Uvažujete o výběru nového či inovaci starého systému pro web content management? Chcete ušetřit a přitom získat více funkcionality? Pak vám jistě pomůže tento průzkum českého trhu s produkty webCMS formou pronájmu služeb (ASP). Zmapovali jsme firmy a jejich produkty – nabízející funkcionalitu pro správu webového obsahu a poskytovány formou SaaS – popsali jsme nejdůležitější vlastnosti těchto systémů CMS a poskytneme vám návod, jak si na základě kritérií vybrat to nejvhodnější řešení.
Vzhledem k rostoucím nákladům na zavádění, rozvoj a údržbu informačních systémů se řada firem rozhodla vytěsnit tyto činnosti alespoň částečně mimo podnik a pronajímat si je od profesionálních firem a poskytovatelů. Zejména z nákladového pohledu se jeví jako nejvýhodnější především produkty firem poskytujících „software jako službu“ (SaaS) či tzv. „Application Service Providing“ (ASP).
Firmy nabízející tyto produkty/služby mohou díky většímu počtu zákazníků, kterým nabízejí víceméně podobné produkty, realizovat úspory z rozsahu a ty v jisté míře přenášet i na své zákazníky. Při ASP se zákazník stává pouhým uživatelem nabízené služby, která až na počáteční kustomizaci nevyžaduje žádný odborný zásah z jeho strany. Poskytovatel zajišťuje veškerou údržbu systému i jeho upgrade, aniž by to zákazník ve většině případů vůbec pocítil.
V tomto tržním přehledu si klademe za cíl přiblížit čtenářům časopisu Business World několik témat. Především jde o analýzu nejdůležitějších charakteristik CMS vzhledem k jeho použití, dále pak analýzu trhu ASP řešení web content management systémů a služeb. Následně stanovíme metriky a váhy jednotlivých charakteristik pro volbu CMS a na konec se podíváme na tvorbu jednoduché metodiky výběru CMS.
PRŮBĚH SAMOTNÉ ANALÝZY
V rámci naší analýzy trhu ASP jsme nejprve prohledali internet, abychom nalezli jednotlivé poskytovatele a získali co nejvíce počátečních informací z jejich firemních stránek. Tyto společnosti jsme posléze kontaktovali prostřednictvím e-mailu s prosbou o vyplnění jednoduchého dotazníku. Ve finále jsme pak vyhodnotili úspěšnost návratnosti těchto formulářů.
V prvním kroku jsme shromáždili následující zdroje, které jsme získali buď z prací předchozích účastníků kurzu, nebo od Miroslava Víta z projektu AspMonitor.cz. Při hledání jsme se ovšem potýkali především s tristní neaktuálností zdrojů a s nedostatkem informací o produktech i samotných firmách. Mezi kvalitní udržované zdroje lze zařadit například weby Asociace.biz, knihaseznamu.cz či systemonline.cz
Při prohledávání internetu jsme na českém trhu nalezli 37 firem nabízejících CMS (redakční systémy, publikační systémy, WebCMS), z čehož 22 firem neposkytuje ASP a zbylých patnáct dle svých slov ano. Následně jsme vybrané firmy obeslali poptávkou po informacích (tzv. RFI dokument). Představili jsme se jako firma s méně než 50 zaměstnanci, která vypisuje výběrové řízení na implementaci webCMS ve své organizaci. Žádali jsme minimálně o marketingové dokumenty (informace) nebo o vyplnění jednoduchého dotazníku. Dotazník obsahoval jak základní, tak i podrobnější údaje o firmě a produktu – např. počet zaměstnanců, funkcionalita produktu, reference, cena ASP, SLA a další.
S poptávkou po informacích o produktu a firmě jsme obeslali 12 firem. Odpověděla nám přesně polovina dotázaných. Dvě firmy (Xanadu a Data-Norms) sdělily, že bez podrobnější znalosti nás jako zákazníka a našich konkrétních potřeb nám nemohou poskytnout bližší informace. Od společnosti Lundegaard se nám poptávka vrátila jako nedoručitelná. Nakonec jsme tedy hned zpočátku plně uspěli jen u dvojice dotazovaných subjektů, organizací FG Forrest a Deltax.
SOUBOR ZÁKLADNÍHO OKRUHU VLASTNOSTÍ, JEJICH METRIK A VAH
Při dotazníkovém průzkumu jsme se potýkali s případy, kdy nebylo možné získat dostatek komplexních informací. Všechny firmy pracují na bázi řešení na míru a tomu přizpůsobují cenu. Tu také považují za jednu z klíčových a citlivých informací, pročež ji nechtějí zveřejňovat. Ač se tedy jedná o veledůležité kritérium, museli jsme ji z rozhodování vyřadit. Doporučená váha ceny by byla pro velké společnosti 30 % a pro malé 50 %. Zde jsou hodnocená kritéria (velká firma/malá firma) v procentech v případě, že by byla zahrnuta také cenová položka (tedy 30/50):
Publikační workflow (25/2) – u velkých firem hodně redaktorů, nutné sofistikované workflow a systém práv
Statistiky (5/5) – dá se bez nich žít, ale pro rozvoj webu jsou nepostradatelné
Modulárnost CMS (10/8) – vždy je potřeba něco rozšířit
Jazykové prostředí administrace (15/5) – pro velké firmy důležité vzhledem k exportním aktivitám, pro malé méně
Helpdesk (10/25) – velké firmy si dokáží zajistit pozornost dodavatele i jinými způsoby, pro malé společnosti je však helpdesk téměř nepostradatelným komunikačním kanálem
Reference (5/5)
Tabulka kritérií: 
VOLBA OPTIMÁLNÍHO ŘEŠENÍ
Určení nejvhodnější varianty a určení pořadí jednotlivých redakčních systémů provedeme pomocí metody WSA – metoda váženého součtu. Pořadí vhodnosti redakčních systémů podle zvolených vah ukazuje následující tabulka. Je vidět, že vítězem pro malou i velkou společnost je MCMS 2002. Když si uvědomíme, že nebereme v potaz kritérium ceny, je to logické, protože MCMS je skutečně robustní a plně funkční nástroj pro správu webu, jehož nejvíce limitující vlastností je právě vysoká cena. Kdybychom toto brali v potaz, můžeme předpokládat, že by to byl faktor, který by u malé společnosti způsobil, že by se toto řešení neumístilo na předních pozicích.
CO SI VYBRAT?
Analýza trhu CMS řešení ukázala, že nabídka produktů je opravdu široká a je schopna zabezpečit poptávku jak malých, tak velkých firem. Při výběru redakčního systému je dobré dopředu definovat kritéria, podle kterých budeme daná CMS vybírat. Ve článku jsme se toto u jednotlivých řešení snažili přiblížit shrnutím určitých výhod u každého produktu. Dá se říct, že nabízené produkty na českém trhu mají velmi podobné vlastnosti. Je to dáno především podobnou úrovní konkurence, která nechce se svým řešením zaostávat.
Zjistili jsme, že lze jen velmi těžko definovat nějaký základní okruh vlastností CMS. Dá se říci, že všechna řešení více či méně vždy splňují základní charakteristiky. Při výběru je proto potřeba zvažovat zaměření propagace firmy na internetu. Má-li firma exportní potřeby, je potřeba sledovat, zda má administraci CMS v angličtině, zda podporuje netradiční jazykové mutace a jestli nebude problém rozšiřovat jazykové mutace či jazykové prostředí administrace. Je-li zájem, aby webová prezentace byla schopna pracovat s interními systémy firmy, je nutno sledovat modularitu a funkčnost nabízeného řešení. Zároveň je při určování kritérií dobré rozlišovat, zda se jedná o menší firmu nebo o velkou firmu. To totiž ovlivní rozsah využívaných funkcí a výsledné náklady na pořízení/provoz. V malých firmách se o web stará obvykle jeden nebo dva lidé, a nepotřebují kupříkladu tak sofistikované schvalovací workflow jako ve firmách velkých. Počet funkcionalit a nabídka služeb je pak většinou patřičně zohledněna v ceně.
Jak již bylo uvedeno, je těžké vybrat univerzální kritéria pro všechny organizace. Je potřeba nahlížet problém z více pohledů, přizpůsobit se dané situaci a klást důraz na to, co je v organizaci skutečně potřeba. Obecná pravidla zde příliš nepomohou.
Autoři v současnosti působí na Vysoké škole ekonomické.
Přehled dodavatelů na trhu a jejich řešení CMS:
Mezi nejdůležitější vlastnosti content management systémů patří následující:
Správa více webů
V současné době je již běžné, že v rámci nákupu „single“ licence můžeme pod jedním publikačním systémem spravovat více webů. Obvykle je poskytována jedna licence na každý server. To je výhodné, pokud má firma např. dceřiné společnosti, může tak jako matka nakoupit licenci a prostor pro správu a nástroj na správu pak poskytovat pro weby dceřinek zdarma. Pro dceřiné firmy se jedná o finanční úsporu a provoz webu na osvědčeném a doporučeném řešení. Pro matku pak o jakýsi nástroj kontroly.
Workflow
Sofistikované publikační workflow umožňuje rozdělit správu webu na několik uživatelů, aniž by museli být na sobě závislí a byli nuceni koordinovat celý proces publikace. Obvyklé je, že dnešní nástroje již poskytují možnost nastavení rolí jako je redaktor, editor či publisher. Při výběru CMS je nutné zkoumat, kolik uživatelů může být zařazeno v publikačním workflow a nakolik sofistikované může toto workflow být. Zejména při exportních aktivitách firmy, kdy web pod jedním CMS spravují lidé z různých zemí, je dobře propracované publikační workflow nezbytné.
Verzování
Možnost verzovat souvisí s publikačním workflow. Pokud se stane, že se na web dostane něco, co tam být nemělo, verzování by mělo umožnit nejen najít uživatele, který poslední změny provedl, a kdy je provedl, ale také vrátit stav webu do stavu před zmiňovanou úpravou.
Šablony
V současné době snad již všechny produkty na trhu umožňují šablonové řešení designu. Jedná se o to, že prezentační vrstva je oddělena od aplikační a obsahové vrstvy a s nadsázkou lze říci, že pokud bychom chtěli vyměnit na webu jen design a zachovali strukturu stránek a podstránek, neměl by to být problém – náklady při změně designu by se týkaly pouze návrhu a výroby šablon a odpadly by rovněž výdaje na další úpravy webu v aplikační či obsahové vrstvě.
Realita je však jinde a bude-li firma měnit layout webu, vždy zároveň změní i strukturu a výsledek se nebude týkat jen výměny šablon. Na druhou stranu, pokud chce firma vyměnit jen logo nebo nějaký obdobný prvek, je šablonové řešení velmi vhodné.
Integrace
Řada řešení poskytuje možnost integrace s podnikovými systémy. Vždy je ale nutno definovat, o jaký systém jde a jaká má být výsledná funkcionalita. Samotná integrace většinou není vedená jako základní řešení a jedná se o doplňkovou službu.
Přístupová práva
Systém přístupových práv je úzce spojen s publikačním workflow. Uživatel se přihlásí pod svým uživatelským jménem a heslem, systém mu následně udělí práva publishera, redaktora či editora a zpřístupní mu dané funkcionality.
Export/Import dat
Integrace je v současné době důležitá vlastnost. Proto je nutné mít možnost hromadně data importovat i exportovat.
