Pokud uvažujete o iniciativě digitální transformace, která zahrnuje migraci na řešení SaaS, jedním z klíčových faktorů, které budete hodnotit, jsou celkové náklady. Ale zde nekončete. Pro přesnější odhad celkových nákladů budete chtít rozdělit náklady na externí náklady na roční hodnotu kontraktu pro předplatné SaaS a náklady na jednorázovou implementaci.
Vyvarujete-li se těmto běžným chybám, pomůže vám to lépe odhadnout náklady na implementaci SaaS.
1. Spoléhání se na odhad rozsahu na vysoké úrovni od poskytovatele SaaS nebo partnera pro implementaci systému (SI)
Váš poskytovatel SaaS se primárně zaměřuje na uzavírání dohod o předplatném. Poslední věcí, kterou chtějí udělat, je vyděsit zákazníka potenciálně vysokými náklady na implementaci. Stejný koncept platí i pro vašeho partnera systémového integrátora (SI). Chtějí uzavřít dohodu a zahájit projekt co nejdříve.
Prezentace počátečního odhadu na vyšší úrovni může vést zákazníka k tomu, aby zvážil další partnery nebo dokonce zrušil nebo odložil projekt. Partneři SI navíc úzce spolupracují s poskytovateli SaaS, a proto jsou opatrní, aby nedělali nic, co by ohrozilo dohodu poskytovatele SaaS. Oba tedy mohou být motivováni k předložení odhadu nízkých počátečních nákladů na implementaci.
Aby byly tyto odhady udrženy na nízké úrovni a nedocházelo k odplašení zákazníka, může být odhad založen na nereálných předpokladech a/nebo může být vynechána odhadovaná úroveň úsilí zákazníka. Například je běžné, že odhad předpokládá, že zákazník přijme osvědčené postupy s požadovanou minimální konfigurací. V jiných scénářích může být odhad vytvořen jako spíše instalační projekt s nerealisticky nízkými úrovněmi řízení změn.
To neznamená, že odhad není přesný. Může být velmi přesný pro definovaný rozsah a předpoklady. Výzvou pro zákazníky je určit, zda definovaný rozsah a předpoklady realisticky odrážejí celý rozsah práce potřebné k dosažení transformačních cílů zákazníka. Běžným předpokladem je například to, že zákazník učiní všechna rozhodnutí ve stanovené lhůtě, například do tří pracovních dnů. Musíte si být jisti, že tak krátká doba obratu pro rozhodování je rozumná a dosažitelná.
2. Neschopnost správně definovat odpovědnost zákazníka a úroveň jeho úsilí
Jak bylo uvedeno výše, implementační partner může vynechat očekávanou úroveň úsilí zákazníka (vás) a identifikovat pouze práci, kterou bude na projektu provádět partner. Alternativně může odhad zahrnovat pouze část práce zákazníka, která je nutná k dokončení ze strany implementačního partnera. To nemusí zahrnovat veškerou práci potřebnou k dosažení vaší definice úspěšné implementace.
Zákazníci si navíc musí dávat pozor, aby nepředpokládali, že bude odhad zcela přesný. Odhad pracovního úsilí vašeho implementačního partnera bude zahrnovat nějakou nepředvídatelnou událost, která zohlední případnou odchylku odhadu. Měli byste také očekávat, že odhad vaší úrovně úsilí bude ještě méně přesný, protože implementační partner má malý nebo žádný přehled o odhadu vašich schopností a úrovní produktivity.
Úplné pochopení očekávané úrovně úsilí je však důležité, abyste mohli projekt náležitě obsadit zaměstnanci. Mezi běžně vynechané odpovědnosti zákazníků patří čištění dat, příprava starších systémů, poskytování školení a vývoj budoucích procesů správy a podpory státu, abychom tedy jmenovali alespoň některé. Pokud jsou určité odpovědnosti vynechány nebo podhodnoceny, pak během projektu budete muset najít další personální zdroje nebo čelit nutnosti požadavku na změnu, ať už ve formě zpoždění projektu, které vám umožní více času na dokončení práce, nebo odložení některých z těchto odpovědností do implementační partner. Ať tak či onak, jedná se o předvídatelné riziko, které lze a mělo by být řešeno jako součást procesu odhadu a před využitím odhadu pro účely rozpočtu a plánování.
3. Využití násobku poplatků za předplatné k odhadu nákladů na implementaci
Mnoho organizací upadne do této pasti, i když jen proto, aby dosáhly hrubého řádu odhadovaných nákladů na implementaci. Výzva této metody je dvojí: Zaprvé, skutečné náklady na implementaci budou založeny na požadované úrovni úsilí k dokončení rozsahu projektu. Rozsah projektu bude záviset na počtu a složitosti požadovaných konfigurací, integrací, změn obchodních procesů atd. Faktory nákladů na implementaci se mohou u stejného kusovníku SaaS značně lišit. Navíc to nebere v úvahu ani vnitřní úroveň úsilí a požadavky na zdroje zákazníka.
Zadruhé, čím lepší vyjednaná cena předplatného, tím vyšší násobek bude pro náklady na implementaci. Náklady na implementaci budou takové, jaké jsou nutné k dosažení cílů projektu zákazníka. Jednoduchým faktem je, že náklady na implementaci nejsou řízeny náklady na dohodu o předplatném. Náklady na předplatné však představují mnohem více příležitostí k vyjednání a diskontování se může u obchodů s podobnými kusovníky a objemy značně lišit. Je tedy velmi nepravděpodobné, že použití předchozích nákladů na předplatné projektu a jejich přidružené náklady na implementaci k odvození nějakého vzorce pro odhad nákladů na implementaci vašeho projektu bude přesné a může se opravdu podstatně lišit od vašich skutečných nákladů na implementaci.
4. Spoléhání se na pevné odhady poplatků
Některé organizace fungují na základě mylného přesvědčení, že fixní poplatek, dokonce i včasný odhadovaný fixní poplatek se stanoveným rozpětím odchylek, znamená, že zde nebudou žádné další náklady. Musíte mít na paměti, že fixní poplatek se vztahuje pouze na odhadovanou úroveň úsilí implementačního partnera pro definovaný rozsah a předpoklady. Fixní poplatek je stanoven provedením odhadu času a materiálu a následným přidáním nějakého procentního nárůstu jako nepředvídané události, aby se dal prostor chybám odhadu a výkonu. V některých jedinečných situacích mohou být fixní poplatky vázány přímo na úroveň konkrétně identifikovaného úsilí nebo pouze na dobu bez závazku ohledně skutečného dodání a dokončení projektu. Bez ohledu na to jakýkoli fixní poplatek stále podléhá požadavkům na změnu u následujících položek:
- Dodatečný rozsah
- Předpoklady, které se během implementace ukázaly být mylnými
- Neschopnost zákazníka včas dokončit pracovní povinnosti
- Neschopnost zákazníka včas činit rozhodnutí
- Pozdní plnění jakýchkoli pracovních povinností třetích stran
Pokud máte transparentnost v procentech pro nepředvídané události zabudovanou do fixního poplatku, získáte představu o tom, jak spolehlivý je implementační partner ve svém odhadu. Obecným pravidlem je, že překročení stanoveného limitu projektu je obvykle rovnoměrně rozloženo do tří oblastí:
- Výkonnost implementačního partnera
- Výkonnost zákazníka
- Dodatečný rozsah
Pokud tedy znáte nepředvídatelné události zabudované do fixního poplatku, můžete toto číslo vynásobit třemi, abyste získali realističtější obraz o nepředvídatelných událostech, který byste měli začlenit do svého celkového rozpočtu projektu. Toto procento mimořádných událostí je často mnohem větší, než jaké obvykle můžete zabudovat do jiných projektů, ale toto je mnohem přesnější obraz mimořádných událostí, který lze použít pro transformační iniciativy.
Prémie za realistický přístup
Nikdy není zábavné vrátit se ke svému řídícímu výboru a požádat o další financování nad rámec částky vašeho projektu pro mimořádné události. Nejlepším způsobem, jak se tomuto scénáři vyhnout, je zajistit, aby váš odhad nákladů na implementaci byl postaven na realistickém rozsahu a předpokladech, zahrnoval úplnou úroveň úsilí zákazníka a měl integrovaný realistický obraz mimořádných událostí, který odráží transformační programy.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU