1. Je e-mail vhodná forma komunikace?
Nemusí to být vždy, to si řekněme hned na úvod. Přestože se k němu v současnosti tak často utíkáme, e-mail není vhodný za všech okolností. Je proto velmi důležité umět odhadnout, kdy je to vhodná forma komunikace a kdy by se spíše hodilo si zavolat, případně to řešit osobně. Na druhou stranu, pokud je sídlem vaší kanceláře Praha a potřebujete komunikovat s někým na opačné straně republiky nebo světa, zřejmě to ani jinak než e-mailem nepůjde. Minimálně na navázání prvního, úvodního kontaktu je e-mail rozhodně dobrým způsobem komunikace.
2. Zná vás příjemce?
V případě, že je e-mail vůbec prvním kontaktem s danou osobou, nepředpokládejte, že vás příjemce dobře zná. Představte proto sebe či instituci, jejímž jménem ho kontaktujete a vysvětlete, proč mu píšete. Pro pracovní kontakty je vhodné použít pracovní e-mail, svůj soukromý e-mailový účet uveďte jen v opravdu nezbytném případě.
3. Je příjemce seznámen se všemi detaily?
Možná ne, a proto je nanejvýš vhodné, aby jste ho "uvedli do obrazu". Věnujte čas tomu, abyste druhé straně poskytli co nejvíce relevantních informací hned v prvním e-mailu, vyhnete se tak množství doplňujících otázek a odpovědí
4. Kompletní kontaktní údaje
Svou profesionalitu zdůrazníte tím, že nikdy nezapomenete uvést své celé jméno i všechny ostatní kontaktní údaje, které příjemci pomohou v případě, že by se s vámi chtěl znovu zkontaktovat, resp. vyhledat vaši kancelář. Obsah některých e-mailů může dokonce zahrnovat požadavek, aby vás osoba kontaktovala telefonicky nebo jiným způsobem, a tudíž je skutečně nezbytné poskytnout tyto informace.
5. Žádné nestandardní typy písma ani výrazné barvy
Váš mail by měl být černobílý a jednoduchý. Různé barvy a pozadí čtení i dojem pouze komplikují, proto buďte co možná nejvíce seriózní. Fonty, které nejsou standardní, působí rušivě, těžko se čtou a když na ně narazíme, obvykle je budeme ignorovat. A to přece nechcete, že?
6. Zpráva "mimo kancelář" a její správné použití
To může být v e-mailové komunikaci velmi podstatný detail, zejména, pokud plánujete zůstat delší dobu mimo kancelář. Místo toho, abyste pouze oznámili, že budete "off", nabídněte náhradní kontaktní údaje, odkažte třeba na spolehlivého kolegu, nebo můžete v nestandardních případech poskytnout i své soukromé číslo. Odkaz "mimo kancelář" však používejte rozumně, ať se lidé nezaleknou a nepřestanou vás kontaktovat úplně.
7. Pište jen to, co byste řekli i osobně
E-mail je neosobní forma komunikace, a tak je někdy snadněji sklouznout do roviny, jakou bychom osobně nikdy nepřipustili. Nebuďte proto agresivní, ani neprofesionální a vždy pište jen to, co byste se odvážili říct i tváří v tvář. To, že si s danou osobou "pouze píšeme" přece ještě neznamená, že můžeme být přehnaně drzí a dovolit si víc, než je slušné.
Zdroj: kancelare.cz
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU