Správa dokumentů eDoCat

Jedním z efektivních řešení pro správu dokumentů s řízenou dokumentací je eDoCat. To spolupracuje s DMS systémy Alfresco nebo Microsoft SharePoint.

Řízená dokumentace představuje centrální místo pro oběh, připomínkování, schvalování a ukládání všech dokumentů v elektronické podobě v celé firmě. Současně je nejvhodnějším místem pro bezpečnou a kdykoliv dostupnou práci s obchodními dokumenty ve vašem podniku nebo úřadě.

eDoCat umožňuje přejít na snadno použitelnou bezpapírovou kancelář, která má ovládání v češtině a představuje výrazné zvýšení efektivity oběhu obchodních dokumentů.

Systém je vhodný i v případě, pokud se již používá nějaké stávající řešení (MS SharePoint, IBM FileNet nebo EMC Documentum). Tyto systém lze totiž propojit s řízenou dokumentací eDoCat a využít všech jejích pokročilých funkcí a vylepšení.

eDoCat je poskytován buď jako řešení dodávané na základě projektu s implementací nebo formou SaaS. V prvním případě je možná spolupráce s DMS systémy Alfresco i MS SharePoint a propojení s řadou stávajících řešení na straně klienta (CRM, účetnictví, webové portály apod.). V druhém případě (SaaS - software jako služba) se poskytuje v kombinaci eDoCat + Alfresco.

Nejpoužívanější procesy elektronického oběhu dokumentů

• Klasifikace vstupních dokumentů, včetně konverze z papíru.
• Připomínkování a schvalování dokumentů.
• Potvrzení o přečtení dokumentu s opakovaným zasíláním připomínek.
• Přezkum dokumentů a evidence změn dokumentu (revize, komentáře).
• Řízený přesun expirovaných dokumentů do archivu.

Co získáte s řízenou dokumentací eDoCat?

• Bezpečné centrální úložiště všech vašich dokumentů.
• Dostupnost vašich dokumentů kdykoliv a kdekoliv.
• Výrazné snížení nákladů za tisk a poštovné.
• Zlepšení využitípracovní doby.
• Možnost vložit dokument do DMS jeho zasláním na e-mail.
• Podpora všech běžných typů kancelářských dokumentů: Word, Excel, PowerPoint, PDF, obrázky, videa, audiosoubory, e-maily.
• Okamžitá editace dokumentů v DMS bez nutnosti dokumenty ukládat jinam.
• Intuitivní ovládání uživatelského rozhraní.
• Workflow: schvalování, připomínkování, přezkum, eskalace při neplnění úkolů, archivace a další procesy.
• Snadno použitelná řízená dokumentace s plnou podporou češtiny s modulem eDoCat.
• Pokročilé fulltextové vyhledávání mezi všemi dokumenty.
• Pořízení i používání bez pomoci vlastního IT.
• Nástroj pro získání a udržení certifikace ISO.
• Nesrovnatelně nižší náklady oproti výběru řešení od největších výrobců software.
• Výrazný pomocník při akreditaci laboratoří (podpora metodik SOP), vyzkoušeno v praxi.

Snadné zpracování všech dokumentů včetně přijatých faktur

Usnadnění zpracování přijatých faktur spočívá v naskenování každého dokumentu přijatého klasickou poštou, včetně přijatých faktur. Při ukládání se z dokumentu automaticky uloží klíčové údaje dokumentu. Takto zpracovaná faktura může být např. ihned předána ke schválení pověřenému pracovníkovi, být spárována a po finálním schválení předána (stále v elektronické formě) až k finálnímu proplacení.

eDoCat je produkt společnosti Onlio podporující standardní procesy elektronických dokumentů na technologii Alfresco Document Management System (DMS) nebo postavený na řešení Microsoft SharePoint. Alfresco je poskytováno s licencí Open Sourcea je zdarma i pro neomezený počet uživatelů.

Procesy vývoje, implementace a podpory produktové řady eDoCat pro Alfresco DMS jsou pravidelně prověřovány v rámci certifikace systému řízení organizace dle ISO 9001 certifikační autoritou ISOQAR. Produkt eDoCat pro Alfresco získal v říjnu 2012 významné ocenění IT PRODUKT 2012 v soutěži časopisu Computerworld.

Autor je konzultantem společnosti Onlio