5 tipů pro vedení IT týmu na dálku

Mnoho lidí se musí přizpůsobovat práci z domova a dalších vzdálených lokací – minimálně po část pracovního času – v hybridním pracovním prostředí, které nastoupilo kvůli pandemii. To zahrnuje i CIO a další IT manažery.

Ať už tito manažeři pracují z domova po jeden nebo více dní v týdnu nebo na plný úvazek, vedení IT se výrazně – a nejspíš permanentně – změnilo.

Nový pracovní model ovlivňuje mnoho aspektů řízení, včetně vývoje IT strategii, udržování kultury, řízení změn a spolupráce s kolegy z vedení podniku. Tato situace přináší svoje vlastní výzvy, ale také nabízí příležitosti k růstu pro lídry v oblasti technologií.

Nabízíme vám pár tipů pro lídry IT pracující z domu, které se týkají toho, jak z nového prostředí vytěžit co možná nejvíce.

Dejte prioritu technologickým potřebám IT zaměstnanců

Jedním z klíčových prvků vedení technologického týmu na dálku je zapojit zaměstnance co možná nejvíce, říká Lonnie Johnsonová, CIO společnosti KVC Health Systems, což je nezisková organizace zaměřená na spokojenost dětí a behaviorální zdravotní péči o ně.

„Zajistěte, aby měli vše, co potřebují, aby byli úspěšní,“ říká Johnsonová. "Umožnila jsem lidem přijít do kanceláře a vzít si monitory, sešívačky a dokonce i jejich kancelářskou židli, pokud chtěli. Náš přechod na práci z domova vyžadoval rychlé vydávání velkého množství zařízení v [organizaci], ale já jsem zajistila, aby měl technický personál všechna zařízení, přístup a další technické služby, které potřebovali nejdříve.“

To zahrnovalo hotspoty, internetové boostery, virtuální privátní sítě (VPN), kamery a další vybavení. „Nechtěla jsem, aby z naší strany byly nějaké body selhání, které by nám bránily v poskytování služeb ve světě, který začal záviset hlavně na fungování technologií," říká Johnsonová.

Společnost KVC v polovině března 2020 učinila rozhodnutí, aby všichni zaměstnanci v pěti státech, kterým slouží, začali pracovat z domova jako bezpečnostní opatření v reakci na pandemii koronaviru. Původní časový rámec byl pouze dva týdny, ale stejně jako mnoho organizací společnost KVC svůj program práce z domova rozšířila. V současné době tak mohl kdokoli, kdo chtěl pracovat z domova, takto činit alespoň do konce roku 2020, kdy mělo dojít k dalšímu přehodnocení situace ze strany organizace.

„Naše zkušenosti byly překvapivě pozitivní,“ říká Johnsonová, která pracuje z domova od března a v době psaní tohoto článku očekávala, že v tom bude pokračovat do konce roku 2020. „Naši technologičtí pracovníci odvedli skvělou práci při přechodu našich zaměstnanců do vzdáleného prostředí ve velmi krátké době.“

Buďte neustále ve spojení

Věnování se základům s IT personálem je při vedení týmů na dálku mnohem důležitější. Obzvláště dobrým důvodem, proč být v neustálém spojení se zaměstnanci, je pomáhat lidem bojovat se stresy dnešní doby.

„Doporučila bych vedoucím, aby byli velmi citliví na duševní pohodu svých technologických týmů," říká. "Většina lidí je svou povahou introvertní, ale všichni potřebujeme lidský intervenci. Práce z domova v izolaci si může vybírat daň na každém zaměstnanci.“

Z tohoto důvodu si Johnsonová dala za cíl zaměstnance pravidelně kontrolovat a trvala na tom, aby tak činili i další technologičtí vedoucí v KVC. Tým se účastní virtuálních společenských hodin a za dodržování bezpečnostních pokynů společně griloval na firemním parkovišti.

Udržujte a budujte kulturu moudrým využíváním nástrojů pro on-line spolupráci

Videokonference se pro lídry IT v průběhu pandemie staly základním režimem spolupráce, ačkoliv společnosti využívají různé nástroje pro on-line spolupráci, aby udržovaly každého ve spojení. Může se objevovat únava z on-line setkání, ale technologie pro vzdálenou spolupráci mohou manažerům i zaměstnancům napomáhat k vyšší produktivitě.

„V současné době je k dispozici množství nástrojů pro konference a spolupráci i mobilních aplikací, a my jsme si stanovili za prioritu plně integrovat vybrané do našich pracovních toků a aktivit v oblasti angažovanosti před pandemií,“ říká Michael Ringman, ředitel IT společnosti Telus International, která je poskytovatelem řešení zákaznické zkušenosti a digitálních služeb.

„To nám velmi prospělo při nástupu pandemie a také jsme nadále podporovali model [práce z domova] pro náš globální tým, což nám umožňuje udržovat vysokou úroveň zapojení, spolupráce a produktivity,“ říká Ringman.

Nástroje spolupráce také pomáhají zajistit, aby firemní kultura zůstala zachována a morálka byla vysoká, říká Ringman. Cituje průzkum, který společnost Telus provedla na začátku tohoto roku a který ukázal, že mnoho respondentů se při práci na dálku cítilo odpojeno od svých kolegů. Na otázku, co jim nejvíce chybělo při práci v kanceláři, se v seznamu objevily malé rozhovory a interakce s kolegy, po nichž následovala osobní spolupráce s týmem.

„Snadná odpověď na tyto problémy? Zahrnutí nástrojů, které vylepšily způsob, jakým spolu každý den komunikujeme,“ říká Ringman.

IT oddělení v okrese Onslow v Severní Karolíně díky pravidelným schůzkám těží také z hlediska kultury.

„Věřím, že prvním zájmem musí být zachování a růst kultury týmu,“ říká Glenn Hasteadt, ředitel IT. "Zjistil jsem, že je to mnohem náročnější bez řeči těla a dalších záležitostí, které byste mohli zachytit při improvizovaných interakcích. Zjistil jsem, že ve svém úsilí o budování kultury musím být mnohem záměrnější.“

Krátké schůzky se skupinami nebo jednotlivci umožnily Hasteadtovi vybudovat pevnější vztahy se členy týmu. Pandemie pomohla při přechodu na technologie spolupráce, jako je Microsoft Teams, pro každodenní komunikaci a schůzky.

„Za poslední čtyři roky jsme v organizaci provedli hodně změn a já jsem se snažil o přijetí Microsoft Teams," říká Hasteadt. "[Zaměstnanci] věděli, jak to použít, ale kulturně byli rezistentní, protože se plně neaklimatizovali na ostatní změny. Naštěstí jsme se už před pandemií nějakou dobu pohybovali tímto směrem; protože jsme měli několik skupin, které by nikdy nepracovaly na dálku, a najednou byly vrženy do práce z domova.“

Vytvořte dedikovaný pracovní prostor

Každému, kdo pracuje na dálku, nejlépe poslouží vyčlenění vyhrazeného prostoru pro práci. To platí zejména pro vedoucí pracovníky, kteří se musí soustředit na řadu problémů s velkým dopadem najednou a kteří jsou odpovědní za řízení mnoha zaměstnanců.

Nemusí to být vždy snadné nebo dokonce možné, zvláště pokud je velikost vzdáleného místa omezená. Ale je to dobrá praxe.

„Ať už jste hlasitý mluvčí - nebo je hlučný váš manžel, člen rodiny nebo spolubydlící – nebo proto, že vy a vaši členové týmu pracujete s citlivými informacemi, děláte si kancelář z volného pokoje nebo suterénu nebo si instalujete sklopný stůl, který může být složen, když se nepoužívá, nejenže to pomůže rozvíjet vaše osobní vztahy, ale také vám to pomůže se na konci dne úplně odpojit, “říká Ringman z Telusu.

„Pro mě i mé kolegy je mnohem snazší udržovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, pokud jsou naše notebooky a pracovní položky z dohledu, když je zrovna nepoužíváme“ říká Ringman. Sám měl přitom tu výhodu, že několik let pracoval na dálku, takže věnoval čas koučování a podpoře mnoha členů svého bezprostředního týmu i kolegů v celé společnosti, kteří museli rychle přejít na model práce z domu poprvé v životě.

Neztraťte cit pro práci z kanceláře

Práce z domova se zcela liší od práce v podnikové kanceláři. Vedoucí IT by však měli zvážit přístup ke svým pracovním dnům, jako to vždy činili v kanceláři, aby zůstali soustředěni.

„Vstávám ve stejný čas a připravuji se a oblékám se stejně, jako kdybych dojížděl do kanceláře,“ říká David Lloyd, ředitel IT ve společnosti Park Industries, která vyrábí vybavení pro kameníky a která rozjela vzdálenou práci pro své zaměstnance v březnu. „To udržuje moji soustředěnost a ukazuje mému týmu a těm, se kterými pracuji, že jsem udržel práci jako prioritu a nedovolím práci na dálku, aby ovlivnila můj přístup ke dni.“

Lloyd navíc chápe, že část práce přímo v ústředí firmy je kromě toho, že je profesionální, také společenská, a snaží se to nahrazovat pořádáním neformálních setkání se svým oddělením dvakrát měsíčně. „To umožňuje každému odpočinout si, dozvědět se, co všichni dělají mimo práci, jak si vedou jejich děti a domácí mazlíčci atd.,“ říká. „To není totéž jako rozhovor na chodbě nebo oběd tváří v tvář. Určitě to ale pomůže udržet lidi ve spojení a dá to každému vědět, že mě také zajímá, jak si vedou mimo práci.“

Lloyd vždy úzce spolupracoval se svými kolegy napříč různými funkcemi, a to pokračovalo, i když jsou nyní většinou navzájem vzdáleni. „Dbám na to, abych poskytoval transparentnost našim projektům a pravidelně s nimi diskutoval, abych zajistil, že se soustředíme na správné věci, abychom je co nejlépe podporovali,“ říká. "Zajišťuji, abychom byli také co nejvíce flexibilní, protože tyto podmínky vyžadují změnu priorit za pochodu. To pomohlo našemu podniku, aby zůstal soustředěný a silný.“

Práce na dálku „jde zatím překvapivě dobře, vezmeme-li v úvahu, že před pandemií jsme na dálku nepracovali vůbec,“ říká Lloyd. „Nakonec budeme implmentovat politiku flexibilní práce, která lidem umožní pracovat z kanceláře nebo na dálku.“

Nezapomeňte si pěstovat vlastní kariéru

Práce z domu může lídrům IT ušetřit čas. Čas navíc, získaný tím, že není třeba dojíždět, může představovat příležitosti pro další vzdělávání a síťování, což může rozšířit znalosti a otevřít nové příležitosti pro kariéru.

Právě tak se na věc dívá Mark Ohlund, CIO a výkonný viceprezident pro oblast IT u společnosti Armada, která poskytuje technologie pro dodavatelské řetězce a logistiku.

Armada spustila „test“ práce z domova pro své kancelářské zaměstnance počátkem března, a tento test nakonec „šel do živého provozu a my jsme se nikdy nevrátili do kanceláře,“ říká Ohlund. „Bylo to celé dost úspěšné na to, aby náš výkonný ředitel prohlásil, že se v budoucnosti přesuneme na tzv. hotelingový model. Úplný návrat do kanceláří už není v plánu.“

V průběhu období práce na dálku využil Ohlund tuto příležitost pro účast na virtuálních konferencích. „Vypadá to, že jde o poměrně efektivní způsob výměny informací,“ říká. „Navíc se účastním webinářů a setkání s analytiky pro získání znalostí a vhledů do řešení a potenciálních řešení.“

Práce z domu „bezesporu nabídla další příležitosti pro učení a osobní ‚inovační think-tanky‘,“ říká Johnsonová. „Mnoho společností nabízí nové formy on-line učení, školení a virtuálních konferencí. Neexistuje zde nedostatek příležitostí pro vzdělávání. Vzniklo také mnoho nových fór a summitů orientovaných na propojení technologických lídrů a vzájemné sdílení nápadů a myšlenek na to, jak být v tomto novém prostředí úspěšný.“