Problematika správy dokumentů a informací, obsažených v informačních systémech veřejné správy, je oblastí, která si zaslouží velkou pozornost tím spíše, že fungování dnešní veřejné správy je do velké míry na elektronických systémech závislé. Nové způsoby vytváření, ukládání a distribuce dokumentů a informací by měly mít ve veřejné správě jasná a jednotná pravidla. Jen tak se docílí toho, že tyto dokumenty budou kvalitně a systematicky uchovány pro budoucnost.
Ministerstvo vnitra proto iniciovalo vznik skupiny, která se bude koncepčně zabývat standardizací procesů správy dokumentů a informací. Cílem pracovní skupiny, která se poprvé sešla v pátek 10. 6. u příležitosti konference Městský rok informatiky v Kladně, je v první fázi vyřešení problematiky nejednotnosti terminologie v oblasti správy dokumentů a informací. To znamená standardizaci pojmosloví v oblasti správy dokumentů (sjednocení pojmů mezi normami ISO, Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby, MoReq – Model Requirements – metodika EU).
Pracovní skupina byla ustavena na základě memoranda, které bylo podepsáno mezi ministerstvem vnitra a odbornou společností Information Records Management Society – Czech Republic Group v dubnu letošního roku. IRMS CRG sdružuje zástupce společností a odborníky, kteří se věnují standardizaci a certifikaci správy záznamů a informací. Memorandum, které mohou podepsat i další společnosti, jež budou mít zájem se na řešení této problematiky podílet, konstatuje, že je mimořádně důležité, aby stát a odborná veřejnost v této oblasti spolupracovaly a definovaly základní cíle spolupráce.
„Je nesmírně důležité, aby veřejná správa používala v rámci spisových služeb, kterými disponuje, jednotné principy, které je nutné popsat a nastavit. Před tím je však určitě potřeba definovat základní standardy. Nesmíme ani zapomínat na vzdělávání a osvětu,“ vysvětluje Oskar Macek – vedoucí oddělení řízení a metodiky spisové služby, archivních evidencí a elektronického zpracování archiválií MV.
Pracovní skupinu tvoří v tuto chvíli zástupci MV a členů IRMS CRG. Za ministerstvo vnitra se její práce účastní Oskar Macek a Tomáš Bezouška ze sekce strategií, koncepcí a programového řízení MV. Za IRMS CRG se činnosti pracovní skupiny účastní Josef Šustr, Stanislav Fiala, Vladimír Görner a Vladimír Medlík.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU