“ ve firmě, ale společné je následující:
Nejdůležitější je vždy podpora ze strany managementu, případně, pokud je možné, jeho přímé zapojení do přípravy a realizace projektu. Musí pak také zajistit podporu ze strany majitelů společnosti po celou dobu implementace i používání ERP systému.

Neméně důležitými jsou klíčoví uživatelé. Ti, jako budoucí uživatelé systému, by měli být od počátku zainteresováni do výběru systému, do formulování požadavků na jeho fungování a stejně tak je důležité je zapojit do vlastní implementace, kdy se nový ERP stává „jejich“ systémem a oni sami pak mají přímý zájem na jeho rychlém zprovoznění a používání.

A třetími, mezi nejdůležitějšími zainteresovanými stranami, jsou vlastníci společnosti, kteří se s projektem musí také ztotožnit, schválit jej a podporovat kroky managementu při plánování, financování a realizaci projektu i používání ERP systému.

V řadě společností se jednotlivé vlivové pozice prolínají, často jsou majitelé přímo zapojeni v managementu společnosti, stejně jako mezi klíčovými uživateli mohou být i členové managementu. To pak samozřejmě může být výhodou při vlastní implementaci informačního systému.

Jaké kroky jsou nutné poté, co byl ERP systém uveden do chodu, aby nedošlo k jeho degradaci?

Zájmem managementu společnosti bývá, aby se vynaložené investice vracely co nejdříve. Proto zdůrazňujeme, že právě podpora ze strany vedení je klíčovým prvkem nejen pro bezproblémovou implementaci, ale i následně pro udržení naprojektovaných postupů a možnost jejich dalšího rozvoje.

Je třeba si uvědomit, že důležitým nástrojem pro udržení produktivity ERP systému je smlouva o následné servisní podpoře, která poskytuje uživatelům nejenom potřebné zázemí a průběžnou údržbu systému, ale umožňuje zajistit i průběžný monitoring používání systému a otevírá tak prostor dodavateli systému nadále podporovat plné využívání systému. Používání help-desk systému je pak nutným nástrojem pro zajišťování podpory uživatelů a spolu s nástroji vzdáleného přístupu pro řešení jejich požadavků.

Nejdůležitější je udržet úroveň vzájemné výměny informací, jejich předávání a zpracování.

Ukázalo se nám, že alespoň zpočátku používání systému jsou přínosné pravidelné on-line meetingy, které napomáhají výměně informací a jejich vzájemnému porozumění.

Jaké aspekty mohou firmu varovat, že byl k implementaci ERP systémy vybrán nevhodný partner?

Výběr ERP systému patří mezi strategická rozhodnutí každé společnosti. Jeho vlastnosti i implementace výrazně ovlivňují další fungování firmy, podporují a umožňují její další růst a směrování.

Mezi důležitá kritéria výběru patří koncepce systému, podpora moderních IT technologií, funkce ERP systému ve vztahu k požadavkům zájemce a možnost jeho přizpůsobení potřebám uživatelů, vliv na zavedené pracovní postupy zákazníka, náklady na pořízení a používání, dostupnost a způsob technické podpory a další.

Přes klíčová kritéria výběru ERP systému je možné vyhodnotit, zda je potenciální dodavatel ERP vhodným partnerem.

Ale vždy bych posuzoval toto – možnost poskytnutí referencí stávajících zákazníků – uživatelů systému, úroveň přidané hodnoty dodavatele (s ohledem na zkušeností s integrací s informačními systémy zákazníků a dalších informační systémů) a dobré hodnocení mezi partnery i dodavateli.

Při výběru implementačního partnera bych doporučoval mít na zřeteli historii a stabilitu společnosti, jeho odborné zázemí a zkušenosti s realizací podobných projektů. Pokud nedisponuje v dostatečném počtu projektovými manažery, technickými konzultanty a programátory, může do budoucna stát před problémem s realizací nových projektů, ale také s podporou systémů u stávajících zákazníků.

Jak by měly firmy čelit nedostatku IT specialistů nejen pro firemní ERP systém?

S postupující digitalizací se zvyšují požadavky na dostatečný počet IT specialistů nejen mezi firmami. Využití „cizích“ zdrojů od IT partnera spolu s nejnutnějším vlastním IT personálním zázemím je nakonec nejefektivnější cestou jak zabezpečit fungování IT infrastruktury a informačních systémů. S výhodou se využívá skutečnosti, že takovýto IT partner mívá i nemalé know-how, které získává implementovanými systémy u řady svých zákazníků a je schopen je přinést do firmy, kde je mnohdy efektivnější než vlastní IT specialisté zákazníka.
Při výběru informačních systémů pak doporučujeme zohlednit i zkušenosti potenciálního IT dodavatele z oblasti dodávek komplexních řešení a systémové integrace v informačním prostředí zákazníků – pak se nutná potřeba spolupráce IT specialistů redukuje.