Wysiwyg editor
Jedná se o klasickou editační lištu, kterou známe z office nástrojů. Umožňuje běžné úpravy textu a obsahu. Je dobré zjišťovat, jaké nadstandardní funkce wysiwyg nabízí. Může se jednat např. o vkládání a umisťování obrázků, tvorbu textu v nestandardních jazycích jako je čínština nebo arabština apod.
Podpora fulltextového vyhledávání
Vyhledávání je nezbytnou součástí webu. Dá se říct, že není nutné, aby bylo jako modul součástí CMS, protože na trhu je mnoho bezplatně dostupných nástrojů, které poskytují tuto funkcionalitu ve velmi dobré kvalitě. Příkladem za všechny jsou například produkty Googlu.
SEO – srozumitelné URL
Aby robot vyhledávače mohl url zaindexovat, je nutné, aby neobsahovalo číselné znaky, které kódují slova. Je nutné, aby url bylo generováno jako jmenné a pokud možno s pomlčkami namísto dolních podtržítek.
Práce s metadaty
Pro SEO optimalizaci je nutné upravovat metadata každé stránky. Je nezbytné vyplňovat metadata typu title, description, h1, h2, keywords apod. Sofistikované CMS již pomocí vlastností stránek umožňuje toto vyplňovat. V některých případech se setkáme s tím, že např. title je generovaný dle struktury webu. Výhodou tohoto je, že pokud zadáme vhodný název stránky, bude title poměrně srozumitelný a autor se o něj nemusí starat. Problém může být v tom, že generovaný titulek není vždy úplně přesný a často zahrnuje položky ze struktury, které by zde zobrazeny být nemusely. Na druhou stranu však editor není zatěžován úpravou jednotlivých stránek.
Podpora jazykových mutací
Momentálně se jedná o základní a nezbytnou vlastnost.
Programovatelné API
Možnost přidávat funkcionalitu.
Správa vyrovnávací paměti
Ovlivňuje, které části obsahu jsou dynamické a které statické a proto vhodné pro uchovávání ve vyrovnávací paměti.
Modulárnost
Webová prezentace by měla být živou strukturou a neustále se aktualizovat a rozvíjet jak ze strany obsahové, tak co do funkcionality. Publikační systém by měl umožňovat implementovat nové moduly a firma, která produkt poskytuje, pracovat na kontinuálním vývoji nových modulů a svého redakčního systému. Pří výběrovém řízení je nezbytné zjišťovat, jakým způsobem probíhá vývoj nových modulů a rozvoj CMS.
Helpdesk
Při výběru poskytovatele ASP řešení systému CMS je dobré zjistit, jak bude probíhat komunikace ohledně chyb, problémů, zadávání nových úloh, kontrola poskytnutých služeb či řešení problémů s dostupností a výpadky. Mnohé helpdeskové aplikace v sobě mají implementované workflow, jak tuto komunikaci řešit. Zároveň pokud dodavatel poskytuje helpdesk, je to zárukou jakési standardizované komunikace a její archivace.
Statistiky
Statistiky jsou nezbytné pro další rozvoj webu. Poskytovatelé většinou dodávají statistické nástroje, které zpracovávají data z datafile umístěného na serveru. Existují webové statistické nástroje. Jeden z nejlepších je nástroj Analytics od firmy Google. Webové statistiky fungují tak, že je na každé sledované stránce umístěn script, díky němuž nástroj monitoruje pohyb uživatelů na webu.
1. Voříšek J.: Strategické řízení informačního systému a systémová integrace, Management Press, Praha, 1997, 1999, 2002
2. Voříšek J., Pavelka J., Vít M.: Aplikační služby IS/ICT formou ASP – Proč a jak pronajímat informatické služby, Grada Publishing, Praha, 2003, ISBN: 12-2345-2344
3. Kos J., Tyll L.: Porovnání přístupu dvou předních světových poskytovatelů ASP a jednoho českého(semestrální práce), VŠE Praha, 2005
Internetové zdroje:
Asociace.biz
Knihaseznamu.cz
Systemonline.cz
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU