Nastavte vhodná pravidla
Ron Bonig z Univerzity George Washingtona a Rajiv Jain ze společnosti American Greetings Interactive nabízejí pro tvorbu pravidel pro uchovávání dokumentů následující tipy:
Nejprve vhodně definujte slovo „dokument“ a rozhodněte, zda do této kategorie budete řadit dokumenty elektronické i papírové. Za zvážení stojí také to, zda budete tímto způsobem klasifikovat výhradně dokumenty určené k archivaci nebo i ty, které mají dočasný charakter.
Jasně rozhodněte, kdo a z jakého titulu bude zodpovědný za nakládání s dokumenty v různých kategoriích.
Definujte dobu, po kterou bude nad rozličnými dokumenty držena ochranná ruka.
Identifikujte osoby nebo funkce, které budou mít přístup ke čtení, zápisu a editaci dokumentů.
Popište důvody, proč je nutné archivaci dokumentů realizovat – musí být jasně patrné, že nejde pouze o další nesmyslnou administrativní zátěž.
Mělo by být zřejmé, že pokud nějaká složka obsahuje různé typy dokumentů, měla by být uchovávána po dobu, která je vyžadována dokumentem s nejdelší periodou uchování.
Pokud musí být listina A uchovávána po dobu pěti let a listina B celých dvacet let, měli byste je od sebe viditelně oddělit.
Pozor na zájmové skupiny
Podle Leona Schumachera, který působí jako CIO v americké pobočce společnosti ArcelorMittal, je největší výzvou zajištění toho, aby byly spokojeny všechny zájmové skupiny, které do procesu archivace dokumentů vstupují – typicky jsou to samotní uživatelé, právníci a samozřejmě také představitelé IT oddělení. V různých organizacích však těchto zájmových skupin může být i řádově více. „Každá z takových skupin má své specifické požadavky, které musejí být uspokojeny, klíčem k úspěchu je tedy komunikace,“ říká Leon Schumacher.
Plánujte dlouhodobě
Nastavená pravidla musí pokrývat oblast dlouhodobého uchování dokumentů. „Jednou z klíčových oblastí je ujištění se, že dokumenty bude možné převést z jejich existující elektronické formy do prostředí technologií, které budou aktuální v následujících desetiletích,“ zdůrazňuje Ron Bonig.
Aby se to vyplatilo
Archivace dokumentů by měla dokázat více než pouze zažehnat nebezpečí pokuty za nedodržování předpisů. Ve společnosti American Greetings Interactive zavedl její CTO Rajiv Jain pravidla, která nařizují například uchování všech e-mailů při komunikaci s obchodními partnery. „Už jsme díky tomuto opatření ušetřili spoustu peněz. Bylo to v situaci, kdy došlo k neshodě s jedním z obchodních partnerů na podmínkách objednávky. Tehdy jsme byli schopni dohledat původní konverzaci a použít ji jako důkaz, že nedlužíme velkou sumu peněz,“ uvádí na příkladu Rajiv Jain.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU