Formulářové řešení je v provozu v české pobočce, a připravuje se jeho nasazení v dalších 12 zemích. Nahrazuje tak oběh papírových dokumentů při schvalování marketingových výdajů a slev a v dalších procesech, u nichž je podstatná rychlost a prokazatelnost.
Společnost Sony tak vyřešila situaci, kdy potřebovala zavést důkladnější schvalovací procesy (přibylo povinných podpisů), mít jistotu, že tyto předpisy jsou striktně dodržovány a zároveň nezvýšit administrativní zatížení zaměstnanců. Velmi důležitá je i možnost schvalovat na dálku, díky čemuž nemusí rozhodnutí čekat, až se manažer vrátí do své kanceláře.
Uživatelé v Sony jsou nyní vybaveni elektronickými podpisy a mají na firemním intranetu k dispozici sadu inteligentních formulářů pro řešení různých podnikových situací. Zaměstnanec si formulář stáhne do svého počítače a postupně vyplňuje. Formulář jej provede vyplněním (kontextová nápověda, automatické výpočty, kontroly správnosti, import dat z informačního systému apod.) a nedovolí odeslání, dokud není vyplněno úplně a správně. Takto vzniklý elektronický dokument, k němuž je možné dodat prakticky neomezeně příloh, je postupně schvalován s využitím digitálním podpisů. Systém pro oběh elektronického formuláře poskytuje řadu pokročilých funkcí (zastupování, podmíněné schvalování, asistentka může předvyplnit za manažera apod.), včetně automatického vyhodnocování, komu má být který případ předložen ke schválení (dynamické workflow) a možnosti zaměstnance sledovat ze svého počítače pohyb dokumentu po firmě.
Společnost Sony důkladně zvažovala možnost vlastního vývoje a nasazení různých produktů. Inteligentní formuláře 602XML byly vyhodnoceny jako nejvhodnější produkt dostupný na globálním trhu. „602XML splňuje naše požadavky, je dostatečně stabilní, snadno jsme se s ním naučili zacházet. Navíc má obrovský potenciál pro další rozvoj, co se týče funkcí i zahrnutí dalších uživatelů – například obchodních partnerů,“ uvedl IS Support Services Manager Sony Central & Southeast Europe Miroslav Kovařík.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU