Ačkoli se dnes většina nových dokumentů vytváří v digitálních formátech, tisíce a tisíce papírů, které společnosti a podniky vyprodukovaly během mnoha let, stále existují. Všechny lze snadno digitalizovat díky technologii optického rozpoznávání znaků.
A bez ohledu na množství dokumentů i jejich objem či velikost je není nutno zpracovávat ručně. Podle průzkumu, který společnost ABBYY provedla ve východní Evropě, 75–90 % kancelářských zaměstnanců pravidelně cítí potřebu převést papírový dokument nebo soubor PDF do formátu s možností úprav. A více než 40 % z nich stojí před takovým úkolem každý den nebo několikrát týdně. Objem zpracovaných informací je většinou vyšší než 2 stránky.
Jistě – několik stránek týdně nemusí na první pohled vypadat jako složitý problém. Při bližším, podrobnějším pohledu však spatříme, že výsledkem jsou definovatelné náklady. Představme si příklad: přepíšeme-li pouhých 5 stránek týdně, vyplýtváme přibližně 5 hodin měsíčně na bezvýznamnou, zbytečnou práci. Při dvaceti zaměstnancích s měsíčním platem 500 euro (po zdanění) přesahuje cena takto vyplýtvaného času 300 euro – tato částka představuje zbytečné a zbytné náklady (jimž lze díky aplikaci FineReader předejít). Nejde však jen o peníze. Jen si představte, jak únavnou rutinní práci přepisování představuje. Každý, kdo se jím musí zabývat, je nenávidí, což má samozřejmě negativní vliv na pracovní morálku zaměstnanců.
Tento problém lze snadno vyřešit: moderní všestranné nástroje umožňují převod textu z papíru, souborů PDF, a dokonce i z fotografií pořízených mobilním telefonem do formátu s možností úprav. Aplikace FineReader zároveň zohledňuje specifika práce v různých odděleních: právník potřebuje výsledný dokument (řekněme smlouvu) ve formátu Word, manažer prodeje (ceník) naopak ve formátu Excel. První z nich bude kontrolovat každou čárku, zatímco druhého bude zajímat pouze rychlost získání výsledků. ABBYY FineReader je všestranným nástrojem, který vyhoví oběma a je vhodný i pro mnoho jiných případů.
Tento program dokáže vykonat práci od začátku do konce stokrát rychleji než profesionální písařka. Navíc správně zachovává formátování, tabulky, živá záhlaví apod. Po dokončení procesu rozpoznávání je pouze na uživateli, aby se rozhodl, v jakém formátu chce uložit výsledek (Word, Excel, nebo dokonce PDF/A – standard pro tvorbu archivů) a zda je nutné, či nikoli, ověřit text do posledního znaku. Veškeré hlavní akce se provádějí pouhým kliknutím tlačítka myši, takže práce s aplikací je velmi jednoduchá.
Různé typy licencí aplikace ABBYY FineReader umožňují společnostem vybrat si tu správnou podle svých specifických potřeb. Ve výše zmíněném příkladu by pro 20 zaměstnanců vyhovovalo zakoupení 2 souběžných licencí aplikace ABBYY FineReader v ceně přibližně 500 eur. Tato licence umožňuje instalaci produktu na všechny počítače v síti, ale nevyžaduje po organizaci zakoupení více licencí, než ve skutečnosti potřebuje, protože současný přístup k programu bude mít vždy jen zakoupený počet licencí. První otázka, kterou vám položí kolega z finančního oddělení, bude znít: Za jak dlouho se nám tato investice vrátí? Ve výše zmíněné situaci bude návratnost investice realizována za méně než 2 měsíce. Jak změřit vděčnost, zvýšení loajality zaměstnanců a jejich spokojenost v důsledku výhod vyplývajících ze zavedení aplikace FineReader – na to se můžete zeptat specialisty z oddělení lidských zdrojů.
Bez ohledu na to, jaký úkol před vaší organizací stojí: zda jde o digitalizaci archivu či pouze o pravidelnou potřebu převodu papírových dokumentů či souborů PDF – nové technologie jako aplikace ABBYY FineReader vám poskytnou snadno použitelné a cenově dostupné řešení. V obou situacích tuto aplikaci dokážou použít i zaměstnanci bez speciálního IT školení. A přesně v tom spočívá důvod, proč jsou nové technologie tak cenné a ceněné: Poskytují totiž snadná a cenově dostupná řešení složitých a nadbytečných problémů.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU