12 způsobů jak snížit náklady na IT

Když si budeme držet palce, je možné si představit svět bez pandemie Covid-19, která je snad pomalu za námi. Zatímco některé aspekty života se mohou vrátit ke způsobu, jakým fungovaly před příchodem pandemie, není to případ podnikového IT. Mnoho organizací aktivně hovoří o tom, že se do kanceláří nevrátí, což by mohlo znamenat dlouhodobé změny v IT portfoliu a v rozpočtech.

Především můžeme předpokládat, že komunikace a spolupráce bude stále častěji probíhat prostřednictvím online nástrojů - a očekávání budou vyšší. Zaměstnanci ve fyzické kanceláři mohou stále pořádat schůzky a vykonávat řadu činností, i když dojde k výpadku sítě, ale selhání sítě nebo selhání serveru může všechno vypnout, pokud lidé pracují z domova.

Mnoho týmů takovým problémům čelilo na počátku pandemie, kdy se masivní přechod k virtuálnímu workflow změnil na přílivovou vlnu. To, co bylo kdysi dočasným manévrem, se nyní mění na permanentní strategickou vizi. To, co kdysi bylo jednorázovými nouzovými opatřeními, se nyní mění na opakující se položky rozpočtu, které vyžadují dlouhodobé plánování.

Bohužel, jen proto, že větší váha leží na bedrech IT, ještě neznamená, že IT oddělení získá větší rozpočet nebo dokonce alespoň stejně vysoký jako loni. Mnoho podniků čelí existenční krizi a nikdo nebude schopen uniknout obtížným škrtům.

Dobrou zprávou je, že dobří manažeři mají v rukávech často několik triků. Nové technologie mohou pomoci zavádět řešení, která jsou často lepší, rychlejší a hbitější. Ano, limity rozpočtu jsou bolestivé, ale jsou to také příležitosti.

Tady je 12 způsobů, jak usktutečnit změny a uskrovnit rozpočet na IT i v "novému normálu".

1. Zredukujte IT infrastrukturu přímo v kanceláři

Každý podnik bude rozhodovat o budoucnosti jinak, ale mnoho organizací mluví o extrému: přesun do 100% vzdálených týmů. Jiní hovoří o dramatickém zmenšení velikosti kanceláří a žádají zaměstnance, aby chodili na schůzky jeden den v týdnu. Snížení počtu stolů může vést k úsporám IT, protože méně lidí v kanceláři znamená menší poptávku po velké části IT infrastruktury. Nejsou to jen huby nebo stolní počítače; snižována může být i šířka pásma přicházející do kanceláře. Úspory zde není tak těžké předvídat, protože budou obecně sledovat snížení počtu populace v kancelářích o víceméně stejné procento.

2. Využívejte dočasné prostory

Volba kancelářského prostoru a soustředění se na flexibilní kanceláře ovlivní také rozpočty. Mnoho společností si pronajímá konferenční místnosti a sdílené kancelářské prostory na několik dní v měsíci. Tyto dohody obecně zahrnují mnoho částí IT infrastruktury, což je bonus, který přesouvá některé náklady na IT do rozpočtu nemovitostí. Pokud zjistíte náklady, úspory mohou být skutečně zajímavé. Místo 30denního připojení k internetu a dalších funkcí pro podporu kanceláře na plný úvazek budete platit pouze za několik dní v měsíci.

3. Zhodnoťte bring-your-own policies

Existují jistá nebezpečí, když zaměstnancům umožníme převzít vlastnictví jejich výpočetního vybavení, ale když jsou obavy malé a dostatečně zvládnutelné, může to být pro zaměstnance i pro firemní rozpočty velká výhoda. Největší výzvou jsou bezpečnostní problémy, ale zmocnění lidí, aby se mohli rozhodovat, může dramaticky snížit spotřebu. Pokud zakoupíte jeden nový monitor pro tým v kanceláři, všichni na patře budou chtít nový, protože je to přece fér. Ale pokud každému dáte příspěvek (nebo navýšení jeho platu), spotřebovává ho pro svoje osobní potřeby rozumněji. Lidé, kteří potřebují velký monitor, takový dostanou, zatímco ti, kteří si vystačí s notebookem, mohou svůj příspěvek utratit třeba za přenosný projektor.

4. Zhodnoťte bring-your-own software

Pokud si někdo doma koupí rodinnou verzi kancelářského softwaru pro děti, kterou bude moci používat ve škole, měla by společnost zaplatit více za nákup druhého vydání? Nebo může být domácí verze vhodná pro mnoho zaměstnanců? Lidé, kteří čtou hlavně kancelářská memoranda a projíždějí tabulky, mohou být schopni použít svůj vlastní osobní software, aby toho v kanceláři zvládli hodně. Zaměstnanci, kteří potřebují přístup k důvěrnějším dokumentům, na tom však mohou být lépe s podnikovou kopií použitou na uzamčeném firemním stroji.

5. Najděte si levnější pracovní nástroje

Nejznámější nástroje jako Zoom, Microsoft Teams a G Suite jsou obvykle dražší než alternativy. Jsou to vynikající produkty a jejich cena to odráží. Řada levnějších alternativ však nabízí podobné funkce za ceny, které mohou být dramaticky nižší. Nástroje od společností, jako jsou NextCloud, Zoho a LogicalDoc, jsou jen několika příklady možností, které mohou vašim uživatelům nabídnout dostatek funkcí za nižší cenu. Například Zoho má kompletní účetní sadu. Dobrou volbou jsou také balíčky s otevřeným zdrojovým kódem, jako je Libre Office. Mohou být dokonce zdarma. Nezapomeňte však, že místo peněz budete často platit časem. Pokud se vašemu týmu tato příležitost líbí a má čas ji využít, může být flexibilita příležitostí pro větší přizpůsobení.

6. Najděte si levnější cloudy

Mnoho cloudových služeb se stává komoditizovanými a často se objevují low-endoví konkurenti. Backblaze například naznačuje, že velké cloudy mohou být o 200% i o více než 1000% dražší. Ceníkové ceny společnosti Sync mohou být oproti ceně největších značek poloviční. Pokud používáte mnoho dalších nástrojů hlavních konkurentů, mohou nastat nevýhody, ale pokud potřebujete pouze komoditní službu, není důvod platit víc než jen cenu komodity.

7. Přestaňte důvěřovat

Někteří architekti počítačové bezpečnosti používají filozofii „nulové důvěryhodnosti“, ve které by všechny kancelářské nástroje měly předpokládat to nejhorší ze všech sítí a šifrovat všechna data. Myšlenka přeměnit kancelářskou síť na pevnost s pevným perimetrem se stává neudržitelnou, když fyzická kancelář mizí. Dobrou zprávou je, že úspěšná implementace této filozofie může vést k úsporám zabezpečení sítě a vzdálených nástrojů, jako jsou VPN.

8. Pro trvalé zatížení používejte místní servery

I když se kanceláře po pandemii mohou dramaticky zmenšit, mnoho z nich bude i nadále podporovat své vlastní serverovny. Společnosti, které si mohou kupovat a udržovat své vlastní servery, mohou dramaticky ušetřit na cloudových počítačích, zvláště když je zatížení trvalé. Tato možnost nemusí být vhodná pro práci, která se v průběhu času dramaticky mění nebo pracuje s lidmi z celého světa. Cloudové stroje nabízejí flexibilitu a dosah, které je těžké porovnat s místními servery. Nejlepším využitím místního hardwaru může být dlouhodobé úložiště, zálohy a služby, které nemusí reagovat tak rychle.

9. ARM servery v cloudu

Tohle s pandemií nemá nic společného, ale změna obvykle používané architektury s ní jde ruku v ruce. Někteří z hlavních poskytovatelů cloudových služeb zavádějí servery s čipy ARM a uvádějí je na trh s tvrzením, že mohou nabídnout až o 40 % lepší cenu za výkon. Některé úkoly, jako je spouštění jednoduchých webových stránek nebo běžných databází, lze do těchto instancí snadno přesunout, ale některý vlastní software může vyžadovat překompilování a ve vzácných případech dokonce přepsání. Nejlepším přístupem je nastavit novou instanci a porovnat měřítka vašich konkrétních úkolů.

10. Využijte milisekundové účtování

Platformy, jako jsou AWS Lambda, Azure Functions nebo Cloudflare Workers, umožňují vývojářům psát velmi malé množství kódu, který se účtuje, pouze když běží. AWS nedávno snížila granularitu fakturace měření spotřebovaného výkonu na milisekundu, což znamená, že může existovat nová pobídka k opětovné revizi vašeho řešení a ke zkrácení doby odezvy, abyste ušetřili více. To je vhodný moment pro optimalizace pracovní zátěže, kterou vyvolávají příležitostné nebo sporadické požadavky, protože za údržbu nečinného serveru se neplatí. Vývojáři, kteří mohou své funkce zjednodušit tak, aby fungovaly ještě rychleji, mohou ještě dále ušetřit.

11. Přetvořte volné kancelářské prostory na serverovny

V minulosti mnoho debat v oblasti IT nemělo s realitami mnoho společného. Nyní mohou být zdrojem podstatných úspor nákladů, ale pouze ve správných situacích. Společnosti, které mají krátkodobé nájemní smlouvy, se mohou kancelářských prostor snadno vzdát, ale ty společnosti, které vlastní své budovy nebo jsou uzavřeny v dlouhodobých nájmech, mohou získat nebo ztratit mnohem méně. Náklady jsou již pevně stanovené.

Tyto utopené náklady mohou být příležitostí. Cena za nemovitost může ovlivnit rozhodnutí o hostování vašeho vlastního datového centra. Provozování vlastní serverové farmy může být dražší, pokud potřebujete za místo zaplatit. Pokud již vaše společnost budovu vlastní, může to být mnohem levnější. V zimě může teplo ze serverů také vytápět budovy, což vede k dalším úsporám.

12. Investujte do budování firemní kultury

Sociální vazby, které spojují kancelář, jsou důležitým základem pro školení, bezpečnost a snižování byrokracie. Virtuální kanceláře mohou přijít o nízkoúrovňové znalosti prostředí, které mohou kancelář „lepit dohromady“. Tyto sociální funkce je třeba často doplnit. I když speciální tmelicí akce budou stát o něco víc než nic, mohou být mnohem levnější než provoz vlastní kuchyně, tělocvičny nebo herny, jak tomu v některých podnicích bývalo. A ano, budou zábavnější, než společenské kontakty v práci.