Nakupujeme spotřební materiál: náklady na papír stále rostou

Přestože před pár lety panovalo mínění, že s postupující elektronizací firemních procesů a mezipodnikové komunikace bude klesat potřeba tisku papírových dokumentů, opak je pravdou. Náklady na tiskárny, náplně i papír rostou a staví IT manažery před řadu problémů, jak uspokojit požadavky uživatelů a udržet náklady v rozumných mezích. Nejdiskutovanější je otázka originálních a renovovaných tonerů a cartridgí.

Podle Zdeňka Malého, technického specialisty společnosti Brother, by se originální tonerové kazety a cartridge měly používat všude tam, kde je kladen důraz na kvalitu tisku a bezproblémový provoz.

„Uživatel s originálním spotřebním materiálem získá nejen záruku kvalitního, konzistentního tisku, ale také spolehlivější chod tiskárny a prodloužení její životnosti. Někoho k používání renovovaných náplní vede ekologický přístup. V takovém případě je nutné si uvědomit, že všichni velcí výrobci spotřebního materiálu zajišťují ekologickou likvidaci svých produktů a splňují náročné oborové normy,“ říká Šárka Sakařová, produktová manažerka společnosti Xerox. Tato jistota podle ní u malých renovátorů tonerových kazet chybí.

Také Roman Sobocik, produktový manažer společnosti Lama, doporučuje používat originální spotřební materiál: „Chce-li mít zákazník opravdu jistotu kvalitního tisku a jistotu bezproblémové reklamace jak tiskárny, tak spotřebního materiálu, měl by využívat originální výrobek.“

„Originální spotřební materiál bych doporučila jednoznačně všem uživatelům a to bez ohledu na to, zda používají inkoustovou či laserovou tiskárnu. Důvod je jednoduchý – jen tak si mohou být jisti, že jejich stroj opravdu tiskne na 100 % a vyhnou se tím možnému riziku, že místo netrpělivě očekávaného výtisku budou řešit problémy s nefunkční tiskárnou,“ radí Andrea Pokorná, Supplies Business Manager ve společnosti HP.

„Renovace se bez nových kazet pochopitelně neobejde. Proto nabízíme zákazníkům společně s alternativními kazetami také kazety originální. Nedoporučit někomu originální kazety samozřejmě nelze,“ říká Petr Poustka, obchodní ředitel společnosti Abel-Computer.

„Obecně by originální spotřební materiál měli používat všichni ti zákazníci, kteří požadují dlouhodobě kvalitní tiskové výstupy, bezporuchový tisk a v případě jakýchkoliv problémů rychlý servisní zákrok a řešení potíží. Pokud tyto garance zákazník nepožaduje, pak samozřejmě originální spotřební materiál používat nemusí,“ říká Radek Bendl, Branch Manager společnosti Ceemark, která v ČR distribuuje produkty Lexmark, a pokračuje: „Je to podobné jako v případě nákupu nového automobilu – jsou lidé, kteří nakupují originální náhradní díly za vyšší cenu nebo jezdí tankovat benzin do ověřených čerpacích stanic, protože jsou přesvědčeni, ze se jim to dlouhodobě vyplatí, a naopak.“

Spory a úspory

„Zákazník většinou vnímá jen cenu spotřebního materiálu, která se mu samozřejmě s nákupem renovované cartridge zdá výhodná. Ale musíme si uvědomit, že neoriginální spotřební materiál s sebou přináší větší rizika, jako je nekvalitní tisk, poničení tiskárny atd., čas, který strávíte opakovanými tisky v případě nekvalitního tisku kompatibilní cartridgí, které pak cenu pro zákazníka zvyšuje. A i když se zaměříme jen na cenu renovovaných cartridgí, zjistíme, že na trhu je velká spousta větších či menších renovátorů nebo výrobců kompatibilních cartridgí, kteří mají různou kvalitu, a tím se procento ušetřených nákladů na tisk velice liší,“ přibližuje Sobocik.

„Dle našich zkušeností je úspora z použití renovovaných náplní minimální. Při použití neoriginálních tonerových kazet totiž dochází ke zvýšenému opotřebování dalších částí tiskárny, které je pak nutné měnit častěji než při použití originálních tonerů,“ říká Malý. Při použití neoriginálních inkoustových cartridgí pak podle něj může dojít k poškození nebo zaschnutí tiskové hlavy.

„Cena renovovaných náplní je nižší než u originálů, celkové náklady na tisk však ovlivňuje více faktorů než pouze cena toneru. Renovovaný spotřební materiál obvykle nemá takovou výtěžnost, jakou deklaruje, je méně kvalitní a může způsobit poruchu stroje. Pokud tedy snížíte náklady na provoz o deset či dvacet procent a dojde k poškození stroje, kvůli ztrátě záruky můžete přijít o mnohem více,“ varuje Sakařová.

Podle Bendla lze náklady na tisk používáním renovovaných náplní snížit jednorázově o desítky procent: „Dlouhodobě však používáním renovovaných náplní náklady na tisk určitě nesnížíte.“

Rizika

„První riziko nastává již při samotném nákupu a instalaci do tiskárny – pravděpodobnost, že s neoriginální tiskovou kazetou nevytisknete ani jedinou stránku, je daleko vyšší než s originálem. A takto bychom mohli pokračovat přes tisk nepoužitelných stránek, nestabilní výtěžnost, tiskové kazety, které předčasně ukončily svou činnost, až po možnost, že takovýto spotřební materiál může trvale poškodit tiskárnu,“ varuje Pokorná.

„U všeho spotřebního materiálu se objevují závady, jako například celkové selhání kazety, nízká výtěžnost, únik toneru/inkoustu do tiskárny či nekvalitní tisk. Ale musím říct, že u renovovaného spotřebního materiálu se tyto závady objevují častěji,“ konstatuje Sobocik.

Zjednodušeně by se podle Sobocika daly renovace rozdělit do tří skupin: „První skupinou jsou refilace, kdy se jen doplní toner/ /inkoust, a zde je pak riziko největší. Tyto renovace jsou také nejlevnější. Ve druhé skupině se renovované cartridge kontrolují, čistí, vyměňují se opotřebované díly a můžeme říct, že kvalita je mnohonásobně větší než u refilace. Problém je opět v tom, jaké nové náhradní díly se použijí či jak kvalitně je renovace provedena. Třetí skupinou jsou pak úplně nové kompatibilní cartridge, kde je celý výrobek nový a nevyužívají se zde díly z již použitých cartridgí. Rizika jsou tedy hlavně v poničení tiskárny, kdy nekvalitní inkoust může zanést trysky, unikající toner znečistit části tiskárny, zničit válec či jinou část tiskárny, která je několikrát dražší než samotný originální spotřební materiál.“

Papír a jeho kvalita

„Před nákupem většího množství papíru především doporučuji otestovat jeho prašnost a vlhkost. Stačí balíkem papíru klepnout například na tmavém stole a posoudit množství papírového prachu. Ten totiž může zanášet podávací mechanismus,“ radí Malý.

Výběr papíru je i podle Poustky pro výsledný dokument či fotografii dost podstatný: „Většina xerografických papírů již dnes vyhovuje běžným potřebám tisku na laserových tiskárnách. U inkoustového tisku jsou již nároky na kvalitu a vlastnosti papíru mnohem vyšší. Důležitá je gramáž, odolnost proti vodě, kroucení či ohmatání, barevné podání, světlostálost a podobně.“

„Použitý papír je jedním ze dvou základních faktorů, které určují kvalitu tisku. Jeho vliv nelze podceňovat zejména při tisku grafiky. Kvalitu papíru a jeho vhodnost pro různé tiskové úlohy určuje jeho gramáž, bělost, odstín a povrchová úprava. Pro tisk černobílých dokumentů nebo dokumentů s minimálním množstvím ilustrací a nákresů je dobré zvolit papír s vysokou bělostí a modrobílým odstínem. Při produkci delších dokumentů, jako jsou manuály nebo knížky, kde je důležité příjemné čtení, je vhodnou volbou bílý nebo krémově bílý papír. U barevných dokumentů obsahujících fotografie, grafiku a ilustrace je nejvhodnější čistě bílý papír, který umožní vyniknout všem barvám. Papír s povrchovým leskem pak napomáhá umocnit kvalitu například při tisku fotografií,“ radí Sakařová.

„Objem spotřebovaného papíru ve společnostech má obecně rostoucí trend. Je to dáno tím, že organizace a jejich zaměstnanci jsou nuceni zpracovávat stále rostoucí množství informací, z nichž velká část je i v současnosti stále v papírové formě. Množství zpracovávaných informací sice bude růst i nadále, ale to neznamená, že by nebylo možné snížit objem dat v papírové podobě,“ tvrdí Pokorná.

Množství spotřebovaného papíru podle Sakařové nejlépe sníží dodržování jasně stanovených pravidel pro tisk: „Zavedení oboustranného tisku dokáže snížit spotřebu papíru o desítky procent, pokud firma disponuje tiskárnou s automatickým oboustranným tiskem a zaměstnanci toto pravidlo neobcházejí. Vyšší úroveň úspor papíru i tiskových náplní představuje nasazení elektronických systémů pro správu dokumentů.“

Bezpapírový mýtus

Také podle Malého lze značné úspory dosáhnout používáním tiskáren s automatickým duplexním tiskem: „Další náklady lze uspořit použitím přímého faxování z aplikací a příjmu faxů na e-mailovou adresu.“

Z ekonomického hlediska je podle tvrzení Poustky vyvíjen neustálý tlak na snižování nákladů prostřednictvím využívání elektronické pošty či archivace dokumentů: „Poslední trendy však ukazují neustálý nárůst prodejů tiskových zařízení a tiskne se stále víc. Myslím, že se to v nejbližší době nezmění.“

„Množství tištěných dokumentů má stále rostoucí charakter, zejména právě díky rychlému růstu množství zpracovávaných informací. Zaváděním DMS systémů a zefektivňováním pracovních procesů však bude možné tento trend brzdit,“ předpovídá Pokorná.

Za menší velikostí a výtěžností tiskových náplní u stolních tiskáren a nejjednodušších multifunkčních zařízení stojí podle Sakařové zmenšování rozměrů samotných zařízení: „Na druhou stranu se však stále zvyšuje kvalita a složení tonerového prášku, které přináší menší spotřebu při tisku. U sofistikovaných výkonných tiskáren a multifunkčních zařízení je pak naopak trendem zvyšování kapacity a výtěžnosti tonerových náplní. I zde je samozřejmostí zlepšování kvality a složení tonerového prášku. Při kalkulaci nákladů na vytištěnou stránku tedy zjistíte, že se konečná cena tisku stále snižuje.“

Foto: CIO