Obecná pravidla neexistují. Uvedu ale náměty, které vám pomohou na otázku odpovědět. Pokud se v některých bodech poznáte, jste na nejlepší cestě ke změně informačního systému.
1. Zákazníci si častěji stěžují
Potýkáte se s nekompletními dodávkami nebo dodávkami po termínu, stížnostmi na špatné ceny nebo s nedodržováním smluvních podmínek?
2. Nemáte žádný informační systém a tabulky nestačí
Zjišťujete, že vám účtování přes externí účetní a evidence v „Excelu“ přestávají stačit? Při růstu firmy běžná situace. Informace potřebujete mít sdílené a rychle dostupné odkudkoliv a kdykoliv – třeba na obchodním jednání.
3. Zpracování dat a tvorba dokladů zabírají hodně času
Žádné přednastavené šablony, žádné kopírování záznamů a podklady na více místech = velmi pomalé zpracovávání úkolů. Výpočty a ukládání dat nebo dokladů trvají dlouho.
4. Nemáte přesné a aktuální informace pro rozhodování
Získání informací závisí na dalších operacích, například uzávěrkách. Každou informaci pak musíte upravit do grafické podoby, abyste ji mohli dále prezentovat.
5. Potřebujete ručně psané poznámky
Pomáhají vám vypsané informace při práci se systémem? Při tvorbě faktury, kdy si potřebná data v systému nezobrazíte?
6. Data zadáváte do více systémů najednou
Používáte více systémů a data musíte ručně přepisovat do každého zvlášť? Neprovázané systémy nebo systémy bez centrálních číselníků vedou k vyšší chybovosti a plýtvání časem.
7. Jste závislí na ostatních
Výsledky hospodaření, stavy pohledávek a závazků a další výstupy jsou přístupné jen některým uživatelům. Podklady pro rozhodování nejste schopni zjistit bez ostatních.
8. Data se poškozují
Systém často padá, data musíte stále opravovat nebo indexovat. Nemůžete se spolehnout na to, že dnes vytvořená data najdete v systému i zítra.
9. Výstupy ze systému mají různé údaje
Na rozličných místech systému se vám zobrazí různorodé informace a jen těžko se doberete tzv. jedné verze pravdy. Nezjistíte, čím nebo jakými filtry jsou výsledná data ovlivněná.
10. Systém nepodporuje nové činnosti v podnikání
Systém neobsahuje potřebné funkce při rozšíření podnikání. Mohou to být funkce a moduly pro hromadné oslovování zákazníků, práci s výrobky a sériovými čísly ve skladech, řízení projektů, workflow, správu dokumentů, EDI nebo výkaznictví.
11. Náklady na provoz systému neodpovídají přínosům
Prověřte, jaké informační systémy používají vaši obchodní partneři – ideálně ve stejném oboru, s podobnou velikostí a strukturou.
12. Systém nepropojíte s dalšími aplikacemi, například e-shopem
Nenechte se ukolébat tvrzením, že vám integraci vytvoří na míru – pokud již systém integraci obsahuje a používá ji více firem, vždy bude fungovat lépe než nové řešení využívané pouze vámi.
13. IS nepodporuje nové platformy
Stále existují systémy, které se nijak nerozvíjejí, běží na zastaralých platformách typu MS-DOS a nové nepodporují.
14. Systém nestačí rozvoji firmy
Jakmile naroste objem zpracovávaných dat, přestávají levné a jednoduché systémy stačit. Pomůže pouze přechod na vyšší verzi nebo jiný informační systém.
Autor pracuje jako analytik a konzultant
podnikových informačních systémů ve společnosti Cígler Software.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU