Ať už se propouštění stane nutností kvůli špatným podmínkám na trhu, vzestupu konkurence, příliš optimistickému plánování nebo z jakéhokoliv jiného důvodu, složitá rozhodnutí a komunikace špatných zpráv směrem k týmu jsou často ponechány na bedrech lídrů IT. Přesto je před samotným rozhodnutím koho nechat jít, kdo musí zůstat a jak minimalizovat dopad na zásadní IT operace a služby důležité přistoupit k tomuto úkolu jako k jakémukoliv jinému velkému projektu. Je potřeba plán, který definuje cíle, nastavuje časovou osu, minimalizuje přerušení provozu a předpokládá potenciální problémy.
Následujících sedm kroků nabízí organizovanou cestu k efektivnímu snížení počtu zaměstnanců s minimální bolestí a chaosem.
1. Rokujte a plánujte
Abyste snížili možnost realizace špatně informovaných a potenciálně nákladných chyb, radí Alan Zucker, šéf a zakladatel společnosti Project Management Essentials, zaměřené na IT poradenství a školení, abyste úzce spolupracovali s podnikovým oddělením lidských zdrojů a právním oddělením.
„Propouštění je regulováno místní i celonárodní legislativou,“ vysvětluje. „Místní korporace mají obecně dobře zavedené procedury, kterými se chrání před žalobami příslušných zaměstnanců.“ Ačkoliv řídit se požadavky HR a právního oddělení může být čas od času frustrující, existují tato pravidla proto, aby chránila podnik a jeho šéfy před drahými soudními spory a pokutami.
Poté, co uznáte, že je propouštění členů týmu nevyhnutelné, zaveďte do praxe solidní plán akcí, říká Dan Kelly, senior partner společnosti The Negotiator Guru, která se specializuje na to, že pomáhá klientům vyjednávat a spravovat komplexní IT smlouvy. „Mělo by se začít vytvořením dokumentem ospravedlňujícím propouštění a nastavením jasných komunikačních kanálů, od oznámení po rozhovory při odchodu [zaměstnance].“
2. Porovnejte aktuální a budoucí potřeby
Předtím, než lídři IT učiní jakékoliv nezvratné rozhodnutí, měli by se objektivním způsobem podívat na aktuální infrastrukturu a zodpovědnosti své organizace. Ujistěte se, že budoucí organizační struktura – po dokončení redukce pracovní síly – bude stále schopna adekvátně podporovat podnikové potřeby a cíle.
„Práh toho, co je a není adekvátní, musí být determinován dopředu ve spojení s lídry podniku,“ říká Krishna Kuttyová, výkonná partnerka a spoluzakladatelka společnosti Kuroshio Consulting, která se specializuje na konzultace v oblasti řízení. „Bez vyjasnění této záležitosti nakonec můžete zjistit, že máte v některých oblastech nedostatek a v jiných naopak přebytek zaměstnanců.“
Logickým prvním krokem, takovým, který má jen malý nebo žádný dopad na dlouhodobé zaměstnance na plný úvazek, je nárazová nebo postupná eliminace zbytných smluvních a dočasných zaměstnanců. „Jakožto zaměstnavatel vůči nim nemáte stejné závazky jako vůči stálým zaměstnancům,“ vysvětluje Kelly.
Pokud jde o hodnocení zaměstnanců na plný úvazek, varuje Zucker před tím, že by propouštění nikdy nemělo být využíváno jako jednostranně výhodný působ, jak „uklidit dům“ tím, že se zbavíte nechtěných zaměstnanců či těch s nedostatečným výkonem. To je záležitost, k níž by mělo být přistupováno odděleně od programu propouštění, poznamenává.
Pro přesnou identifikaci toho, kteří zaměstnanci by měli být propuštění, je nezbytné si zrekapitulovat veškeré aktuální a plánované IT operace a služby. Zucker navrhuje kategorizovat specifické funkce jednotlivých pozic jako buď „povinné“ nebo „nezávazné“. „Nezávazné funkce lze eliminovat společně s příslušnými zaměstnanci,“ říká. „Povinné funkce si vyžadují zevrubnější analýzu.“
Zkouška na úrovni celého týmu je nejlepším způsobem, jak přesně určit, kteří zaměstnanci by měli zůstat a kteří b měli jít. Kdo má specializované znalosti a schopnosti, o které není možné přijít? Kdo má širší škálu schopností, které podporují víceré funkce? Kelly doporučuje provést komplexní hodnocení souboru schopností každého zaměstnance.
„Ať každý zaměstnanec zhodnotí svoje vlastní schopnosti a následně ať provedou supervizoři evaluaci jejich přímých zpráv,“ radí. Kelly doporučuje, aby hodnocení pokrývala vzdělání, technické schopnosti, manažerský talent a schopnosti při jednání s lidmi. „Potom ke každému souboru schopností začněte umisťovat jména, abyste se mohli rozhodnout, kteří zaměstnanci by měli zůstat,“ říká.
3. Očekávejte opozici
V dnešním podnikatelském prostředí dominují soudní spory, a tak je možné, že jeden nebo více zaměstnanců neodejde bez boje. „Myslím, že byste měli očekávat, že redukce zahrnující významný podíl vaší zaměstnanecké základny vyústí v soudní spory,“ varuje Kuttyová. „Ujistěte se, že vaše společnost disponuje krytím z pojištění odpovědnosti za pracovní postupy, implementovala kontrolní mechanismy snižující zranitelnost vůči soudním sporům a má excelentního právního zástupce pro účely pracovního práva.“
Aby se zabránilo možným právním potížím, měli by být zaměstnanci vybraní k odchodu zkontrolováni, aby se zjistilo, zda některý z postižených jednotlivců spadá do chráněné třídy, jako je rasa, pohlaví, etnický původ, národní původ, zdravotní postižení nebo věková klasifikace.
„Pokud existuje nepoměrně větší procento jakékoli chráněné třídy, která je ovlivněna propouštěním, bude to nutné vyhodnotit a doložit,“ říká Kuttyová. „Například budete muset určit, zda můžete upravit kritéria výběru, abyste omezili dopad na tyto skupiny a přitom stále plnili své obchodní cíle.“ Kromě úzké spolupráce s HR navrhuje požádat o radu právního zástupce, protože prověřovací proces může být komplikovaný a zrádný.
Na druhou stranu by pouhá možnost soudního řízení neměla manažera odradit od propouštění konkrétního zaměstnance. „Pokud se vaše organizace zapojila do správné mzdové praxe, respektuje zákony a zacházejte se zaměstnanci spravedlivě a důsledně bez nepřiměřeného dopadu na určité skupiny, nebojte se výhružného dopisu,“ radí Kuttyová.
4. Buďte otevření a upřímní
Zvěsti mohou rychle narušit morálku a výkonnost zaměstnanců, takže je důležité odhalit pravdu co nejrychleji, i když nebylo učiněno konečné rozhodnutí o potřebě propouštění nebo v pozdější fázi nebylo stanoveno načasování nebo počet ukončení pracovních smluv. Přesná komunikace by měla organizací začít protékat během několika hodin. „Pokud komunikace trvá několik dní, může to způsobit další stres a úzkost,“ varuje Kelly. „V důsledku toho bude ovlivněna produktivita celého vašeho týmu.“
Snížení počtu zaměstnanců by vždycky mělo být vnímáno jako celopodniková událost než jako odraz osobního výkonu. „Jako lídři bychom vždy měli toto sdělení komunikovat nejlépe, jak dokážeme,“ říká Zucker.
5. Informujte jemně a soucitně
Proces propouštění by měla být vysoce koordinovaná a strukturovaná událost organizovaná za asistence HR oddělení. „Typicky existuje hrubý scénář poskytnutý manažerovi, který má propouštění na starosti,“ říká Zucker. „Danému zaměstnanci je řečeno, že jeho pracovní pozice byla zrušena a domů mu bude zaslán balíček popisující popis odstupného.“
Kuttyová také doporučuje používání připraveného scénáře, jakož i seznamu reakcí na očekávané otázky. „Musíte tu zprávu doručit osobně… a s upřímným přístupem,“ doporučuje.
6. Zajistěte jistou úroveň zabezpečení a bezpečnosti
I když se to nestává často, vedení musí zvážit také tu možnost, že by se propuštěný zaměstnanec mohl pokusit ublížit sobě, spolupracovníkům nebo podnikovým aktivům. „Mít přímo na místě extra bezpečnostní pracovníky je běžnou praxí [k ochraně] před fyzickým násilím,“ poznamenává Zucker. Široce používanou bezpečnostní technikou je také zajištění toho, aby v době doručení špatné zprávy byli v místnosti alespoň dva zástupci IT nebo HR.
Pokud má odcházející zaměstnanec v držení nějaký podnikový majetek, například telefon, tablet, notebook nebo úložné zařízení, mělo by být zařízení nebo médium okamžitě předáno. Jakmile schůzka dospěje k závěru, měl by manažer navíc informovat nadřízené z oddělení IT a bezpečnosti, aby okamžitě ukončili přístup nyní bývalého zaměstnance k podnikovým systémům.
7. Celé to správně uzavřete
Nyní je čas setkat se se zbývajícími zaměstnanci, podpořit je a uklidnit. „Uspořádejte se svými zaměstnanci závěrečné skupinové setkání, abyste mohli podle svých nejlepších schopností minimalizovat jejich obavy o bezpečnost práce,“ říká Kuttyová. I když není možné zaručit, že nedojde k žádnému dalšímu propouštění, transparentnost a upřímnost do značné míry přispějí ke snížení organizačních turbulencí, poznamenává.
Zaměstnanci chtějí stabilitu a jasné porozumění tomu, co bude následovat, říká Zucker. „Když se setkáváte se zaměstnanci, vysvětlete jim nový plán cesty kupředu,“ navrhuje. „Povzbuďte manažery k tomu, aby se další den setkali se svými týmy a řešili spolu specifické provozní otázky.“
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU