Pokud dojde k propuknutí nakažlivé nemoci, přírodní katastrofě nebo jakémukoli jinému typu rozšířeného stavu nouze, může být po členech IT týmu vyžadováno, aby pracovali z domova nebo na jiném bezpečném místě, dokud nebude možné obnovit normální podnikové operace.
Udržování produktivity a zajištění nepřetržitého fungování základních služeb IT po celou dobu nouze může být pro vedoucí pracovníky IT oddělení i jejich zaměstnance náročné. Zde je sedm tipů, které vám pomohou udržet klíčové operace a činnosti ve stavu 100% funkčnosti i v těch nejhorších dobách.
1. Buďte organizovaní
Většinu IT prací lze zvládnout na dálku, pokud úkoly nezahrnují praktické interakce s fyzickými podnikovými prostředky. „Schůzky týkající se designu a plánování se stále nejlépe dělají osobně, ale i tyto schůzky lze adekvátně provádět z domova pomocí nástrojů pro sdílení obrazovky a online tabule,“ říká Joe Wilson, majitel společnosti Volare Systems, společnosti pro vývoj softwaru na zakázku v Denveru, jejíž personál pracuje převážně na dálku.
Každá organizace, která má silný soubor norem a provozních postupů, by měla být schopna rychle sestavit schopný vzdálený IT tým nebo na takový tým přejít, říká Anita Williams Woolleyová, docentka organizačního chování a teorie na podnikatelské škole Tepper School na Carnegie Mellon University.
Patrick Costa, ředitel IT poskytovatele programů pro sdílení nákladů na lékařskou péči OneShareHealth, říká, že výzva organizovat úspěšný vzdálený tým je spíše otázkou vedení než technologie. Vzpomíná na situaci z minulosti, kdy ho problém s poškozením dat přinutil získat rychlé informace od zaměstnanců na třech oddělených místech. Costa se rozhodl, že nejlepším způsobem, jak situaci vyřešit, je konferenční hovor. „Jakmile jsme učinili toto rozhodnutí, trvalo to méně než pět minut,“ vzpomíná. „Pokud jste vedoucí IT, který má dobré vztahy s vašimi zaměstnanci, můžete sestavit vzdálené pracovníky tak rychle, jak to dokážete se zaměstnanci přímo na místě.“
2. Zvolte si silného lídra
V závislosti na konkrétním oddělení IT mohou mít vzdálení zaměstnanci jednoho vedoucího nebo několik vedoucích odpovědných za konkrétní jednotky, kteří podléhají řediteli IT nebo vrchnímu vedoucímu IT. Vedoucí týmu, bez ohledu na rozsah nebo velikost jeho týmu, by nikdy neměl být vybrán pouze na základě technických znalostí, varuje Allison St. John, spoluzakladatelka a vedoucí výuky ve společnosti The Remote Leader Project, která poskytuje pokyny a podporu na dálku . „Je nejdůležitější, aby vedení týmu mělo ‚lidské‘ dovednosti, tak aby vysoce techničtí a nejkvalifikovanější lidé mohli i nadále využívat svoje technické silné stránky,“ vysvětluje.
Každý vedoucí týmu by měl mít vysokou úroveň sociální inteligence a silné schopnosti spolupráce, poznamenává Woolleyová, a to platí dvojnásob, když všichni nebo většina členů týmu pracují na dálku.
„Výzkum ukazuje, že největší problémy nastanou, když je tým rozdělen mezi část členů, kteří pracují na dálku, a část těch, kteří jsou lokalizováni na jednom místě,“ říká Woolleyová. „Ti [vedoucí], kteří jsou fyzicky lokalizováni společně, často zapomínají zasvětit vzdálené členy do klíčových detailů nebo nerozumí tomu, co [vzdálení členové] vědí nebo nevědí.“
3. Vytvořte funkční strategii
Woolleyová srovnává IT organizaci, která čelí existenční hrozbě, s nemocničním personálem, který reaguje na výstrahu typu „modrý kód“. „Když [nemocniční] tým vstoupí do místnosti, má předem stanovená pravidla týkající se toho, kdo to celé bude mít na starosti, jaké další role je třeba obsadit a jaké kritické kroky je třeba provést,“ vysvětluje. Podobně musí mít vedoucí IT oddělení někoho, kdo může vystoupit dopředu a koordinovat a zajišťovat vzdálenou pracovní sílu.
Meetesh Karia, CTO provozovatele webových stránek pro srovnání pojišťovacích plánů Zebra, zdůrazňuje, že je třeba, aby byl vzdálený tým plně uveden do kontextu, a získal samostatnost a autoritu potřebnou k rychlému a efektivnímu provádění úkolů. „Měli byste je nést k odpovědnosti tak, jak je odpovědný zbytek vašeho týmu,“ říká. „Dohodněte se s týmem na rozsahu, čase a kvalitě a zajistěte, abyste dostávali alespoň týdenní aktualizace.“
Dobře sestavený vzdálený tým by měl být schopen zvládnout prakticky jakýkoli úkol. Úspěch se obvykle měří stanovením toho, které typy práce je třeba provádět synchronně s vysokou mírou spolupráce a které lze rozdělit a provádět nezávisle a asynchronně, poznamenává Woolleyová. V obou případech je důležité, aby se všechny strany sjednotily ve stejných cílech a záměrech. Pokud budou cíle nejasné nebo protichůdné, bude dosažení produktivní spolupráce obtížné. „V práci na dálku je méně příležitostí rozpoznat a napravit nejasné cíle,“ varuje Woolleyová.
4. Vybudujte úzkou koordinaci
Při sestavování vzdáleného týmu lze narušení minimalizovat vytvořením hierarchické struktury, která se velmi podobá svému lokálnímu protějšku. „Ujistěte se, že máte v týmu správné lidi se správnými odbornými znalostmi – a zajistěte, aby tým věděl, kdo má jaké odborné znalosti, aby se v případě potřeby uplatnil,“ radí Woolleyová.
Vzdálenému týmu by také měl být předložen jasný soubor cílů, kterým mohou všechny strany porozumět a podporovat je. „Pokud členové pracují s odlišným chápáním cílů a priorit nebo mají možná protichůdné cíle, protože vedoucí týmu chce, aby udělali jednu věc, ale jejich šéf chce, aby udělali jinou, pak to bude problém,“ říká Woolleyová.
Vzdálené týmy musejí koordinovat svou pozornost, určit, na čem společně pracují, co si rozdělují a dělají samostatně a jak se v případě v případě potřeby spojit při řešení neočekávaných problémů. Woolleyová říká, že studie ukázaly, že nejproduktivnější týmy jsou charakterizovány tzv. „burstiness“ – obdobím, během kterého účastníci pracují samostatně, přerušované obdobími sdílené práce. Takové týmy často vykazují vyšší úroveň reaktivity.
„Když někdo pošle zprávu, ostatní okamžitě reagují,“ poznamenává Wooleyová. „Naproti tomu méně produktivní týmy si mohou vyměňovat stejný počet zpráv, ale s většími prodlevami mezi nimi.“
5. Využívejte společnou platformu pro spolupráci
Pro většinu zaměstnanců IT je proces vzdáleného připojení obvykle velmi jednoduchý a spočívá v pouhém připojení domácího stolního nebo přenosného počítače ke spolehlivému připojení k internetu. „Možná budete potřebovat spuštěnou VPN pro přístup k firemní síti, ale to by mělo být vše,“ říká Wilson.
Největší výzva spočívá ve výběru platformy pro spolupráci, která splňuje potřeby členů týmu a podporuje intenzivní interakce. K nejoblíbenějším nástrojům pro vzdálenou spolupráci se řadí Zoom a Slack, poznamenává Wilson. Existuje také řada online panelů úkolů a nástrojů pro správu projektů, ze kterých si můžete vybrat. „Pro vývojáře je kód obvykle uložen v GitHub, GitLab nebo Bitbucket,“ uvádí dále.
Dobrou zprávou je, že mnoho (ne-li většina) IT organizací již v kanceláři pravidelně používá několik nástrojů pro spolupráci. „Při práci z domova nástroje pravděpodobně nebudete muset měnit,“ říká Wilson.
6. Nezanedbávejte bezpečnost
Při přesouvání zaměstnanců na dálkovou práci na plný úvazek je nutné zajistit, aby měl každý jednotlivec schopnost spolehlivě a bezpečně přistupovat k podnikovým systémům a prostředkům, které potřebuje, aby si zachoval produktivitu. Důležitým prvním krokem je nasazení běžných bezpečnostních opatření pro vzdálený přístup, jako je umístění kritických systémů a dat za VPN, radí Kevin Ruthen, CTO na Support.com, což je poskytovatel outsourcovaného call centra a technické podpory přímo pro spotřebitele.
Ruthen také navrhuje použít vícefaktorové ověřování k ověření identity zaměstnanců a zabránění neoprávněnému přístupu. „Je také důležité ... požadovat, aby každé zařízení, které se připojuje k podnikové síti, mělo nejnovější antivirovoum, antispywarovou a antimalwarovou ochranu,“ říká. „To zahrnuje veškerá osobní zařízení, která mohou zaměstnanci používat při práci na dálku.“
7. Optimalizujte komunikaci
Když členové týmu pracují izolovaně, vždy existuje riziko, že se nesprávné předpoklady a nedorozumění vymknou kontrole, a to do té míry, že to ovlivní výkon a produktivitu. Lidé pracující doma ztrácejí přístup k pozorováním, poznatkům a aktualizacím, které si zaměstnanci pravidelně vyměňují v kantýně okolo kávovaru. Je běžné, že vzdálení pracovníci přeceňují to, co vědí kolegové na jiném místě, nebo předpokládají, že vidí věci úplně stejně, vysvětluje Wooleyová. „Snažit se dělat věci na dálku bez dostatečné komunikace musí zanechat spoustu mezer v porozumění,“ dodává.
Živé konferenční hovory, i když zdaleka nejsou dokonalou náhradou za rutinní žertování v kanceláři, mohou ještě hodně směřovat k tomu, aby učinily přítrž fámám, a pomoci členům týmu zůstat pevnými ve svých projektech i jejich aktuálním vývoji. „Největší chybou vzdálených týmů je, že nechávají své webové kamery vypnuté,“ říká Wilson. „Vám a vaši spolupracovníkům bude chybět těsné spojení, pokud se navzájem nevidíte.“
Přesto Woolleyová bagatelizuje schopnost videa posilovat týmovou práci. „Jak se ukázalo, jsou videokonference méně důležité, než si někteří myslí,“ poznamenává. „Moji kolegové a já jsme provedli studii, ve které jsme zjistili, že týmy, které komunikovaly pouze prostřednictvím zvuku, byly stejně kolektivně inteligentní jako týmy, které používaly videokonference, a v některých ohledech video zhoršovalo kvalitu spolupráce.“
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU