Příliš mnoho projektů a záplava špatných návyků při jejich vedení. Taková je realita mnoha IT vedoucích. Dokonce i se softwarem pro projektový management projekty často trvají déle (mnohem déle) než bylo původně zamýšleno; a taktéž zdaleka překračují plánovaný rozpočet.
Proč se dobré projekty nedaří? Redaktoři CIO provedli průzkum u několika desítek IT vedoucích a projektových manažerů a přišli se seznamem 12 nejrozšířenějších chyb v projektovém managementu. Ale také se způsoby, jak se vyvarovat těchto často na čas náročných a potenciálně drahých problémů.
Chyba v projektovém managementu číslo 1: Neurčení správné osoby pro vedení projektu.
„V okamžiku alokace zdrojů je většina snažení zaměřena spíše na hledání těch správných zdrojů než na hledání vhodného manažera,“ vysvětluje Sudhir Verma, viceprezident oddělení konzultačních služeb a projektového managementu ve společnosti Force 3, což je poskytovatel technologických řešení. Není se čemu divit, příliš často jsou „projektoví manažeři vybíráni na základě dostupnosti, ne nutně na základě svých znalostí.“ Nicméně neadekvátně trénovaný a/nebo nezkušený projektový manažer může zničit dobrý projekt.
Řešení: Vyberte si projektového manažera, jehož soubor schopností souhlasí s požadavky projektu.
Chyba v projektovém managementu číslo 2: Selhání v získání každého člena týmu pro zapojení do projektu.
Příliš často se stává, že projekty bývají odsouzeny k neúspěchu, protože nezískají potřebnou podporu od oddělení a od lidí, kteří jsou projektem ovlivněni a jsou do něj zapojeni. Buďto manažeři: „1) Nevyjasnili jednotlivé role v projektu. 2) Nepopsali dostatečně osobní prospěch, který bude mít úspěšné ukončení projektu pro jednotlivé účastníky. 3) Neřekli, jak bude vyhodnocen příspěvek každého ze zúčastněných v projektu. 4) Nevytvořili pocit nutnosti projektu, což členy týmu mohlo vést ke klamnému myšlení, že jejich společnost bude jako vždy v pohodě,“ říká Bill Rosenthal, výkonný ředitel společnosti Communispond, která zaměstnancům poskytuje trénink efektivní komunikace.
Řešení: „Projektový manažer by měl začít svoláním týmu (včetně připojení nepřítomných členů pomocí nejlepší dostupné technologie) a přednést prezentaci projektu a jeho důležitosti způsobem, který všechny nadchne.“
Chyba v projektovém managementu číslo 3: Projekt není posvěcen šéfy.
Řešení: „Někdo na vyšší úrovni v organizaci musí být s projektem spojován od začátku do konce a být osobně zainteresován na jeho úspěchu,“ říká Casey Halloran, spoluzakladatel a marketingový ředitel společnosti Costa Rican Vacations & Panama Luxury Vacations. „Pokud projekt nemá jasného lídra, má tendenci rozpadnout se.“
Chyba v projektovém managementu číslo 4: Příliš mnoho rozběhnutých projektů najednou. „Většina manažerů si myslí, že toho zvládnou více, když začnou všechny projekty najednou, ale v reále je takový postup kontraproduktivní,“ říká Sanjeev Gupta, výkonný ředitel společnosti Realization v Silicon Valley, která pomáhá společnostem v rychlejším dokončování projektů. „Multitasking zpomaluje lidi, má negativní vliv na kvalitu a nejhorší je, že se prodlevy způsobené multitaskingem nabalují na sebe a rozšiřují organizací ve chvíli, kdy lidé na spodní straně projektového řetězce čekají na ostatní, kteří nestíhají splnit úkoly nutné k pokračování.“
Řešení: „Abyste zastavili tyto ztráty produktivity, je dobrým prvním krokem zredukovat probíhající práci (WIP) o 25 – 50 procent,“ říká Gupta. „To snižuje nutnost přecházet tam a zpět a zvyšuje schopnost manažerů a expertů reagovat při řešení problémů a otázek. Ač se to nezdá, snížení počtu otevřených projektů o 25 – 50 procent může zdvojnásobit tempo jejich dokončování.“
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU