IDC ve své zprávě „An Updated Forecast of Worldwide Information Growth Through 2011" uvádí, že v roce 2011 bude existovat desetkrát více digitálních dat než v roce 2006. Objem digitálních dat se při současném růstu zdvojnásobí každých 18 měsíců. 70 % z tohoto množství bude v roce 2011 tvořeno, zachyceno či kopírováno jednotlivými uživateli, za 85 % ale budou přesto zodpovědné firmy. Tím se ještě zvýší podíl dat, která budou vznikat mimo datová centra firem či firmy samotné, a přesto za ně společnosti ponesou zodpovědnost a budou je muset zabezpečit.
Axel Luedemann, Enterprise Solution Consultant, HP Imaging and Printing Group, EMEA, k tomu z hlediska vnitrofiremního toku dokumentů dodává: „Další komplikací je, že zdroje dat a mechanismy přenosu se neustále vyvíjejí v závislosti na obchodních postupech, požadavcích zákazníků, nových technologiích. Dnes můžeme například konstatovat, že nejběžnějším zdrojem dat jsou webové aplikace, které pracují s nestrukturovanými daty, jako jsou obrázky, mapy apod. Tato data pak lze tisknout třeba na sdílených kancelářských multifunkčních tiskárnách nebo na vysoce zabezpečených tiskárnách vyžadujících identifikaci uživatele."
Efektivní správa usnadňuje příjem a práci s dokumenty, zjednodušuje jejich sdílení a posílání. Dále zvyšuje bezpečnost a ochranu údajů při sdílení a zálohování. Nespornou výhodou je rychlejší orientace zaměstnanců v dokumentech, snadnější úprava a jejich efektivní využití během pracovní činnosti.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU